На час дії воєнного стану держава дозволила влаштовуватись на роботу в компанію віддалено. Не потрібно їхати в офіс, писати від руки заяву, створювати безліч ксерокопій та витрачати час на очікування. Таке нововведення максимально спрощує процес працевлаштування та кадрового документообігу в цілому. 


Всередині кожної компанії таких документів формується дуже багато: прийняття/звільнення, відпустки, відрядження, переведення тощо. Особливо в компаніях з великим штатом або з підвищеною плинністю кадрів. У чому особливість електронного кадрового документообігу — розповідає керівник цифрових сервісів для бізнесу «Вчасно».




Антон Скоков, керівник цифрових сервісів для бізнесу «Вчасно»


Влаштуватись на роботу онлайн, знаходячись в іншому місті чи країні — непростий процес. Велика кількість часу буде витрачена на формування паперових документів, передачу їх з одного підрозділу в інший і підписання. Наприклад, шлях документів з центрального офісу в регіональний офіс займає декілька днів. Якщо з-за кордону — взагалі тижні та чималі кошти. І це за умови, якщо у документі немає помилок, адже на виправлення та перепідписання підуть ще додаткові тижні. До того ж у мирний час, за статистичними даними, 15% паперових документів губляться, а для їхнього пошуку працівники витрачають близько 30% свого часу. Під час війни — цей показник зростає в рази. В той час як електронні документи надійно зберігаються в хмарному сервісі. А спеціальне шифрування даних захистить від несанкціонованого використання інформації.


Сьогодні у компаній є можливість інтегрувати свою кадрову систему з Дією та онлайн отримувати паспортні дані співробітника та ідентифікаційний код. Залишається тільки створити в електронному вигляді заяву про прийняття, наказ та особову картку — цього достатньо для оформлення людини в штат компанії. Весь процес займе 15 хвилин. 


Обов’язковим атрибутом для підписання документів онлайн співробітнику є електронний ключ.


Оформлення його для усіх співробітників потягне за собою великі витрати. Але якщо подивитись на процес з іншого боку — у більшості уже є електронні ключі від Дії чи ПриватБанку, наприклад. Також варто розглянути безкоштовні центри видачі ключів або дізнатись про КЕП у вашого провайдера електронного документообігу. Сьогодні КЕП — необхідна річ для кожного громадянина, яка спрощує життя у багатьох державних сервісах: пенсійному фонді, Helsi тощо.


ЕДО для кадрів сьогодні – необхідність


Використання електронних документів також буде говорити про вас, як про сучасну та прогресивну компанію. Всі ми знаємо, що оформлення на роботу формує перше враження нового співробітника. Я пам’ятаю свій попередній досвід влаштування на роботу. Спершу я витратив декілька годин, щоб зробити друковані фото та цілі стоси ксерокопій документів: своїх, дружини, дітей. Потім години на заповнення низки бланків та заяв у двох екземплярах вручну — в сучасному світі це навіть звучить вже досить дивно. 


Досвід інших країн


У світовій практиці користуються офером (спеціальний контракт з роботодавцем, в якому описані умови прийняття на роботу) з електронним підписом. Так майбутній співробітник впевнений у дійсності контракту. В Україні це поки що так не працює, але ми впевнено йдемо в бік європейських та світових стандартів.


Наша країна досить швидко цифровізується як в державних послугах, так і в бізнесі. Велика частина процесів в компаніях вже в електронному вигляді. Проте кадровий документообіг та взаємодія компанії зі своїми співробітниками донедавна залишалася на рівні 50-річної давнини. Наприклад, згідно з Законом, паперові архіви мають зберігатись 75 років, навіть якщо компанія припинила свою діяльність. Хоча такі дані як дані співробітників, інформація про доходи та відрахування соціального податку в компанії вже існують в електронному вигляді близько 20 років. Зберігаються вони у центральному сховищі пенсійного фонду.


Читайте ще: Як оптимізувати бізнес-процеси завдяки електронному документообігу? Досвід компанії Henkel