Поради для роботодавців

Нові правила організації віддаленої роботи: 5 порад роботодавцям

Інна Кострицька, 
адвокат, INTEGRITES

Юлія Блешмудт,
юрист, INTEGRITES

Вже більше року дистанційна робота є новою реальністю для багатьох українців. Чимало роботодавців оцінили переваги повністю або частково віддаленої роботи, адже це дозволило заощадити на оренді офісних приміщень та скоротити витрати на утримання працівників.

Ще донедавна багато питань про те, як має бути організована віддалена робота, залишалися неврегульованими. І ось понад місяць тому в Україні з’явився відповідний Закон*, яким були внесені відповідні зміни до КЗпП та Закону «Про охорону праці».

Цей Закон розмежував дистанційну та надомну роботу як дві окремі форми організації праці, які по-різному визначають робоче місце та процес праці, та надав сторонам трудового процесу право вибору. Тепер фіксувати конкретне робоче місце вимагається тільки при надомній роботі. Така робота зазвичай, але не обов’язково, пов’язана із застосуванням фізичної (ручної) праці з використанням технічних засобів (обладнання, інструментів). У свою чергу, дистанційна робота здійснюється за допомогою інформаційно-комунікаційних технологій, тому передбачено, що «дистанційними» можуть працювати з будь-якого місця.

Закон вже набрав чинності, тож роботодавцям, які планують ефективно запровадити або продовжити раніше запроваджену дистанційну або надомну роботу, важливо врахувати наступні практичні моменти:

1. Дотримуватися чи ні правил внутрішнього трудового розпорядку

Запроваджуючи режим дистанційної або надомної роботи, визначтеся, чи потрібно вам як роботодавцю, аби працівник, який виконує роботу віддалено, дотримувався правил внутрішнього трудового розпорядку. Це здебільшого необхідно, якщо члени команди тісно співпрацюють з колегами або клієнтами. За Законом, якщо сторони не домовились про інше, на надомного працівника розповсюджується загальний режим роботи компанії, а ось «дистанційник» розподіляє робочий час на власний розсуд. Якщо останнє створює незручності для роботодавця, варто закріпити обов’язок дотримуватися правил внутрішнього трудового розпорядку. Зробити це можна в трудовому договорі або наказі роботодавця (якщо дистанційна робота вводиться наказом на період карантину).

2. Як комунікувати з дистанційними та надомними працівниками

Оскільки Закон передбачає можливість ознайомлювати працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами з використанням засобів електронного зв’язку, детально визначте у трудовому договорі (наказі, положенні про дистанційну роботу, з якими ознайомлено працівника), які саме способи електронного зв’язку будуть застосовуватися між сторонами. Наприклад, повідомлення електронною поштою на робочий email працівника та встановлення обов’язку щоденної (щогодинної, тощо) перевірки ним своєї електронної пошти. Це важливо і з точки зору надання завдань та контролю за їх виконанням.

Крім того, точно визначте момент, коли ж саме працівник буде вважатися належним чином ознайомленим із повідомленням. Якщо за законом ознайомлення працівника має здійснюватися під підпис, варто запровадити використання електронних підписів всіма віддаленими працівниками.

Чим детальніше будуть прописані способи та порядок комунікації з командою, тим легше роботодавцю буде підтвердити та довести належне ознайомлення працівника із важливими наказами (розпорядженнями), отримання яких працівники іноді уникають.

3. Чиє обладнання використовується у роботі

За загальним правилом вважається, що саме роботодавець має надавати обладнання, матеріали, інші засоби праці, якщо у трудовому договорі не передбачено інше. За Законом, якщо працівники йдуть на дистанційну та надомну роботу, то саме роботодавець відповідає за безпечність і належний технічний стан обладнання та засобів виробництва, яке їм передає. Тож важливо перевірити стан та розробити рекомендації (правила) щодо роботи з обладнанням, яке надається працівнику для виконання дистанційної або надомної роботи.

Аби уникнути неповернення обладнання або повернення його у пошкодженому стані, треба максимально детально описати стан обладнання та зафіксувати факт його передачі працівникові в акті приймання-передачі. Також доцільно буде укласти з дистанційними та надомними працівниками письмові договори про повну матеріальну відповідальність.

Якщо працівник може використовувати своє обладнання та це не суперечить політиці конфіденційності роботодавця, це важливо зазначити у трудовому договорі (наказі). Крім того, необхідно врегулювати питання розміру та порядку виплати компенсації працівникові за використання власного або орендованого обладнання, а також спосіб відшкодування інших пов’язаних витрат.

4. Як буде контролюватися виконання роботи

Аби мати можливість ефективно контролювати виконання завдань, бажано розробити внутрішні положення, в яких прописати, яким чином працівник отримує завдання, а також зазначити, коли завдання вважається отриманим та виконаним. Варто також затвердити форму звіту про виконану роботу, порядок і строки подання таким працівником звітів. Все це надасть можливість не лише ефективно контролювати працівника, а й злагоджено взаємодіяти з віддаленими працівниками, розуміти їх завантаженість та вести достовірний облік виконаної роботи. 

5. Провести інструктаж з охорони праці через відеозв’язок

КЗпП покладає на роботодавця обов’язок провести інструктаж (навчання) працівників з питань охорони праці, протипожежної безпеки. З дистанційними та надомними працівниками такий інструктаж можна провести дистанційно, зокрема, через відеозв’язок. Підтвердженням проведення інструктажу вважається факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем та працівником. Оскільки чітко не визначено, що є належним доказом проведення інструктажу, бажано в трудовому договорі визначити, якими саме документами сторонам необхідно обмінятися, а також яким чином працівник повинен підтвердити своє ознайомлення з такими документами (як варіант, шляхом проставлення електронного підпису на документах). За можливості варто зберегти відеозапис інструктажу. Для того, щоб зробити проведення інструктажу максимально ефективним та систематичним, доцільно затвердити програму проведення інструктажу з охорони праці та протипожежної безпеки, з якою ознайомити працівників.

І наостанок

Закон встановлює спрощену процедуру запровадження дистанційної або надомної роботи у період загрози поширення пандемії та в інших виняткових випадках, а саме: наказом роботодавця (без обов’язкового укладення трудового договору у письмовій формі), з ознайомленням працівника протягом двох днів, але у будь-якому разі ДО запровадження дистанційної роботи. Втім, і в цих випадках п’ять ключових питань, що зазначені вище, варто врегулювати в наказі або іншому письмовому документі.

*Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо удосконалення правового регулювання дистанційної, надомної роботи та роботи із застосуванням гнучкого режиму робочого часу» № 1213-IX від 04.02.2021 року (в тексті – «Закон»)

Share on FacebookTweet about this on Twitter

Lost Password