Адаптація новачків завжди потребувала від компаній особливої уваги, а під час війни – і поготів. Проте налагодити процес онбордингу в таких умовах непросто – багато процесів довелося трансформувати. Тож як допомогти людям ефективніше інтегруватися в бізнес і команду? Ми запитали в компаній, які продовжують рекрутинг і запрошують новачків у команди попри війну. 


  


Ольга Цапро, HRD корпорації «Артеріум» 


Як бізнес адаптувався до роботи в умовах війни


Один із виробників продукції «Артеріум», завод «Київмедпрепарат», частково призупинив роботу в перші дні повномасштабного вторгнення, задля безпеки працівників. Згодом поступово відновив потужності, зараз працює у нормальному режимі. Завод «Галичфарм» у Львові з перших днів працював на повну силу та прийняв частину колег із Києва разом з сім’ями на своїй території. Для частини людей облаштували тимчасові спальні місця в актовому залі. Ще частина – жила у сім’ях львів’ян.


Наприкінці березня нам вдалось евакуювати частину напрацьованої до початку повномасштабної війни продукції компанії зі складу під Києвом, де велись активні бойові дії. Великою вдачею було швидко знайти склад на заході України та запустити його роботу в короткий термін, перевівши логістичні ланцюжки на більш безпечні локації.


Попит на продукцію змінився. Як і чимало інших вітчизняних компаній, ми спостерігаємо спад продажів. Це загальна реакція українського ринку на ситуацію, що відбувається у країні. За оцінками аналітичної компанії Proxima Research, у травні продажі на роздрібному фармринку впали на 24% у грошах. Є низка довготривалих чинників, які впливають на це. Перший – понад 6 млн українців вимушено поїхали за кордон у пошуках безпеки. Відповідно, ринок споживачів скоротився. Ще частина громадян залишилась в Україні, проте не має сталих прибутків через втрату роботи. Відтак, з’явилась проблема з фінансовою спроможністю пацієнтів. Другий – наразі ми не маємо можливості організувати логістику поставок і продажів до майже 20% ринку. Йдеться про найгарячіші точки: Луганську та Донецьку, частину Запорізької, Миколаївської та Херсонської областей. Третій – деякі лікарні обмежують роботу через небезпеку повітряних тривог, тому потреба в лікарських засобах теж скорочується.


Наразі команда компанії переглядає плани продажів та діє у відповідь на потреби ринку. Ми робимо все необхідне, аби швидко реагувати на зовнішні виклики. Зокрема, «Артеріум» надає великі обсяги гуманітарної допомоги медичним, військово-медичним та військовим установам, благодійним організаціям, міським та обласним органам самоврядування. У період з березня-травня компанія передала таким установам понад 680 тис. упаковок лікарських засобів власного бренду на суму 32 млн грн.




Яна Назаренко, керівник служби управління персоналом корпорації «Артеріум»


В якому режимі працює команда та як відбувається рекрутинг 


Щодо офісної команди, до повномасштабної війни у нас були співробітники, які працювали віддалено, проте більшість виходила в офіс. Після вторгнення ситуація змінилась на 180 градусів. У березні-квітні 70% співробітників працювали віддалено, зокрема, з-за кордону. Допомогла автоматизація процесів, якою ми займались за декілька років до початку повномасштабної війни та продовжуємо зараз. У травні люди почали повертатись до Києва та виходити в офіси. 


Обсяг найму зменшився майже на 65%. Після 24 лютого ми майже зупинили пошук нових людей у команду. Вакансії відкриті точково: продовжуємо найм у всіх напрямках за нагальної потреби, коли люди звільняються та потрібно закривати ці позиції.   


Загалом під час війни ми залучили майже 30 нових співробітників.




Ольга Коростельова, керівник T&D «Київмедпрепарат»


Як відбувається онбординг


Після 24 лютого нашій компанії знадобилось два тижні, щоб відновити всі робочі процеси. Деякі трансформували в онлайн-формат. Частина співробітників, які проходили адаптацію, вийшли в офіс, а частина – працювала віддалено.


