Повернення на роботу після карантину: план дій

Опитування robota.ua показують: 80-90% компаній не збираються лишати весь штат працювати віддалено та чекають нагоди повернутися на робочі місця. Як безпечно та ефективно повертати команди в офіси після завершення карантину? Як зберегти фізичне та психічне здоров’я працівників? Як організувати HR- та бізнес-процеси в межах протоколу виходу з карантину? Шукали відповіді на онлайн-зустрічі, організованій robota.ua, Українською Асоціацією HR-професіоналів та SMART business.

Культура офісної поведінки під час пандемії. Медичний аспект

Єлизавета Плечиста, лікар-анестезіолог вищої кваліфікаційної категорії, клініка «Добробут», асистент кафедри анестезіології та інтенсивної терапії Київського медичного університету.

Всесвітня організація охорони здоров’я надала рекомендації щодо того, як розпочати заново роботу після карантину. Виділили три ризики:

Низький: робота без частого, тісного контакту з широкою громадськістю та колегами, клієнтами або замовниками.
Середній: робочі місця або завдання при тісному, частому контакті з широкою громадськістю або іншими співробітниками, відвідувачами, клієнтами, замовниками, підрядниками, але не потребують контакту з людьми, які підозрюються або заражені на COVID-19.
Високий: робочі місця або завдання з високим потенціалом для тісного контакту з людьми, яким відомо або підозрюється наявність COVID-19, а також контакту з предметами та поверхнями, можливо, зараженими вірусом.

Як захиститися працівникам, які повернулися працювати в офіс?

Гігієна рук. Регулярне та ретельне миття рук, обробка засобами, що дезінфікують, перед початком роботи, перед їжею, часто під час робочої зміни, особливо після контакту з колегами чи клієнтами, після відвідування ванної, після контакту з потенційно забрудненими предметами, перед торканням очей, носа чи рота.

Облаштуйте станції гігієни рук. Наприклад, засоби для миття та обробки рук варто розміщувати на робочих місцях, вони мають бути доступними для всього персоналу, підрядників, клієнтів та відвідувачів разом з інформаційними матеріалами для сприяння гігієни рук.

Респіраторна гігієна. Дотримання дихального етикету усіма співробітниками на робочому місці. Слідкуйте за тим, щоб на робочих місцях були доступні медичні маски та паперові одноразові хустинки для тих, у кого виникає нежить або кашель, а також смітники з кришками для утилізації.

Розробіть політику щодо носіння масок відповідно до національних рекомендацій.

Фізичне дистанціювання. Введіть заходи, щоб дотримуватися відстані не менше 1 метра між співробітниками та уникати прямого фізичного контакту з іншими людьми (обійматися, торкатися, тиснути руки), суворий контроль за зовнішнім доступом, керування чергою (маркування на підлозі, бар’єри).

Потрібно зменшити щільність співробітників у приміщенні (не більше 1 людини на кожні 10 м²), відстань не менше 1 метра одне від одного для робочих станцій та загальних приміщень: входи/виходи, ліфти, комори/їдальні, сходи, місця, де можуть відбуватися збори або чергування працівників, відвідувачів, клієнтів.

Очищення та дезінфекція. Очищення, використання мила або нейтрального миючого засобу, води та механічної дії, яка видаляє бруд, сміття та інші матеріали з поверхонь. Після завершення процесу очищення використовується дезінфекція для інактивації (знищення) збудників та інших мікроорганізмів на поверхнях.

Покриття, до яких торкаються часто, повинні бути визначені для першочергової дезінфекції (зони, які часто використовуються, ручки дверей і вікон, вимикачі світла, кухонні та харчові зони, поверхні ванної кімнати, туалети та крани, персональні ґаджети з сенсорним екраном, клавіатури ПК та робочі поверхні).

Працівники. Співробітників, у яких проявляються симптоми COVID-19, варто попросити залишитися вдома, самоізолюватися та звернутися до медичного працівника або місцевої інформаційної лінії COVID-19 для отримання консультацій щодо тестування.

Людям, які були в тісному контакті на робочому місці з особами, яким лабораторно підтвердили COVID-19, потрібно самоізолюватися протягом 14 днів з останнього контакту (відповідно до рекомендацій ВООЗ).

У разі виявлення особи, яка захворіла на робочому місці (є підозри, що в неї COVID-19), потрібно підготувати стандартні процедури, зокрема, розміщення особи в ізоляційному приміщенні, обмеження кількості контактів, використання засобів індивідуального захисту та виконання подальшого очищення та дезінфекції.

Рекомендацій щодо того, чи потрібно тестувати працівників перед виходом на роботу після карантину, ВООЗ не дає. Щодо температурного скринінгу: ви можете рекомендувати працівникам перевіряти температуру самостійно вдома або організувати станцію, де працівникам вимірюватимуть температуру перед початком роботи.

