Время сейчас трудное, богатое на негативные эмоции. Эйчарам приходится несладко –  и работы стало больше при сокращении HR-подразделений, и общая нестабильность действует всем на нервы.

«До выходного ли интервью нам сейчас? Мало мне текущей работы? – спросят меня многие эйчары. – Да и что хорошего мне скажет сокращаемый сотрудник?» Вопросы, конечно, справедливые и важные. Тем не менее, если исходить не из текущей ситуации, а действовать с прицелом на перспективу, выходное интервью нужно и важно как никогда. Почему?  Хотя бы потому, что выходное интервью является одним из инструментов внутреннего и внешнего пиара компании.

Каждый увольняющийся сотрудник «уносит с собой» мнение о бывшем работодателе, и в интересах компании позаботиться о том, чтобы оно было положительным. Тем более, что поделиться своим мнением сейчас легко и просто – через соцсети, на специализированных сайтах и просто в разговорах с друзьями.  А многочисленные негативные мнения о компании  бывших сотрудников вряд ли сделают ее популярнее как работодателя.

Даже сейчас, когда вакансий немного, а количество резюме увеличивается чуть ли не ежедневно, подбор не стал проще. Высококвалифицированные специалисты не спешат сменить работу, а, рассматривая новые предложения о работе, придирчивы, как никогда. И продешевить боятся, и променять синицу на журавля. Поэтому перед собеседованием перестрахуются и наведут справки о будущем работодателе. Словам о бывшем работодателе обычно верят больше, чем официальной информации. Следует учесть, что плохие вести распространяются во много раз быстрее хороших и про негатив помнят долго. Если же информация повторяется  из разных источников – верят безоговорочно, и нейтрализовать такую информацию сложно и дорого. И даже если ситуация необъективная, и уволенным сотрудником руководят обида и гнев – вам уже не остановить распространение негатива.

Как инструмент внутренней коммуникации, выходное интервью не только выявляет слабые места в компании и нестыковки в коммуникации, оно снижает негативный настрой увольняющихся сотрудников. Это особенно важно, когда расставание происходит по инициативе работодателя. Ведь некоторые сотрудники перед уходом решительно настроены на публичный скандал или готовы шантажировать бывшего руководителя – а для компании лучше не выносить сор из избы. Важно помнить, что кроме выходного интервью с сокращаемым  сотрудником желательно пообщаться и с его коллегами, иначе в подразделении может упасть производительность и общий настрой. Да, это сложно – коллеги преисполнены негодования и гнева. Тем не менее, затраченные усилия окупятся сторицей. Доброжелательная беседа помогает получить конструктивные, взвешенные выводы, которые порой ценнее дорогостоящих заключений, сделанных посторонними экспертами.

 Итак, как провести выходное интервью эффективно и малозатратно для эйчара?

Есть два варианта интервью – письменный и устный. Сторонники письменного варианта подчеркивают возможность высказать все, что наболело, откровенно, не глядя в глаза эйчару или непосредственному руководителю (если на интервью присутствуют двое). Особенно если увольнение происходит по инициативе руководителя (и не всегда правильное и честное). Приверженцы устного общения делают  акцент на том, что если эйчар пользуется доверием и уважением коллег, формат устной беседы более информативен и позволяет максимально полно реализовать эмоциональный аспект беседы – снять негатив и расстаться нормально. В принципе, если выходное интервью совместит заполнение небольшой анкеты и откровенное ее обсуждение, это позволит совместить преимущества обоих подходов.

Отлично, когда выходное интервью прописано как стандартная процедура и не является для увольняющегося сотрудника неприятным сюрпризом. Важно только не впасть в полную формализацию процесса,  ведь интервью может быть либо конструктивным разговором, либо формальностью, не дающей какой-либо пищи для размышлений и вызывающей по окончанию облегчение участников интервью.

