Корпоративний портал досить часто позиціюють як рішення для розвитку внутрішньої культури та залучення співробітників компанії. Проте його функціонал може бути значно ширшим. Що як завдяки корпоративному порталу ви б могли збільшити продуктивність ваших співробітників, покращити їхнє віртуальне робоче місце і надати додаткові інструменти ефективності? Про ці та інші неочевидні функції корпоративного порталу, спільно з колегами зі SMART business, розповідаємо у цій статті. 


Корпоративний портал як основа digital workplace


Digital workplace – це віртуальна форма традиційного офісного середовища, що включає інструменти спільної роботи та взаємодії співробітників. Враховуючи стрімкий розвиток технологій та перехід до гібридного формату праці, компанії по всьому світу почали посилено працювати над вдосконаленням цифрового робочого місця співробітників.


Серед основних причин інвестувати в розвиток digital workplace бізнес вбачає: підвищення продуктивності, зменшення офлайн-витрат, покращення комунікації та співпраці, підвищення гнучкості та безпеку даних. І якщо у 2020 році розмір ринку програмного забезпечення digital workplace оцінювався у 22,7 млрд дол., то до 2026 ця цифра очікується на рівні 72,2 млрд дол. (ресурс: MarketsandMarkets).


Що стосується корпоративного порталу, то його вважають фундаментальним при побудові digital workplace. Все через те, що таке рішення здатне об’єднати велику кількість цифрових інструментів в єдиному середовищі. На прикладі корпоративного порталу SmartPoint Intranet пропонуємо розглянути деякі з них: 


Персональний кабінет, де кожен співробітник може проглянути інформацію про виплати та кількість днів відпустки. Там також міститься корпоративний та індивідуальний календар і доступ до бази знань.




Персональні сервіси співробітника з доступом до своїх завдань та статусом заявок, що ним оформлені.




Структура компанії та пошук контактів з доступом до організаційної гілки, довідника співробітників та мапи офісів.




      


 


Звичні інструменти корпоративної взаємодії, серед яких: корпоративна стрічка новин, календар подій, фото та відеогалерея.




 




Сукупність цих базових елементів робить корпоративний портал зручним та зрозумілим інструментом, незалежно від кількості співробітників у компанії. Це місце, де кожен працівник може знайти необхідну інформацію, контролювати своє завантаження та займатися плануванням. 


Але як щодо продуктивності? Чи здатне таке рішення скоротити час на виконання рутинних задач співробітників та підвищити їхню персональну й загальну ефективність? Розбираємо далі! 


7  інструментів продуктивності в корпоративному порталі


Як ми вже зазначали, задача корпоративного порталу не лише систематизувати процеси та підвищити залученість співробітників, а ще й стимулювати збільшення продуктивності. Як цього досягти? Наші колеги зі SMART business знають відповідь, адже вони не тільки успішно впроваджують корпоративний портал SmartPoint Intranet своїм клієнтам, а ще й самі ним активно користуються.


Про досвід використання власного HR-рішення ІТ-компанією SMART business ми розповідали у минулому матеріалі, а зараз пропонуємо повернутися до додаткових інструментів продуктивності на корпоративному порталі. Серед таких:


 Канбан для наочного відстеження прогресу


Як показує практика, карткове представлення task management є візуально зручнішим і краще структурує процеси виконання завдань. У канбані, реалізованому в SmartPoint Intranet, одразу на плитці можна проглянути деталі кожного завдання, його статус, виконати фільтрацію за датою виконання, тобто дедлайнами, пріоритетами або автором завдання. Зміна статусу завдання відбувається через перетягування карток між відповідними стовпцями. 




Загалом це крутий інструмент як для керівника, так і для виконавця, адже допомагає команді організувати роботу з урахуванням наявного завантаження кожного співробітника. Користувачі можуть відстежувати в одному вікні завдання, що призначені на нього, та завдання, що були призначені ним на колег.


 База знань та конструктор сторінок 


В порталі міститься корпоративна база знань, де кожен співробітник знайде необхідні матеріали для навчання, які зручно структуровані у вигляді дерева категорій та підкатегорій. До того ж користувачі можуть створювати власний центр компетенцій і завантажувати необхідні йому матеріали до окремого розділу. 


Щоб довго не шукати потрібну інформацію, що зберігається у корпоративній Базі знань, користувачі можуть відмітити такі файли як «Обране», і вони автоматично відобразяться у вкладці персональної Бази знань. Для кращого розуміння, це працює на кшталт формування Read List у додатках електронних книг. 


