Поради для роботодавців

Перехід до електронних трудових книжок розпочато: що далі?

Алеся Павлинська
радниця практик трудового та корпоративного права, М&А АО «Арцінгер»

Ксенія Лотош,
юристка практики трудового права АО «Арцінгер»

Вже понад місяць в Україні діють нові правила ведення записів про трудову діяльність співробітників, запроваджені Законом № 1217-ІХ (набрав чинності 10.06.2021, далі – «Закон»). Враховуючи тривалий перехідний період (5 років) чимало роботодавців не квапляться впроваджувати нові правила. І хоча трудові книжки вже давно не мають вагомого значення, адже практично всі відомості й так роками включались до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – «Реєстр»), однак поки що повністю про них забути не вдасться. А питання щодо оформлення подальшої роботи потроху починають турбувати не тільки роботодавців, а й самих працівників, на яких Закон покладає у майбутньому зберігання трудових книжок.

Далі ми розкажемо коротко про основні зміни та дамо відповіді на «гарячі» запитання щодо роботи з трудовими книжками – паперовими та електронними.

Що таке перехідний період?

Протягом п’яти років з дня набрання чинності Законом (тобто по 10.06.2026, далі – «Перехідний етап») необхідно перенести всі відомості про трудову діяльність співробітників до Реєстру.

Однак, враховуючи необхідність завантаження значного масиву відомостей до Реєстру (у вигляді скан-копій всіх сторінок трудової книжки), одночасно і за короткий строк це зробити було б складно. Саме тому законодавець не лише встановив п’ятирічний термін для виконання цього завдання роботодавцям та й самим працівникам і ФОП, а й продовжив дію деяких правил виключно на цей час.

Зокрема, роботодавці продовжують зберігати трудові книжки своїх працівників до перенесення відомостей з них до Реєстру або ж до моменту звільнення працівника. Після цього зберігання трудової книжки вже стає виключною відповідальністю самого працівника. І хоча Закон не зобов’язує працівників зберігати трудові книжки після їх повернення роботодавцями за певними суворими правилами, вони можуть стати у нагоді в майбутньому для додаткового підтвердження відомостей, що внесені до них.

Як перенести відомості з трудової книжки до реєстру?

Закон передбачає дві категорії осіб, відповідальних за перенесення відомостей до Реєстру – працедавці та самі працівники (або ФОП).

Роботодавці мають завантажити скан-копії трудових книжок співробітників на портал ПФУ у порядку, встановленому КМУ та ПФУ. Вказаний порядок було затверджено Постановою ПФУ від 12.03.2021 р. № 11-1, яка була зареєстрована в Мінюсті 16.06.2021 р. за № 802/36424, та він набирає чинності 23.07.2021. 

Тим не менше портал був повністю готовий до перенесення відомостей ще у 2020 році – ПФУ впровадив відповідний функціонал ще до прийняття Закону. Тому роботодавці та працівники вже можуть розпочинати вказану процедуру або ж дочекатися публікації офіційного порядку для уникнення будь-яких сумнівів.

У будь-якому разі після перенесення всіх відомостей до Реєстру роботодавцями трудові книжки повертаються співробітникам особисто під підпис та зберігаються у них.

Як приймати на роботу після 10.06.2021?

Навіть кадровики, які ще не поспішають вносити дані до Реєстру та видавати співробітникам на руки трудові книжки, вже могли зіткнутись з питанням про те, що ж робити з новими працівниками.

Законом чітко передбачено, що при прийнятті працівника на перше місце роботи трудова книжка не оформлюється, якщо працівник не попросить про це. У такому випадку роботодавець має оформити її протягом п’яти днів після прийняття на роботу.

Що стосується працівників, які вже раніше працювали у інших роботодавців та мають на руках трудову книжку, – для них за новими правилами також записи в трудову книжку не робляться, а роботодавець не приймає цей документ на зберігання, як це було раніше. Відповідно трудову книжку працедавець заповнює тільки на вимогу працівника і після цього повертає її співробітнику на зберігання.

Це стосується не лише записів про прийняття на роботу, а і будь-яких інших записів, що можуть бути включені до трудової книжки (про роботу за сумісництвом, переведення тощо).

Як оформлювати звільнення після 10.06.2021?

За новими правилами при звільненні трудова книжка заповнюється лише на вимогу співробітника, оскільки відомості про звільнення передаються лише до Реєстру. Тобто нарешті вирішиться проблема із працівниками, що роками ухиляються від отримання трудової книжки. Однак, це правило не діє автоматично для всіх працівників. Якщо під час Перехідного етапу працедавець не завершив процедуру включення до Реєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність певного співробітника, то при його звільненні все ще діятиме правило про видачу належно оформленої трудової книжки у день звільнення.

Однак варто звернути увагу, що відтепер при звільненні працівнику на руки обов’язково видається копія наказу про звільнення (ст. 47 Кодексу). Раніше ж копію такого наказу потрібно було видавати лише у разі звільнення за ініціативою роботодавця.

Протягом якого строку після звільнення працівник зможе звернутись до суду?

До набрання Законом чинності багато років поспіль строк для звернення працівника до суду з метою оскарження звільнення рахувався саме з дати отримання працівником трудової книжки.

Враховуючи, що Законом скасовується зберігання трудових книжок у роботодавця (та й обов’язок заповнювати трудові книжки взагалі, окрім як на вимогу співробітника), з 10.06.2021 строк для подання позову щодо оскарження звільнення відраховується з моменту вручення копії наказу про звільнення (за оновленою статтею 233 Кодексу).

Як перевірити відомості у Реєстрі?

Реєстр постійно поповнюється даними із різних державних реєстрів та від інших державних органів і служб, від роботодавців, застрахованих осіб, установ/закладів/осіб, які видають листки непрацездатності та з інших джерел, передбачених законодавством. Тому більшість інформації про трудову діяльність співробітників вже була включена до Реєстру ще до початку реформи. Втім частина відомостей з тих чи інших причин все ж могла не потрапити до Реєстру (наприклад, відомості за періоди до 1998 року або ж інші відомості, що не були включені з технічних причин).

Тому рекомендуємо зокрема самим працівникам перевіряти відповідні відомості, внесені до Реєстру, що можна зробити в особистому кабінеті за посиланням. Доступ до особистих кабінетів роботодавця та застрахованих осіб (працівників, ФОП) можливий за допомогою кваліфікованого електронного підпису або інших надійних засобів ідентифікації (наприклад, за допомогою систем Mobile ID, Bank ID).

Власне у кабінеті роботодавця працівники кадрової служби і будуть працювати з метою перенесення відповідних відомостей до Реєстру.

Висновки

Хоча законодавець і надав тривалий час на адаптацію до нових умов роботи з трудовими книжками, переходу на електронні трудові книжки, необхідно звертати увагу на нововведення вже зараз. Адже більшість норм Закону поширюється на трудові відносини між роботодавцями та працівниками навіть до завершення процедури перенесення відомостей до Реєстру.

Share on FacebookTweet about this on Twitter

Lost Password