На момент початку повномасштабної війни близько 70 співробітників проходили адаптацію. Ще семеро працівників 24 лютого мали скласти оціночне інтерв’ю, щоб завершити випробувальний період. Перші дні в новій компанії – це стрес навіть у мирні часи. Під час війни додалася ще й повна невизначеність, страх за своє життя та безпеку близьких. Тому адаптація новачків набула великого значення. 


Ключові етапи онбордингу залишились майже незмінними, оскільки наші HR-процеси були автоматизовані ще під час локдаунів та майже п’ять років ми працюємо за допомогою корпоративної платформи E-learning. 


Перший день – організаційний: оформлюємо співробітника, проводимо welcome-тренінг і запрошуємо долучитись до корпоративного Telegram-каналу. Упродовж першого тижня призначаємо наставника. Керівник прописує завдання та план розвитку на три місяці. Для кожної посади чи професії є програми. На платформі E-learning проходить навчання, тестування, за складений тест є відзнаки. Для тих, хто успішно склав усі тести, передбачені призи-сувеніри.


Складніша ситуація з адаптацією працівників виробництва, оскільки вони навчаються безпосередньо у виробничих цехах. Але саме перед початком повномасштабної війни ми започаткували навчання працівників на планшетах. Людина може віртуально відвідати екскурсію підприємством, отримати знання щодо стандартів якості, за якими воно працює, та відпрацювати навички роботи з обладнанням на онлайн-тренажерах. Також ведемо навчально-інформаційний канал у Viber для робітників. Це допомогло і в нових умовах ефективно навчати людей.


Що змінила війна? По-перше, збільшилась кількість комунікацій новачка з керівником, вони перебувають у єдиному інформаційному полі, керівник може оцінити прогрес співробітника та його емоційний стан. Сам процес адаптації може бути подовженим, оскільки потрібно подолати бар’єри, які з’являються при віддаленому або гібридному форматі роботи.


По-друге, всі новачки отримують базові знання щодо стрес-менеджменту, домедичної допомоги, цивільного захисту та, за бажанням, консультацію психолога чи коуча. 


По-третє, для співробітників фронт-офісу та керівників усіх рівнів проводимо тренінг «Дбайливі комунікації». Він дає базові знання щодо психології війни та вчить, як правильно спілкуватись зі співробітниками, які жили у зоні бойових дій чи були у лавах ЗСУ.


Ніхто не вчив нас, як правильно працювати під час війни. Цього неможливо навчити, якщо не мав такого досвіду. Ми вважаємо, що зараз найважливішим є фокус на людяність. Робимо все, щоб нові співробітники відчували: компанія дбає та підтримує їх у ці складні часи.




Наталія Колядко, директорка  з розвитку талантів EPAM Ukraine 


Як бізнес адаптувався до роботи в умовах війни 


З ІТ-компанією ЕРАМ співпрацює 14 000+ спеціалістів. До війни її офіси та коворкінги функціонували в різних містах України, компанія активно росла та збільшувала географію присутності. Після 24 лютого багато фахівців були вимушені евакуюватися з центру, сходу та півдня країни в безпечніші регіони. Найбільше наших спеціалістів переїхало на захід – Львівщину, Прикарпаття, Закарпаття та Буковину. Близько 2 500 спеціалістів були змушені покинути країну.


24 лютого ми попросили в наших клієнтів та партнерів 48 годин на оцінювання ситуації та переформатування. У перші години вторгнення компанія активувала черговий етап BCP-плану (business continuity plan – план безперервності бізнесу). Один із його компонентів – безпека кожного спеціаліста. Отже, компанія почала допомагати колегам та їхнім близьким з евакуацією з небезпечних регіонів, підтримувала в питаннях релокації, пошуку тимчасового житла тощо. 


Ще під час глобальної пандемії компанія повністю перебудувала внутрішні процеси й почала активно використовувати підхід Remote by Design, що забезпечує безперервну розробку й підтримку повністю віддаленої взаємодії проєктних команд. Завдяки цьому робота не зупинялася і від початку повномасштабного вторгнення. Переважна більшість процесів, пов’язана з розробкою програмного забезпечення та наданням послуг, не зазнали суттєвих змін.