Ще одним з інструментів, що пришвидшують передачу важливої інформації співробітникам є конструктор контентних сторінок. З його допомогою HR-фахівець або інший користувач з правами доступу адміністратора може створювати та наповнювати будь-яку кількість нових розділів найбільш актуальним контентом (обов’язкові документи, інформація про відпустки, чи корисні інструкції). Це допомагає оптимізувати робочий час співробітників.


 Спільна робота в межах порталу


Інструменти спільної роботи в SharePoint Intranet дозволяють співробітникам сумісно працювати над файлами в режимі онлайн, відстежувати історію змін в документах та використовувати різні шаблони сайту під потреби команди.


А наступні 2 пункти будуть особливо цікаві користувачам Miсrosoft Teams та Microsoft Outlook.


 Доступ до порталу з Microsoft Teams


Багато компаній використовують Microsoft Teams щодня, адже це потужний інструмент корпоративних комунікацій, завдяки якому організації підтримують постійний зв’язок зі своїми співробітниками. Тож для того, щоб заощадити час і надати користувачам максимальну кількість інформації в єдиному вікні, команда SMART business вбудувала корпоративний портал в Microsoft Teams. 




Синхронізація з календарями Microsoft та кольорові фони для подій


Персональний календар в порталі синхронізований з календарями користувачів у Microsoft Outlook і Microsoft Teams. Не важливо, з якого вікна ви плануєте зустріч – чи то календар Outlook, чи Teams – дані про подію з’являться в Персональному кабінеті порталу. Це значно спрощує взаємодію співробітників щодо планування зустрічей та відвідування необхідних заходів, зокрема, й корпоративних.  


Ще одним приємним, а головне – ефективним доповненням є кольорові фони для подій в календарі. Пам’ятаєте, колись для того, щоб не забути про важливі події, ми обклеювали робочі місця яскравими різноколірними наліпками? Розробники SmartPoint Intranet вирішили перенести цей досвід у digital workplace, адже візуальні акценти для багатьох із нас є важливим елементом сприйняття. Тому додали можливість присвоєння кольорового фону для різних категорій подій у корпоративному календарі. Наприклад, стратегічні зустрічі з топменеджментом позначені зеленим, daily meeting з командою – жовтим, а корпоративні тренінги – фіолетовим. Адже продуктивність, вона як і краса – в деталях 😊.




 Інструменти аналітики


Інтеграція корпоративного порталу з бізнес-аналітикою Power BI дозволяє переглядати аналітичні звіти просто з персонального кабінету порталу. Користувачі можуть самостійно налаштувати потрібну кількість звітів та дашбордів у своєму кабінеті та перемикатися між ними в єдиному вікні. Для зручності перегляду звітів можна налаштувати розмір візуального відображення області «під себе». 


 Мобільна адаптація порталу + додаток на Apple Store та Google Play


Щоб користувачі могли керувати своїм робочим місцем у будь-якому форматі, портал отримав адаптацію для мобільної та планшетної версії. Формат у мобільному браузері дозволяє так само повноцінно працювати з усіма матеріалами та функціоналом корпоративного порталу. 


Також хороші новини для прихильників мобільних застосунків. Додаток Microsoft SharePoint доступний для завантаження на Apple Store та Google Play. 


Хочете дізнатися більше про корпоративний портал SmartPoint Intranet? Залиште запит на персональну консультацію! 


Отримати консультацію


Про можливості масштабування і розвиток рішення


Якщо говорити про розширення можливостей порталу, то SmartPoint Intranet передбачає інтеграцію з іншим продуктом компанії, HR-системою SMART HCM & LMS. Безшовна інтеграція додає корпоративному порталу можливість отримувати дані щодо рекрутингу, адаптації співробітників, їхнього навчання та корпоративних заходів. Тобто, завдяки доданим модулям, ви бачитимете повну картину всього життєвого циклу співробітника всередині корпоративного порталу. Дізнатися більше про можливості та модулі HR-системи, ви можете на сайті продукту.


Загалом корпоративний портал SmartPoint Intranet постійно отримує нові можливості та актуальні оновлення. Все завдяки ретельному аналізу клієнтських та внутрішніх запитів. В пріоритеті залишається максимальна персоналізація порталу та збільшення інструментів продуктивності. Слідкуйте за актуальними оновленнями рішення на сайті або в соцмережах.


Читайте ще: Пʼять мобільних застосунків для підвищення особистої ефективності