Анастасія Єфименко, операційна директорка (COO), керуюча партнерка у PeopleForce


Більшості сучасних компаній, а понад усе — технічним компаніям, знайома матрична структура команди. Це означає, що співробітники інтегровані як у звичну більшості лінійну організаційну структуру, так і у функціональні команди. Тобто — вони мають двох менеджерів, керівника департаменту та керівника команди. 


Потенційно це ускладнює організаційний процес, оскільки менеджерам доводиться розподіляти обовʼязки між собою та слідкувати, щоб співробітники не відчували додаткового навантаження, а також, щоб у команді не виникало непорозумінь. Часто саме для уникнення незручних ситуацій компанія використовує потужності інтегрованої в роботу HRM-системи, або шукає таку HRM-систему, яка б з технічної та організаційної точки зору підтримувала матричний розподіл.


У PeopleForce ми показуємо на практиці, що розвинена HRM-платформа повинна всебічно підтримувати матричну структуру. Розглянемо декілька кейсів.


Формуйте команди у директорії співробітників


Зазвичай HRM-система має директорію (базу) співробітників, де враховується вся інформація стосовно них, у тому числі — організаційна та матрична структури розподілу ролей. 


Тут ви можете побачити лінійне відображення того, хто кому підпорядковується в компанії, і окремо — створені команди.


   


Саме такий має вигляд команда проєкту: є можливість додати тімліда, а також усіх, хто входить до команди, з відображенням їхнього лінійного департаменту, відділу, позиції та місцезнаходження. 


Співробітникам буде набагато легше орієнтуватися та розуміти, до кого звертатися стосовно питань по конкретному проєкту.


Швидко шукайте учасників команд


Якщо в компанії велика чисельність персоналу, може бути проблематично шукати саме тих працівників, які належать до команд. У PeopleForce цей момент передбачений — в системі існує фільтр «Team», який дає швидкий доступ до персоналу необхідних команд.




Фільтруйте доступи та керуйте подіями компанії


Колег постійно необхідно про щось попереджати, нагадувати, повідомляти або запитувати. В когось з них трапляються важливі дати, або у HR-ів для них є цікаві новини. Іноді нам потрібно швидко поділитися інформацією виключно з певною командою, або лише з деякими її учасниками. Для всього цього у PeopleForce є фільтри та детальні налаштування доступів, і з їхньою допомогою ви можете керувати всім, що відбувається в компанії щодня.


А ще з веселих функцій — теги. Користувач просто може «тегати» людей в анонсах, наприклад, тімлідів.




    

  • Створюйте оголошення, анонси та швидкі опитування виключно для команд
    • 



Додайте анонс чи опитування саме для команди — і ніхто сторонній не побачить цієї інформації, а ваша основна стрічка новин залишиться без спаму. Для цього в PeopleForce налаштовані фільтри, а також можливість вибору операторами AND/OR, які селективно допомагають відібрати саме тих людей з департаментів, кого стосуватиметься інформація. 


    

  • Надавайте доступ до закритих статей бази знань 
    • 



База знань — чудовий інструмент для підтримки та організації роботи колег, а особливо тоді, коли додані статті можна зробити видимими лише для окремих учасників. Є інформація стосовно проєкту — робіть її окремим розділом та поширюйте на своїх колег по команді, щоб кожен її учасник мав під рукою все необхідне, включно з інструкціями, документами тощо.


    

  • Фільтруйте події у календарі компанії
    • 



Календар компанії перевантажений різними подіями? Використовуйте фільтр по командах, щоб побачити лише ті події, які стосуються вашого проєкту — наприклад, спільні зустрічі, обговорення та дедлайни. До речі, те саме стосується й експорту подій з календаря. Можна завантажити лише події команди за фільтром Teams.


Запускайте пульс-опитування для команд


Пульс-опитування (surveys) корисно використовувати для будь-яких підрозділів, лінійних чи матричних, але у PeopleForce є можливість гнучко налаштувати  опитування саме для матричних команд. Вкажіть реципієнтів опитування на етапі запуску — і готово! До питання будуть долучена лише обрана команда та її учасники (за бажанням також додаються виключення тощо).




Формуйте кастомні звіти про команди та для команд


Кастомні звіти — це інформація, яку система збирає та обробляє для будь-якого вузькопрофільного запиту. Уявіть, що такий запит надійшов про команду, або вам навпаки потрібно поділитися з командою якоюсь інформацією чи показниками. Не проблема! При створенні звіту в PeopleForce додайте всі необхідні поля для відповіді на запит, а потім просто виберіть, кого стосуватиметься звіт. 


Саме тут вам відкривається можливість фільтрувати звіт та додати потрібні умови, серед яких — правильно, фільтр по командах.


Швидкий експорт інформації за фільтром — взагалі незамінний помічник, який підтримує навіть на незапланованій зустрічі щодо поточного командного прогресу. 




Чому важливо мати HRM-систему, яка піклується про команди?


    

  • Підтримка матричної структури — абсолютно необхідна функція для технічних компаній.
    • 

  • HRM-система підтримує моніторинг, комунікацію та аналітику командної роботи.
    • 

  • Спрощується організаційний процес, підвищується прозорість як для менеджменту, так і для співробітників.
    • 

  • Покращується досвід співробітника, який повинен звітувати перед двома керівниками — він чітко усвідомлює, з ким працює та кому підпорядковується.
    • 

  • Інформаційне поле команди звужується та його простіше відокремити від інфополя компанії.
    • 



Скажемо простими словами: плануєте використовувати матричну структуру, плануйте одразу й організацію цього процесу. Найважливіше для команд — комфортне середовище та запобігання проблемам та стресу в колективі. Підберіть правильні HR-інструменти, щоб робота над проєктами була чіткою та прозорою як для самих команд, так і для департаментів, до яких належать окремі співробітники.


Читайте ще: HR-фахівець та його роль у підтримці кібербезпеки компанії