Зустрічі є важливим інструментом для досягнення бізнес-цілей будь-якої організації чи команди. Також вони є невід’ємною частиною комунікації у всіх сферах життя. Однак, якщо неправильно їх організовувати й проводити, вони можуть стати причиною стресу та втрати часу. 


Ось шість порад, які допоможуть зробити ваші зустрічі більш ефективними.


Зʼясуйте мету і тип зустрічі


Щоб зустріч була ефективною, потрібно визначити, чого саме ви хочете досягти. Чи це обговорення конкретної проблеми, прийняття рішення, обмін ідеями, чи розробка стратегії — мета повинна бути чіткою та конкретною. Залежно від мети зустрічі та конкретних завдань, які потрібно вирішити, виберіть відповідний тип зустрічі. Наприклад:


    

  • Робоча нарада. Учасники обговорюють певні питання, працюють над розвʼязанням проблем чи приймають рішення.
    • 

  • Мозковий штурм. Спрямований на генерацію нових ідей та розробку творчих рішень. Учасники вільно висловлюють свої думки та ідеї.
    • 

  • Стратегічна сесія. Такі зустрічі призначають для обговорення стратегічних питань і розробки довгострокових цілей (наприклад, аналіз ринку, оцінка конкурентного середовища, визначення стратегічних напрямів розвитку тощо).
    • 

  • Оперативна нарада. Призначена для обговорення поточних питань і планування дій найближчим часом (наприклад, огляд нинішнього стану справ, розгляд термінових питань, розподіл завдань між учасниками тощо).
    • 

  • Тренінг або семінар. Спрямовані на навчання та розвиток учасників. Це можуть бути лекції, практичні вправи, дискусії.
    • 



 Розробіть план і складіть правила


Перед зустріччю обовʼязково розробіть план. У ньому визначте головні пункти обговорення, встановіть їх часові межі та виявіть, хто відповідальний за кожен пункт (якщо є така потреба).


Структурована зустріч допомагає уникнути незручних пауз і підвищує сконцентрованість учасників. 


Також важливим етапом є складання правил для зустрічі. Вони допоможуть забезпечити організованість, продуктивність і позитивну атмосферу зустрічі. Такими правила можуть бути:


    

  • пунктуальність;
    • 

  • повага до всіх учасників;
    • 

  • забезпечення рівних можливостей;
    • 

  • обмежений час для промови тощо.
    • 



 Запросіть необхідних учасників


Щоб зберегти ефективність зустрічі, запрошуйте тільки тих людей, чиї знання та думки необхідні для досягнення мети. Всю команду запрошувати не потрібно, особливо якщо ви знаєте, що дехто має пріоритетніші завдання. 


Залучення необхідних учасників дозволить уникнути зайвих розмов, допоможе фокусуватися на головних темах і завданнях, підвищить продуктивність, значно зекономить ваші ресурси.


Перед початком зустрічі надішліть учасникам порядок денний і правила. 


 Розпочніть зустріч нестандартно


Спробуйте почати зустріч з гри. Це буде чудовим способом розрядити атмосферу, залучити учасників і створити позитивний настрій. Ось кілька ідей:


    

  • Вікторина. Підготуйте питання на тему, пов’язану з метою зустрічі або з певним напрямом роботи вашої команди. Розділіть учасників на групи та дайте їм можливість продемонструвати свої знання.
    • 

  • Дебати. Визначте питання чи проблему, що потребує обговорення, та поділіть учасників на дві команди — «за» та «проти». Це стимулює в учасників аналітичне мислення та розвиває навички переконання та аналізу.
    • 

  • Швидка відповідь. Запропонуйте учасникам швидкі питання-відповіді на тему, яка пов’язана з метою зустрічі. Це допоможе розрядити атмосферу та зацікавити кожного.
    • 



 Дайте можливість кожному проявити себе


Під час зустрічі важливо створити атмосферу відкритості та взаємоповаги, щоб кожен учасник міг вільно висловлювати свої думки, без страху критики чи засудження. Щоб сформувати таке середовище, ви можете застосувати методику «круглого столу». Її суть полягає в тому, щоб всі учасники по черзі говорили свою думку, пропонували ідеї та ініціювали дискусії. Методика стимулює активну участь кожного та сприяє розкриттю різноманітності поглядів.


Також важливо, щоб інформацією ділились організатори зустрічі. Адже марно очікувати ідей від інших, коли людина сама не знає, що потрібно.


 Запропонуйте подальші дії та складіть графік


Після завершення зустрічі, важливо зініціювати виконання подальших дій та підготовку до майбутніх етапів проєкту чи завдань. Наступні дії можуть бути такими:


    

  • Підготовка протоколу зустрічі. У ньому вкажіть основні обговорені питання та прийняті рішення.
    • 

  • Розсилання протоколу та завдань. Розішліть протокол зустрічі та доручені завдання всім учасникам.
    • 

  • Моніторинг виконання завдань. Слідкуйте за тим, як учасники виконують завдання. В разі потреби, забезпечте необхідну підтримку для їх успішного виконання.
    • 

  • Підготовка до наступної зустрічі. Розпочніть підготовку до наступної зустрічі, визначивши її мету, порядок денний та список учасників.
    • 



Дотримуючись вищезгаданих порад, ви можете зробити зустрічі більш корисними та продуктивними. Це сприятиме ефективному використанню часу, ресурсів і досягненню бажаних результатів.


  Марія Приходько, авторка медіаплатформи budni


Читайте ще: Як найняти кваліфікованого HR-спеціаліста? 40 запитань для співбесіди