Окрім того, в Україні компанія має представництва практично у всіх регіонах, які наразі вважаються порівняно безпечними (Львів, Івано-Франківськ, Чернівці, Рівне, Вінниця, Хмельницький). Тому, поки частина фахівців переїжджала, перевозила близьких чи не могла працювати через небезпеку, інші спеціалісти продовжували виконувати проєктну роботу та страхувати колег. Навесні ми відкрили офіси в Ужгороді та Хмельницькому, розширили потужності в Івано-Франківську та Чернівцях. 


Майже всі клієнти надають всебічну підтримку і ставляться до ситуації з розумінням. Уже за декілька тижнів більшість наших спеціалістів повноцінно повернулися до проєктних завдань та довоєнних показників продуктивності, а деякі команди їх навіть перевершили.


Усі в компанії розуміють, що стабільна робота та податкові надходження є надважливими для економіки країни під час війни, тому намагаються зробити все для ефективної роботи.


Жодних скорочень в українській команді за цей час не відбувалось. Усім членам команди компанія надає щомісячну компенсацію у звичному режимі. Також для фахівців та їхніх сімей EPAM виділила фінансову допомогу: у березні кожен спеціаліст одержав $1 000 додатково до щомісячного доходу. Надаємо фінансову допомогу фахівцям та їхнім сім’ям, що виїхали за кордон, навіть якщо родина виїхала без ЕРАМівця. Спеціалістам, які перебувають у складі ЗСУ або в теробороні, на час відсутності зберігаються компенсації, а також компанія підтримує їх та їхні сім’ї додатковим компенсаційним пакетом.


Як продовжується рекрутинг


Навесні ринок був у стагнації, обсяги найму в ЕРАМ теж скоротилися в рази (у порівнянні з таким же періодом минулого року). Бізнес був змушений переглянути свої плани щодо найму. Найбільше це відобразилося на можливостях для спеціалістів рівня Junior, і трохи менше – для Middle. Але, навіть у стані війни, ми в жодному місяці не найняли людей менше, ніж у найбільш критичному для найму місяці «ковідного» 2020 року. За період із березня до червня до нас приєдналися понад 200 спеціалістів.


Зараз ринок поступово оживає. Про це свідчить збільшення кількості вакансій для спеціалістів різного рівня та спеціалізації. EPAM Україна переважно шукає або досвідчених фахівців для посилення команд у проєктах напрямках, або розробників із нішевою кваліфікацією. Зокрема, компанія зацікавлена в Cloud-інженерах, Big Data, Java, React Native та Node.js спеціалістах, а також Automation testers. А з нішевих сегментів ми потребуємо фахівців з MS Dynamics, Salesforce та Demandware. Проте ринок дуже динамічний і вже завтра цей перелік може змінитися.


Як відбувається онбординг 


Під час війни процес адаптації новачків фактично не припинявся. Але частина офісів була зачинена, новачки перебували в різних куточках України та поза її межами, тому онбординг відбувався віддалено в індивідуальному порядку. Перші кілька місяців новачків було небагато. До війни в нас щотижня тільки в київському офісі «онбордилося» щонайменше 80 людей, зараз це одиниці.


Найпростіше було з новачками, які перебували у Львові. За можливості ми запрошували їх в офіс, видавали техніку, подарункові набори, підписували договори, розказували перші інструкції та відпускали додому. А далі все відбувалося як і в останні два роки в режимі карантину – віддалений онлайн-онбординг. Для спеціалістів із локацій, де не працювали наші офіси, ми організовували віддалену адаптацію, уточнювали адресу й направляли документи на підписання та техніку.


Зараз ми фактично повернулися до варіанту адаптації новачків, який був до війни. Видача техніки та фізична зустріч можлива не тільки у львівському офісі, а й в інших, які відчинені (наприклад, Київ, Вінниця, Хмельницький, Дніпро тощо). 


