Советы для работодателей

Команда на екрані. Відеозустріч: як підготуватися та 5 зручних сервісів

Віддалена робота давно є провідним світовим трендом на ринку праці, проте багато українських компаній не наважувалися впровадити таку практику. Наразі робити це організації змушені через карантин та рекомендації щодо переведення працівників на дистанційну роботу. І є всі шанси оцінити переваги такого формату – гнучкість та мобільність без втрат ефективності, аби зберегти його навіть після того, як повернеться звичний ритм життя. А ми з командою robota.ua віримо, що вчасно впроваджені заходи для профілактики, дотримання рекомендацій щодо гігієни та обмеження соціальних контактів матиме позитивний результат.

Як підготуватися до відеозустрічі: 7 кроків

  1. Визначтеся, через яку програму будете спілкуватися (огляд можливих рішень – нижче). Можна провести невелике опитування – ймовірно, хтось із команди має досвід онлайн-нарад і підкаже оптимальний варіант.
  2. Домовтеся про правила – можливо, вам зручно «зустрічатися» онлайн щодня або щотижня; тоді варто, щоб уся команда була біля комп’ютера в певний час.
  3. Підготуйте «технічну пам’ятку» для команди – яке обладнання необхідне (мікрофон, камера, завантажена програма). Зробіть тестовий дзвінок заздалегідь, щоб усі могли перевірити якість зв’язку і за необхідності полагодити обладнання, зробити правильні налаштування тощо.
  4. Якщо плануєте робити відеозапис – зверніть увагу, як це робити в певному сервісі (може бути функція автопланування ще на етапі створення заходу, а в деяких сервісах запис можна ввімкнути тільки перед початком зустрічі).
  5. Подбайте про те, щоб вас ніхто не відволікав (якщо є така можливість).
  6. Продумайте, як будете фіксувати результати зустрічі (функція нотаток може бути передбачена в сервісі, або хтось має робити нотатки письмово/на комп’ютері, а потім надіслати резюме колегам).
  7. Домовтеся, який канал зв’язку буде запасним, якщо з основним виникнуть технічні проблеми.

Отже, поки безліч команд тестують віддалену роботу – які інструменти стануть у пригоді для проведення відеозустрічей? Розглянемо безкоштовні базові пакети, з яких можна розпочати, а за необхідності – придбати платні та розширити функціонал.

Google Hangouts Meet

Один із додатків Google G Suite, сервіс для групових відеоконференцій. У зв’язку з карантином Google зробив безкоштовним доступ до сервісів G Suite і G Suite for Education з 1 березня до 1 липня 2020 р. Це дозволить організувати відеодзвінки на 250 учасників, прямі трансляції з аудиторією до 100 тис. глядачів, а також записувати дзвінки й зберігати їх на Google Drive.

У режимі «Відеозустрічі» є можливість показати іншим учасникам, що відбувається на екрані комп’ютера, через спільний доступ до відкритого вікна. Сервіс доступний через Gmail, Google+, Youtube, працювати можна з комп’ютера або зі смартфона (додатки Meet для iOS та Android). Зручно, що Hangouts інтегрований з Google-календарем, отже, користувачі можуть планувати відеозустрічі за його допомогою.

Як використовувати:

  1. Створити аккаунт Google.
  2. Підписатися на безкоштовну пробну версію G Suite.
  3. Запланувати відеозустріч. Наприклад, через Google Календар (коли ви додасте гостя в захід, автоматично з’являться посилання на відеозустріч і номер для підключення) чи, власне, додаток Meet.
  4. Запросити учасників, наприклад через Google-календар (у заході є можливість додати гостей, де треба вказати потрібні дані) чи електронною поштою (можна додати користувачів або скопіювати дані та надіслати запрошення на зустріч).

Skype

У груповому відеочаті можуть спілкуватися до 50 людей. Є функція групової демонстрації екрану, отже, можна показувати всім учасникам слайди, відеозаписи тощо. Цікава функція – розмитий фон (можливість для співрозмовників не відволікатися на те, що відбувається позаду вас). Є функція запису, а також автоматичних субтитрів для читання вимовлених учасниками слів. Доступ можливий на будь-якому мобільному пристрої, планшеті або комп’ютері.

Як використовувати:

  1. Завантажити Skype.
  2. Створити групу – функція «Збори». Натиснувши кнопку, організатор побачить посилання для дзвінка і кнопку «Поділитися запрошенням».
  3. Запросити учасників (надіслати запрошення); навіть якщо людина не користується Skype – зможе приєднатися до розмови за допомогою унікального посилання, надісланого на електронну пошту.
  4. Вибрати відеодзвінок, натиснути кнопку «Виклик».

Zoom

Цей провайдер відеоконференцій у межах безкоштовної версії сервісу передбачав 40-хвилинний ліміт, проте на період карантину компанія скасувала обмеження. Отже, долучитися можуть до 100 учасників, обмінюватися повідомленнями і контентом у режимі реального часу. Є функція демонстрації робочого столу та екрану, запис у форматі MP4 або M4A, можливість «підняти руку», спільні коментарі на загальному екрані тощо. У платних тарифних планах є функція запису конференції на локальний накопичувач або в «хмару» та перегляду згенерованих штучним інтелектом розшифровок. Підтримка планування або запуску конференцій через Outlook, Gmail або iCal. Можна також придбати віртуальний конференц-зал ZoomRooms за $49/місяць (є 30-денний безкоштовний пробний період).

Як використовувати:

  1. Завантажити та запустити Zoom або розпочати конференцію просто з браузера (на сайті). Для входу можна використати Google-  або Facebook-аккаунт.
  2. Запланувати зустріч (конференцію).
  3. Надіслати запрошення учасникам – через електронну пошту або скопіювавши код зустрічі (URL запрошення).

Proficonf

Можна ділитися файлами, відео, аудіо, презентаціями тощо, є функція демонстрації екрану. Є також можливість створити простий графік або діаграму на віртуальній дошці онлайн просто під час конференції. Щоправда, безкоштовна версія передбачає тільки 2 учасників; щоб залучати до 100 (і отримати інші переваги, зокрема, запису конференції) – це коштує від $12 на місяць. Платформа доступна з будь-якого мобільного пристрою через веб-браузер.

Як використовувати:

  1. Зареєструватися.
  2. Створити «кімнату».
  3. Надіслати запрошення учасникам – вони зможуть приєднатися за посиланням, без необхідності реєструватися.

Microsoft Teams

Є функція безкоштовних групових і приватних аудіо- та відеовикликів для проведення нарад і веб-конференцій. Функції планування, створення нотаток під час нарад, спільний доступ до екрана, зберігання аудіо, відео, даних з екрану, автоматичного транскрибування. Можна надавати спільний доступ до матеріалів. Доступні версії для комп’ютерів та мобільних пристроїв.

Як використовувати:

  1. Створити обліковий запис Microsoft.
  2. Завантажити програму Teams.
  3. Запланувати онлайн-зустріч (за допомогою програм Teams або Outlook).
  4. Надіслати запрошення учасникам. Учасники приєднуватимуться, перейшовши за посиланням в електронному листі.

Працюйте продуктивно та будьте поряд із колегами – навіть на відстані.

Share on FacebookTweet about this on Twitter

Lost Password