Эксперты считают оптимальным вариантом выходное интервью, на котором присутствуют и эйчар, и непосредственный руководитель.  Руководитель, отвечающий за работу сотрудника, безусловно, знает его лучше и сможет найти подход и именно те слова, которые необходимы в данный момент. С другой стороны, если конфликт инициирован именно руководителем, эйчар является третьей стороной и может посмотреть на ситуацию беспристрастно. Чем выше должность увольняющегося сотрудника, тем более высокое положение должен занимать и эйчар, проводящий выходное собеседование. Руководитель департамента не захочет общаться с новичком, а директор по персоналу вполне может найти подходящую тональность для разговора.

Вопросы, которые обсуждаются на выходном интервью, можно разделить на три группы. Первая посвящена взаимоотношениям внутри коллектива, в особенности отношениям с непосредственным руководителем. Вторая касается общей удовлетворенности занимаемой позицией и выполняемыми обязанностями, сюда же входит оценка собственных достижений. И, наконец, третья затрагивает ожидания относительно новой работы. Важно на каждом этапе получить полную и правдивую информацию, но не стоит давить на увольняющегося сотрудника, просить его рассказать личную информацию или пересказывать офисные сплетни.

Не нужно спорить с уходящим сотрудником, даже если его точка зрения субъективна. Лучше выслушать и попросить обосновать свое мнение. Если его точка зрения строится на каком-либо заблуждении, можно попытаться ненавязчиво разъяснить вопрос. Однако если человек продолжает настаивать на своей позиции — позвольте ему остаться при своем мнении.

На выходном интервью важно поддержать самооценку увольняющегося сотрудника, по-другому сформулировать то, что уходящий воспринимает исключительно негативно, навести на размышления. Помогите собеседнику рассказать о том хорошем, чем ему запомнится работа в компании, будьте внимательным слушателем – соглашайтесь, уточняйте, подсказывайте… Идеально ситуация показана в фильме «Мне бы в небо», когда герой Джорджа Клуни помогает найти людям новое направление в жизни. Конечная цель беседы – сделать так, чтобы бывший коллега понял ситуацию и согласился с решением руководства.

Выходное интервью – это  искусство особого рода: эйчару приходится быть одновременно и лицом организации, и психологом-модератором дискуссии. Мы желаем вам успешно справиться с этой непростой задачей!

 

Комментарии экспертов:

Выходное интервью –  очень важная и неотъемлемая часть работы HR-менеджера. Главная наша задача – не только найти нового сотрудника в компанию, помочь с адаптацией, организовать обучение, развитие и т.д. Наша миссия – помогать сотруднику на всех его этапах работы.

Хороший HR-менеджер всегда сможет построить доверительные отношения. Открытость, честность и  умение хранить тайны в этом помогут.  Конечно, все это приходит не сразу. Люди начинают доверять после определенного времени и ситуаций, которые складывались в процессе работы. Это доверие нужно заслужить.

Абсолютно согласна с тем, что выходное интервью помогает оставить хорошие воспоминания о компании и может уберечь от негативного пиара и распространения слухов. Но, кроме этого, есть еще одна ОЧЕНЬ важная причина этого процесса. А именно – возможность убедить сотрудника продолжить работу в компании.

Часто руководители очень заняты, не имеют желания, а некоторые и не знают, как спросить о причине увольнения своего подчиненного. У некоторых есть четкое ошибочное убеждение «незаменимых людей не бывает» или «уходит, ну и пусть себе идет – предатель!».  А на самом деле, причина увольнения может скрываться именно в таком отношении или быть совсем мелочной, и эту мелочь можно изменить. Прежде всего, HR-менеджеру нужно детально расспросить о причине увольнения непосредственного руководителя и, по возможности, близких коллег сотрудника. Проанализировав полученную информацию, мы уже имеем хоть какое-то понимание ситуации.

Выходное интервью должно иметь ненавязчивый, но обязательный характер. Его необходимо проводить не тогда, когда в Департамент персонала или Отдел кадров сотрудник уже принес написанное заявление об увольнении, а сразу, как только стало известно о причине ухода из компании (исключения, конечно же, случаи сокращения и увольнения сотрудника по уважительным причинам, таким как драка, прогул и.т.п.). Таким образом, у нас будет больше времени, чтобы изменить ситуацию.