Головне в період онбордингу – забезпечити оперативну підтримку команди онлайн. Від цього залежить емоційний комфорт нового спеціаліста та його подальша ефективність.


Щотижня ми зустрічаємо нових спеціалістів, занурюємо в культуру компанії, знайомимо з цінностями, правилами та процедурами компанії. Аби новачки не губилися в такій кількості інформації, надсилаємо лист «Your initial steps» («Твої перші кроки»), де розписано, що насамперед треба зробити. Наприклад, заповнити свій профіль у системі, виконати завдання на онбординг-порталі, завантажити фотографію у внутрішні системи тощо. Також у листі є лінк на e-mail guide з адресами всіх департаментів.


Далі впродовж тижня новачків онлайн знайомлять із «внутрішньою кухнею» та розповідають, як діяти у випадку різних ситуацій. Наприклад, про бенефіти, можливості для навчання та розвитку (технічні тренінги, менторинг, коучинг, покращення м’яких навичок, курси англійської мови тощо), реферальні програми, команди підтримки, технічні та соціальні спільноти компанії (наприклад, донорська спільнота, Well Being Academy тощо).


Нещодавно до переліку зустрічей ми додали огляд специфіки податково-правового простору Дія Сіті. А також – зустріч на тему професійної та особистої безпеки.


Усі тематичні онлайн-зустрічі проводимо в режимі живого спілкування, коли можна поставити запитання спікерам. Крім того, це гарна нагода познайомитися з представниками різних департаментів, з якими новачок буде перетинатися. Усі тематичні презентації продубльовані на адаптаційному порталі.


Щодо зустрічей в офісі, ми завжди просимо зважати на безпеку. Якщо людина не може бути присутньою, запросимо наступного разу, коли інші новачки проходитимуть ці теми (зустрічі відбуваються щотижня).


Онбординг-команда дає загальну інформацію, релевантну для всіх спеціалістів. А потім спрямовує новачка до people-партнера та безпосереднього керівника, що занурюють у специфіку та процеси проєкту чи юніту. Далі відбувається знайомство з командою, налаштування взаємодії з колегами. Хоча в компанії є уніфікований підхід до адаптації, кожна команда має свої традиції та відмінності. З менеджером обговорюються повний план дій на випробувальний період, очікування обох сторін. Якщо потрібно, за новачком закріплюється ментор чи бадді (залежить від команди та людини, обов’язкового правила немає).


Загалом, починаючи з червня, адаптація нових спеціалістів уже мало чим відрізняється від довоєнної, адже під час пандемії ми успішно перелаштувалися на онлайн-формат. Проте кожен член команди адаптації розуміє, наскільки важливо саме зараз приділити кожному новачку стільки уваги, скільки він потребує, та зважати на його емоційний стан і фізичну безпеку.




Наталія Гусейнова, HRD, Teknika Corporation


Як бізнес адаптувався до роботи в умовах війни 


Наша ІТ-компанія орієнтована на американський ринок. Повномасштабна війна в Україні не вплинула на співпрацю з клієнтами. З цього погляду ми – щасливчики, і надзвичайно раді, що змогли зберегти команду. Ми планували значний розвиток компанії на 2022 рік і зараз можемо сказати, що рухаємося в запланованому режимі майже без затримок.  


Другий момент, у якому нам поталанило – це низька завантаженість роботою команди в Україні напередодні повномасштабної війни та місяць потому, і наявність колег у різних країнах світу, які взяли на себе основні завдання, поки українці адаптувалися до нової тимчасової реальності. 


У нас є нові проєкти, проте загалом напрямок діяльності не змінився: ми працюємо у звичному режимі, хіба що повністю перейшли на віддалений формат роботи. Сподіваюсь, американські колеги отримають нагоду залучити абсолютно нестандартний для нас проєкт, і тоді ми почнемо займатися ще одним напрямком бізнесу (ця справа буде дуже корисна для України).


До повномасштабної війни у нас були дуже комфортні умови, і зараз ми намагаємося максимально зберегти їх для команди. Певною мірою Teknika була готова до виживання бізнесу під час повномасштабної війни. Частково нам, як і іншим компаніям, допомогли адаптуватися заходи боротьби з COVID-19 – ми навчилися працювати віддалено та в умовах, коли в один момент багато людей не може виконувати свою роботу. Вільно обираємо для себе робочий час. Частина команди переїхала в інші країни, але ми не відчуваємо проблем через різні часові пояси. Хоча ми орендували офіс у Києві, багато колег працювали віддалено з різних міст не лише України, а й світу, ще до повномасштабного вторгнення російських військ в Україну – компанія не прив’язувала людей до певного місця. 


Отже, фізично ми легко пристосувалися до тимчасової реальності з повномасштабною війною, бо вже мали досвід роботи в схожих умовах. Набагато складніше було морально, однак ми тримаємося і підтримуємо одне одного, і наші колеги з інших країн також підтримують нас. 


Як продовжується рекрутинг 


Щодо рекрутингу – загалом ми розвиваємося за планом, який склали ще минулого року. У вересні компанії виповнюється три роки, і ми поставили мету – до кінця 2022 вирости втричі. Як ІТ-компанія, переважно продовжуємо наймати розробників, дизайнерів, шукаємо бізнес-аналітика та ІТ-рекрутера з досвідом хантингу спеціалістів у ЄС. З одного боку, ми чули про компанії, які вимушені звільнити працівників, і хотіли наймати саме українців. З іншого, почали більш детально вивчати пошук кандидатів за кордоном, тому що не розуміли, в якому стані перебуватимуть українці, чи доречно їм пропонувати роботу, чи треба почекати. Збільшувати географію пошуку вирішили й через те, щоб у разі потреби продовжити працювати в іншій країні, зберегти бізнес і підтримати людей. 


З початку повномасштабної війни до нашої команди приєдналося дев’ять людей. Одна з нових колег, QA з Йорданії, проходила онбординг 24 лютого. Згодом команду доповнили рекрутер, middle/senior розробники, QA, PM переважно з України. 


Як відбувається онбординг 


Наш онбординг починається зі зрозумілих завдань у BambooHR (онлайн-система для HR-менеджерів, – прим. ред.), де потрібно підписати документи, ознайомитись з політикою компанії. Далі новий колега зустрічається з HRD в офісі або онлайн, ми спілкуємося про внутрішні «фішки» компанії, культуру, ко-фаундерів та колег, розглядаємо софти, якими користуємося в роботі. Після цієї зустрічі новачок почувається комфортно серед нових колег та знає, до кого з чим звертатися, де зберігається важлива інформація тощо. Найголовніше – людина точно знає, що на неї тут чекали і раді співпраці. Після перерви продовжуємо зустріч із менеджером, спілкуємося про перші завдання, знайомимо з людиною, яка допоможе адаптуватися на проєкті. 


Після повномасштабної війни я насамперед змінила розповідь про компанію. З першої зустрічі розповідаю, як бізнес вистояв, навіщо ми наймаємо людей, чи були звільнення через війну, що з тими колегами, яким потрібно було переїхати. Про ставлення до нашої трагедії ко-фаундерів, які підтримали українців своїм лояльним ставленням та розумінням. 


Важливо, щоб людина знала: ми не плануємо згортати бізнес. Ця думка прийшла мені в голову через 30 хвилин після початку онбордингу нової колеги з Йорданії 24 лютого. Спочатку я мовчала про війну, боялась налякати її, переживала, що вона почує вибухи через мікрофон. Але також я розуміла, що новини розійшлися по всьому світу і мовчати немає сенсу. Тож я розповіла про війну, кількість колег за кордоном, американські проєкти – тобто все, що давало віру: Teknika продовжить працювати і розвиватися. І відчула, як між нами скоротилася дистанція. Колега відповіла, що читала про війну, але не знала, як запитати. Все добре, вона працює з нами. 


