Робочі ситуації бувають різними. Інколи навіть найбільш відповідальні та сумлінні працівники порушують установлені в компанії правила. Так, працівник може запізнитися на роботу чи взагалі не прийти, може зірвати дедлайни або втратити важливого клієнта. Якщо ви дорожите своїм робочим місцем та професійною репутацією, то радимо за грандіозні огріхи написати лист-пояснення своєму керівництву. Як писати такий лист та чому він насправді важливий — далі в матеріалі.


Що дасть лист-пояснення?


Підкреслить професіоналізм та відповідальність


Такий лист покаже роботодавцю, що ви вмієте визнати свої помилки, взяти на себе відповідальність і знайти вихід із ситуації, що склалася. Не помиляється лише той, хто нічого не робить. Навіть якщо ваша помилка була значною і потребує не одного дня для вирішення, то лист із вибаченнями, поясненнями ситуації та окресленням можливих виходів із неї лише продемонструє керівництву вашу професійність.


Підтримає взаємну повагу


Повідомляйте про свою відсутність на роботі колег та керівництво заздалегідь. Це підкреслить повагу до них, усуне виникнення запитань щодо того, до кого звертатися, якщо виникнуть термінові питання. Відтак ви можете сподіватися на схоже ставлення до себе, коли комусь із колег знадобиться терміновий відгул. Так само лист-пояснення постфактум підкреслить поважне ставлення до колег та керівництва, адже ви шукаєте змогу перепросити, порозумітися та виправити помилки.


Стане чіткою інструкцією дій


У листі ви опишете, коли плануєте повернутися до роботи, як можете виправити ситуацію, що склалась, коли зможете віддати проєкт чи налагодити звʼязок з клієнтом. Керівник чи колеги, яким ви адресуєте лист, завжди зможуть зайти і подивитися важливу інформацію щодо термінів чи планів дій.


Як писати лист-пояснення?


Незалежно від причини, через яку вам довелося писати лист-пояснення, структура у нього буде схожа. Тож розповідаємо, з чого почати, коли викласти основні думки та чим закінчити такий лист.


Вітання


Традиційно розпочинаємо з привітання з усіма адресатами (чи з одним). Якщо ви пишете лист керівнику та колегам про те, що вас не буде завтра через сімейні обставини, то можна звернутися так: «Вітаю, колеги!» або просто«Вітаю!». Якщо ваш лист адресований лише керівнику, то краще звертатися за іменем: «Ольго, вітаю!».


Подяка


Якщо ви пишете лист-пояснення після того, як керівник, до прикладу, дозволив вам пропустити робочий день, то подяку можна висловити після привітання. «Щиро вдячний/вдячна вам за можливість розв’язати сімейні проблеми у робочий час». Якщо ж лист ви пишете для того, щоб відпроситися, то краще подякувати наприкінці: «Заздалегідь вдячний/вдячна за розуміння!». Те саме стосується вибачень щодо запізнень чи зірваних дедлайнів — подяку тут краще висловити після пояснення суті.


Пояснення причин


Далі переходьте до конкретного викладення причин вашої відсутності, зірваних дедлайнів чи непорозумінь з клієнтом. Ці пояснення мають бути чіткими, без «води» та виправдань. Вони повинні стисло передавати основну суть проблеми. Також тут можна вказати про ваші намагання перекрити помилку або відсутність. Наприклад: «На жаль, не міг/не могла бути присутнім/присутньою на цій важливій зустрічі через хворобу. Проте попросив/попросила Олега зробити нотатки та передати мені для кращого розуміння основних тез та ухвалених рішень на ній».


Кроки до вирішення


Далі окресліть, як ви пропонуєте виправити ситуацію, що склалась або компенсувати свою відсутність на роботі. «Я вже звʼязався/звʼязалась з клієнтом, ми домовилися зустрітися по обіді в ресторані та обговорити терміни та результати роботи. Окреслив/окреслила список альтернативних варіантів, які ми зможемо запропонувати. Додаю його у вкладенні. Також буду вдячний/вдячна за допомогу колег, які раніше працювали з цим клієнтом та краще обізнані в його вимогах». Якщо йдеться про пояснення відсутності наперед, то тут можна вказати, як ви зможете бути долученими до роботи: «Я хворію, проте продовжую працювати з дому. Зі мною також можна буде звʼязатися телефоном для нагальних питань: 097 012 34 56».


Подяка, вибачення, прощання


Наприкінці листа не зайвим буде ще раз перепросити та подякувати за розуміння. Далі попрощатися та висловити сподівання на подальший продуктивний звʼязок.


Не варто боятися писати такі листи, адже краще все самим пояснити колегам та керівнику, ніж залишити їм змогу малювати здогадки та складати хибне враження про вас.


   Тетяна Ковальчук, авторка медіаплатформи budni


Читайте ще: Як залишатися організованими, працюючи віддалено? 20 дієвих порад