Если случилось так, что руководитель не предупредил заранее об увольнении сотрудника, даже увидев заявление на столе, мы все же должны попытаться повлиять на решение нашего коллеги.

Основные инструменты:

1. Пригласить на кофе и поговорить, прогуляться в обеденное время, после работы (так человеку будет легче раскрыться)
2. Узнав основные причины увольнения, попытаться предложить пути их решения
3. Отнестись с пониманием и помочь найти плюсы, чтобы остаться

Чего точно нельзя делать – спрашивать о причине увольнения, когда в комнате присутствуют другие сотрудники. Это смущает,  не дает полностью открыться и может натолкнуть на мысль, что Вы спрашиваете неискренне.

В моей практике было много случаев, когда после выходного интервью сотрудники изменили свое решение и продолжили работу в компании. Если сотрудник все-таки принял решение об увольнении, предложите ему анонимную маленькую анкету, где он сможет написать истинную причину увольнения. В нашей компании эта анкета состоит из 3-х вопросов. Сотрудник отвечает и бросает свой лист в прозрачную коробочку, где много других листочков с ответами. Таким образом, он уверен, что его ответ полностью конфиденциален. Когда эта коробочка заполнена полностью, мы можем проанализировать все ответы и понять, что именно нам необходимо изменить или придумать, чтобы наш коллектив всегда был стабильным и с высокой мотивацией к работе.

 Алена Дураева

HR Business Partner,

компания «Max logistic»

 

Когда я ставлю себя на место владельца бизнеса, то понимаю, что выходное интервью освобождаемого от должности сотрудника – это must. Оно должно быть незыблемым правилом в любом случае: увольняется сотрудник по собственному желанию или компания вынуждена с ним расстаться, по той или иной причине. Выходное интервью – это не только способ компании «не хлопнуть дверью», расставаясь с сотрудником (по принципу японской поговорки «далеко идет тот, кто мягко ступает»), но и прекрасный повод собрать больше информации о взглядах на компанию изнутри, чтобы учесть на будущее. При этом я бы ввела в компании практику и письменного, и устного интервью (хотя бы потому, что существуют экстраверты и интраверты, которые по разному раскрываются в различных условиях). Они должны быть краткими, не занимать у сотрудника много времени, однако разработанными таким образом, чтобы выступать в роли так называемого «пост-обслуживания» и снять у сотрудника стресс.

Существует еще один способ грамотно попрощаться с сотрудником, однако эта услуга уже платная и называется «Аутплейсмент» – индивидуальная программа консультирования и продвижения на рынок труда сотрудника, освобожденного от занимаемой должности по инициативе компании. В рамках такой услуги привлекается рекрутинговое агентство, которое в несколько этапов оказывает сотруднику поддержку:

– Обсуждение и согласование целей и задач сотрудника (может, он вообще не планирует трудоустраиваться), проведение интервью, консультирование по рынку труда в отрасли, где он работал, предоставление информации по технологиям поиска работы, подготовка резюме, составление плана поиска работы и подготовку к прохождению интервью.

– «Продвижение на рынке труда» резюме кандидата, сопроводительного письма консультанта рекрутингового агентства с предоставлением информации о тех компетенциях, которые наработал кандидат, а также, возможно, рекомендательного письма с предыдущего места работы.

Важно отметить, что аутплейсмент не подразумевает гарантию трудоустройства соискателя, однако является для него безусловной ощутимой поддержкой при поиске новой работы.

Ирина Кононова,

маркетолог
Кадровый холдинг АНКОР в Украине

 

 Соглашусь с автором, что выходное интервью действительно полезно и необходимо. Как сотруднику, который уходит, так и представителю компании. Если сотрудник уходит из-за сокращения, ему, действительно, будет полезно «выговориться» и отпустить/понять/принять ситуацию. Если сотрудник уходит по собственному желанию, обычно прощание довольно приятный процесс J

Что касается вида выходного интервью. Я лично больше за «устное» общение. Никакая писанина не заменит личного откровенного разговора. Если некоторые записи необходимы, то свои заметки всегда может сделать HR.

И я бы его не формализировала, то есть, не делала бы на нем акцент, не прописывала бы этот момент во внутренних документах компании. А зачем? Лучше пусть Ваш увольняющийся коллега поговорит с Вами «просто, на прощание» – у Вас это будет запланированное «рабочее» время, а человек, который уходит, обычно и так не спешит. Да и так больше шансов, что разговор таки сложится. И лучше, чтобы это «интервью» проводил человек из службы персонала, которому сотрудники доверяют и которого уважают, в противном случае выйдет безрезультативное интервью «для галочки».

Не уверена также, что присутствие непосредственного руководителя будет целесообразно. Во-первых, часть таких руководителей очень занята рабочими вопросами, а тут еще и «официальные дополнительные проводы уже не интересующего его подчиненного». Во-вторых, присутствие руководителя не всех сотрудников настраивает на «мажорный лад» и производит впечатление «сухого» формализированного «еще-одного-отстаньте-уже-сколько-можно-дайте-уйти» бизнес-процесса. Опытного и небезразличного профессионала службы персонала хватит, чтобы правильно проститься.

Спорить в завершающем диалоге, соглашусь, не стоит. Только поддержка и внимательное активное слушание. Советы и «направления размышлений» стоит давать, если увольняющийся сотрудник спросит сам. Или если HR чувствует, что это действительно необходимо в данной ситуации. Повысить самооценку можно попробовать, но она быстро не повысится, если в реальности самооценка сотрудника низкая. Для этого нужно время. А если самооценка и так высокая, зачем ее повышать?) Послушать об отношениях в коллективе подразделения, из которого уходит человек, и его мнение о самой компании можно. Главное, понимать, что все сказанное – это лишь субъективное видение. Да и лучше иметь привычку всегда проверять информацию – «Все люди лгут» (с). По поводу нового места работы, как позывает практика, на народ не любит говорить, чтобы «не сглазить».  Стоит ли касаться этого вопроса – индивидуальное решение специалиста по управлению  персоналом.               

Что действительно нужно еще делать во время «выходного интервью», так это «не обрывать связь»: напомнить уходящему, что он всегда может обратиться к Вам за поддержкой, если у него возникнут трудные вопросы в будущем, что он не одинок. И что он обязательно услышит профессиональное мнение специалиста по управлению персоналом. Ведь мир круглый, а рынок (любой) – маленький. Не относитесь к выходному интервью как к «задаче». Человечность в рабочих отношениях всегда важна и ценна. Особенно в наше сложное время. Тот, кто делает ставку на людей, всегда одерживает победу. А большая победа компании складывается из большого количества маленьких побед, в которых далеко не последнее место занимают часто «невидимые» результаты работы именно того самого HR.

Лилия Куликовская

HR-эксперт

 

Полностью согласна с мнением автора о том, что выходное интервью – это мощный PR– инструмент при формировании бренда работодателя. Компания, небезразличная к мнению своих сотрудников, которая открыта к критике и готова менять и исправлять проблемные зоны, выявленные в ходе выходного интервью, всегда будет иметь позитивный имидж работодателя на рынке труда. Именно такие компании, часто, среди ценностей бизнеса на первое место ставят человеческий капитал (как у Джима Коллинза, в его книге «От хорошего к Великому»: Сначала – кто, затем – что). И именно на такое «человеческое лицо» компании обращают внимание представители поколения Y. Согласно данным опроса, которое недавно проводил АНКОР совместно с rabota.ua и студенческой организацией Enactus, наличие Бренда работодателя мотивирует 27% студентов и молодых специалистов.

 На мой взгляд, выходные интервью стоит проводить с сотрудником один на один и стараться сделать характер общения как можно более неформальным. У сотрудника, который проводит подобного рода выходные интервью, а, зачастую, это менеджер по персоналу, должен быть позитивный настрой, реальная заинтересованность в получении информации от увольняемого сотрудника и желание помочь ему в будущем трудоустройстве. Проведенное выходное интервью чисто из формальных соображений может нанести больший вред имиджу компании, чем отсутствие данного интервью вообще.