Також ВООЗ не дає рекомендацій щодо того, чи потрібно носити маски здоровим співробітникам (лише тим, у кого є ознаки респіраторного захворювання), але локальний протокол зобов’язує всіх дотримуватися режиму носіння масок.

Читайте ще: Як зберегти здоров’я та підготуватися до зустрічі з вірусом: 8 порад від експертів

Нові виклики для психічного здоров’я співробітників в організаціях

Анна Метельська, консультантка з психічного здоров’я в організаціях. Співзасновниця проєкту «Mental Health for Business» та першої всеукраїнської конференції «Mental Health and Emotional Wellbeing for Business»; членкиня Всесвітньої Асоціації Позитивної Крос-культурної Психотерапії (WAPP), Української спілки психотерапевтів (УСП).

Якщо говорити про психічне здоров’я в контексті організацій, то насамперед йдеться про ефективність та продуктивність, які дуже важливі для бізнесу.

У контексті карантину все частіше ми чуємо термін VUCA (нестабільність, невизначеність, складність, двозначність (неясність)). Практикам, які зараз будуть виводити бізнеси з карантину, варто звернути увагу на позивний аспект VUCA-світу (нестабільність переводити в бачення; невизначеність – в розуміння (люди повинні розуміти, що відбувається, знати нові правила роботи, розуміти, як працювати далі); складність – в ясність (відкритість); двозначність – в адаптивність (гнучкість)).

На цьому етапі надзвичайно важливі адаптивність, стресостійкість та відновлюваність (resilience). Якщо працівник стикнувся зі стресом і зміг завдяки своїм внутрішнім ресурсам, позитивному настрою усвідомити уроки, які ця ситуація принесла, зробити висновки та відновитися – це допоможе йому психологічно зростати.

Як важливо мислити та що робити в організації, щоб співробітники менше турбувалися і стресували?

Формувати атмосферу довіри та підтримки.
Розвивати навички психологічної відновлюваності: провести рефлексивні групи для відреагування та поновлення ресурсності.
Усвідомити організаційні та особисті стресори та вчити керівників та співробітників з ними справлятися ефективно.
Вчитися давати зворотний зв’язок (не тільки керівник-співробітник, а й рівний-рівному).
Розвивати внутрішній локус контролю замість зовнішнього.
Знижувати токсичність (сарказм, тролінг, газлайтинг, булінг).
Знижувати перфекціонізм та кару за помилки.
Ввести практики вдячності.
Проводити на постійній основі практики усвідомленості (майндфулнес).
Забезпечити підтримкою тих людей, кому це потрібно.
Особлива увага керівникам: персональна підтримка коуча зі здоров’я, психолога чи консультанта з психічного здоров’я.

Читайте ще: Стаємо сильнішими: топ-12 антикризових HR-інструментів

Дії HR і лідерів в умовах посткарантину

Ірина Муродшоєва, проєктний менеджер Реформи державного управління, Мінекономіки.

Хто за що відповідає зараз? HR швидко вирішує проблеми, сканує нову реальність, створює новий сенс лідерства. Лідер – формує нові сенси, підтримує культуру, дає енергію, адаптує до нової реальності, дає приклад нової поведінки.

Протокол виходу з карантину бізнес-школи INSEAD. Маленькі кроки (baby steps) до досягнення результатів

До вересня фокусуватися потрібно не на результатах, не на прибутку, не на тому, що зараз потрібно переглянути всі плани та перейти до їх виконання, фокус – на прогресі та піклуванні про людей. Згодом важливо вибудовувати чіткі плани щодо бізнесу, сфокусуватися на тому, що можна зробити до кінця року, винагороджувати досягнення та оцінювати результати співробітників.

Протокол виходу із карантину від Мінекономіки:

Короткі етапи Марафону виходу з карантину (тиждень-два).
Комунікувати (говорити те, що людям необхідно знати щодо наступного етапу і всього процесу; ділити комунікацію на два блоки «така, що підтримує» та «до виконання»).
Дати людям змогу говорити (збирати запитання і давати відповіді щотижня в Google Forms, SurveyGizmo, MonkeySurvey, працювати зі стресом та нівелювати домисли й плітки).
Навчати поведінці в нових умовах (супроводжувати візуальним менеджментом: навчальними відео, плакатами про те, як мити руки в офісі, користуватися кухнею, зустрічати постачальників).

Також наразі важлива політика робочих місць (не повинно бути гнучких).

Першочергові процеси для перегляду:

Яка комунікація від лідерів необхідна і що потрібно змінити?
Як будуть проходити ваші зустрічі?
Як будуть проходити співбесіди?
Як тепер курсує кореспонденція між контрагентами та вами?
Як відстежувати продуктивність?
Яких процесів можна позбутися, а які – додати?
Як зміниться ергономіка та клінінг в офісі?

Запис онлайн-зустрічі «Робота після карантину: план дій»: