Анна Клименко, фасилітаторка та співзасновниця консалтингової агенції Strategy-UP


Неефективні наради – найсерйозніша причина, що перешкоджає командній ефективності згідно з масштабним дослідженням, проведеним Human Capital Institute (HCI).


Ключ до підвищення ефективності ваших зустрічей – у високій залученості кожного учасника.


Говорячи про залучення, перед очима постає картина: співробітники уважно слухають одне одного, не дивляться у компʼютер чи телефон, ставлять питання по суті та дають відповіді без води, пропонують проривні ідеї. Активно беруть відповідальність за свій фронт робіт. І що важливо – вчасно завершують зустріч, встигнувши закрити всі пункти адженди та навіть написати протокол.


Так буває лише у кіно? Чи є компанії, в яких це «звичайне диво» дійсно існує?


Однозначно так! Давайте розберемося, чому залучення колег на зустрічі може бути низьким. І головне – як це виправити.


 Сенси


Причина. Запрошені учасники не знають про ціль зустрічі та навіщо обговорюється питання. А ще гадки не мають про результат, який очікується в кінці.  


Порада. У запрошенні на зустріч має бути ціль, адженда та бажані артефакти. З самого початку потрібно приділити час не тільки small talk, а ще й проясненню цілі та відповіді на питання щодо неї. У кого є «навіщо», той буде залученим. Тож після 5 хвилин з початку зустрічі в команди має бути чітке розуміння:


    

  • чому ціль зустрічі важлива;
    • 

  • що ми хочемо мати в результати зустрічі;
    • 

  • якими кроками ми прийдемо до цілі.
    • 



Існують компанії, в культурі яких дозволено відхиляти зустрічі в календарі, якщо вони надіслані без мети та адженди, навіть якщо це запрошення від директора. Можливо, і вам воно стане до вподоби?


 Вплив


Причина. Учасник зустрічі не розуміє, яке відношення він особисто або його відділ має до зустрічі. Тоді він не впливає на обговорення і не додає користі колегам.


Порада. На початку зустрічі, після прояснення сенсів, має відбутися прояснення для учасників щодо їх ролей. Для цього є проста вправа: кожний по черзі говорить одне-два речення у відповідь на питання «Сьогодні я тут для того, щоб…» або «Я готовий привнести у цю зустріч…».


Важливо, щоб ініціатор наради також розумів, навіщо запрошує колег. І був готовий пояснити свою думку, якщо колега не має відповіді.


Не бійтеся незручності такого запитання. Бо вже за кілька тижнів ви помітите більш ретельний підхід самих організаторів до вибору учасників зустрічі. 


 Повноваження


Причина. Керівники делегують співробітникам «піти» на зустріч, але не надають повноважень відповідати, пропонувати ідеї та брати на себе відповідальність за певні задачі. Такий співробітник де-факто рахується присутнім, але користі з нього мало, він марно втрачає свій робочий час. 


Порада. Можна ввести на всіх рівнях організації правило: делегуючи відвідання зустрічі іншій людині, керівник пояснює їй мету та дає чіткі повноваження. 


Якщо ціль делегування «бути в курсі справ та потім переказати інформацію» – керівник відхиляє запрошення та чекає на протокол зустрічі. Як перевірити, чи правило працює? Дивись пункт два: під час налаштування команди наділений повноваженнями співробітник дає чітку відповідь на питання «Сьогодні я тут для того, щоб…».


 Підготовка


Причина. Коли запрошення приходить безпосередньо перед зустріччю, поточна робота та брак часу не дозволяє підготуватися. Так, запрошені колеги не приносять з собою необхідних даних, або не встигають ознайомитися попередньо із надісланою інформацією. І вся команда втрачає сумісний час на те, що можна було зробити самостійно та асинхронно. 


Порада. Має бути чітка артикуляція очікувань від учасників зустрічі у самому запрошенні. Це може бути кілька категорій. 


Наприклад: «спеціально готуватись не потрібно», «потрібно підготувати інформацію, щоб надати свою експертну думку до обговорення», «від вас очікується виступ і потрібно підготувати інформацію» тощо.


Чим серйозніша категорія підготовки, тим більше часу ініціатор зустрічі має надати певним учасникам.


Самим же учасникам є сенс планувати у своїх календарях час на підготовку до такої зустрічі. Якщо його немає – все робиться в останній момент, не на найякіснішому рівні. 


 Балаган


Причина. На зустрічі немає ведучого. Це призводить до того, що одне й те саме питання обговорюється по кілька разів або розглядається тема, яка не стосується цілі зустрічі. А ще одні люди говорять багато і довго, інші – мовчать або перешіптуються. 


Порада. Для проведення ефективної зустрічі потрібен фасилітатор. Він бере на себе кілька ролей:


    

  1. На початку оголошує ціль та проводить налаштування команди.
    2. 

  2. Слідкує за аджендою та таймінгом.
    3. 

  3. Дає можливість висловитись всім охочим, при цьому кожен з них має однаковий час.
    4. 

  4. Резюмує ухвалені рішення та наступні кроки. 
    5. 



Фасилітатором зустрічі може бути одна людина або кілька колег, кожен із яких бере на себе певну роль. Це можуть бути різні люди, залежно від наради:


    

  • «Вартовий цілі». Слідкує за структурою обговорення. Якщо порушується питання, яке не має відношення до зустрічі – записує його та розміщує на спеціальний плакат «Парковку» для окремого обговорення в інший час.
    • 

  • «Вартовий адженди». Стежить за тим, щоб усі зазначені питання були розглянуті, а рішення по них – ухвалені. 
    • 

  • «Вартовий правил». Відповідає за узгодження з групою та дотримання правил, що допомагають зробити зустріч конструктивною. Наприклад, правило «2 хвилин» на висловлювання однією людино надає «вартовому» право зупиняти довгі монологи учасників.
    • 

  • «Вартовий протоколу». Фіксує рішення, погоджує їх формування протягом зустрічі та надсилає колегам на пошту. 
    • 



Зробити зустрічі результативними, а співробітників – залученими – задача кожного сучасного лідера. 


І чим більше людей в компанії будуть сповнені натхнення реалізувати цю задачу, тим швидше ваша команда вийде на новий рівень ефективної роботи.


Читайте ще: Нові підходи у стратегіях залучення персоналу