 В текущей ситуации, когда большое количество увольнений связанно с сокращением штата и люди уходят не по собственной инициативе, а скорее по инициативе работодателя, выходное интервью стоит, по возможности, дополнять программами аутплейсмента (содействия в трудоустройстве увольняемого сотрудника).

 Мы наблюдаем тенденцию роста спроса на данную услугу среди международных компаний (банковский сектор, FMCG, медицина и фармация), которые даже в столь сложные времена нацелены на сохранения позитивного имиджа работодателя.

Инна Харченко,

менеджер по развитию бизнеса

Кадровый холдинг АНКОР в Украине

 

Выходное интервью считаю обязательной процедурой в компании. Абсолютно согласна с автором – выходное интервью это ресурс, который поможет понять, где в компании узкие места, почему сотрудник не смог удержаться, где в HR-процессах была допущена ошибка (даже если увольнение происходит по инициативе работодателя):

– в подборе

– в процессе ввода и адаптации

– в слабой работе со стороны руководителя

– неудовлетворённости мотивационных факторов

– и т.д.

Если в компании очень большая текучка (и вы понимаете ее причины) или должность, с которой увольняется сотрудник, является легко закрываемой (легко найти человека и быстро подготовить его к работе), то  можно обойтись анкетой.

В остальных случаях я предпочитаю проводить интервью. Причем  вижу смысл проводить отдельно с руководителем – как с его точки зрения выглядят причины увольнения, и отдельно с сотрудником. В этом случае картинка получается более полной. Были случаи, когда после нескольких увольнений возникало решение о замене руководителя подразделения. Но гораздо чаще обратная связь от сотрудника давала возможность изменить процессы или помочь в развитии управленческих навыков руководителя.

Марина Первушина

HR-эксперт

 

При наиболее благоприятных прогнозах выходное интервью используется только в 56% компаний, несмотря на то, что это действительно ресурсный и интересный многофункциональный инструмент любого руководителя или HR. Данная процедура дает возможность увидеть скрытые сложности, связанные со спецификой и условиями работы сотрудников, психологическим микроклиматом в коллективе. Важно помнить, что при проведении выходного интервью нет задачи изменить мнение бывшего сотрудника или переубедить его. Задача состоит в проведении среза по интересующим участкам работы для последующего анализа и в сохранении лояльности к предприятию и работодателю.

Анна Радченко,

Personal Consalting

 

В том, что выходное интервью, как инструмент, себя дискредитировало и стало формальностью, виноваты только мы с вами. Время что то менять. Психологи говорят, что чем более человек выговорится (или опишет свои переживания), тем лучше он перенесет стресс, которым, безусловно, является увольнение. В противном случае, свои эмоции он все равно выплеснет –  в беседе с знакомыми, на сайте отзывов о работодателях. Если подойти в проведению интервью с увольняющимся профессионально и креативно, имидж вашей компании не пострадает от высказываний покинувших ее сотрудников.

В статье даны подробные рекомендации, как построить интервью на выходе и какие нюансы следует учесть. Остается только:

1)     Понять какая информация и зачем вам нужна от увольняющихся сотрудников

2)     Посоветоваться с психологом – какие слова или действия могут уменьшить стресс, при увольнении (может быть, сотруднику в анкете нужно не писать о своих ощущениях, а, например, рисовать. Почему бы и нет – это тоже метод)

3)     Создать опросник или переделать свою анкетку, которую вы разработали много лет назад и теперь автоматически даете каждому увольняющемуся. Или сделать специальную форму на внутреннем портале

4)     Принять решение о том, кто будет (и будет ли) присутствовать при проведении интервью

5)     Проанализировать отзывы о компании до и через некоторое время после введения новой (обновленной) процедуры

Интервью с увольняющимися – эффективный инструмент для сбора информации и снятия негатива. Самое время вспомнить о нем, обновить и использовать.

Ирина Гнутова

HR-эксперт