Тепер усі онбординги відбуваються онлайн. Ми не запрошуємо новачків на обід із командою чи піцу ввечері, як раніше. Проте наразі думаю над тим, як сформувати велкам-бокс, щоб його можна було зібрати за кордоном і швидко доставити людині в Україну, країни ЄС, Америку. 




Каріне Папікян, HRD Parimatch Ukraine


Як бізнес адаптувався до роботи в умовах війни 


До 24 лютого наша команда працювала у гібридному форматі (hybrid remote): за бажанням співробітник відвідував офіс або виконував роботу віддалено. Це дозволяло комфортно поєднувати роботу та власні інтереси. Після повномасштабного вторгнення пріоритет змінився: головною стала безпека команди. Відтоді всі співробітники працюють віддалено, з безпечних місць. Деякі вирушили на захід України, хтось виїхав за кордон і оселився у Європі.


З 1 червня ми знову відкрили офіс у Києві для тих, хто повернувся у столицю та має бажання працювати у звичному форматі. Офіс має власне бомбосховище на -3 поверсі, облаштований усім необхідним: робочі та місця відпочинку, wi-fi, зона з кавою, снеками та напоями. Кожен поверх має карту евакуації до бомбосховища, та перебування там під час повітряної тривоги є обов’язковою вимогою для відвідування офісу. Утім, лише співробітник вирішує, чи відвідувати офіс, з власних міркувань безпеки. Більшість команди продовжує працювати віддалено. 


Як продовжується рекрутинг 


З лютого по травень у фокусі компанії були співробітники: ми організовували евакуацію, допомагали налаштувати побут у нових місцях перебування, консультували щодо оформлення документів за кордоном. До відновлення пошуку кандидатів, усі запити ми закривали внутрішніми ротаціями. Оскільки вектор розвитку компанії змінювався, необхідно було швидко реагувати на зміни. Ми переглянули завантаженість кожного бізнес-напрямку, аби зрозуміти, де є ресурс для ротації. Перевагу цього підходу відчули одразу: співробітнику необхідно менше часу на адаптацію, мотивація спробувати себе у новій ролі висока. 


У травні ми відновили найм відповідно до нових бізнес-потреб: активно залучаємо product- та project-менеджерів, які будуть драйвити розвиток продукту. Розширився й спектр задач у HR-напрямку: наразі у нас відкриті вакансії relocation specialist та talent business partner. Очікуємо, що невдовзі анонсуємо й інші позиції. 


Як відбувається онбординг 


Ми адаптували процес онбордингу, аби продовжувати працювати ефективно ще за часів пандемії COVID-19. Розробили та запустили власну платформу LMS (Learning Management System), де розміщені власні навчальні онлайн-курси. Маємо приємні бенефіти для нових співробітників (оффер-паки, пакунки новачків тощо). Наразі відновлюємо їх наскільки це можливо в нових умовах. Подекуди доводиться з нуля відновлювати процес закупки, брендування, логістики, адже, на жаль, деякі провайдери не мають можливості надавати послуги попередньої якості та кількості.


Початок воєнних дій вніс свої корективи. Ще більше процесів було переведено в онлайн та змінено. Наприклад, ми переглянули курс онбордингу, аби новий співробітник з будь-якої точки світу мав можливість відчути культуру компанії, її цінності й атмосферу. Щомісяця проводимо корпоративну онлайн-зустріч All Hands, аби розповісти усім співробітникам про підсумки місяця, новини компанії, привітати новачків. Під час цієї зустрічі вони знайомляться з бізнес-складовою та колективом, розповідають про себе. Є регулярні зустрічі по окремим напрямкам та підрозділам, мітапи, щотижневі та щомісячні зустрічі з командами, які задіяні в певному проєкті. Невдовзі буде запущена менторська програма, аби процес інтеграції у команду проходив ще легше. 


Звісно, керівник нового співробітника та команда HR також супроводжують онбординг, відповідають на питання, що залишились після перегляду курсу або з’являються в перші робочі дні.


Читайте ще: Співбесіда з кандидатом, що пережив війну: 4 поради рекрутерам