Лайфхаки онлайн-онбордингу співробітників у 2021 році: кейс PeopleForce

Минулий рік став випробуванням для HR-фахівців – потрібно було дуже швидко перейти в режим онлайн-найму, онлайн-онбордингу, онлайн-адаптації. Зустрічі онлайн стали буденністю, і після багатьох місяців пандемії добре, якщо ви регулярно бачите співробітника під час відеоконференції з увімкненою камерою. Але ще складніше тим, хто знайшов нову роботу – і ніколи не зустрічав свого роботодавця наживо. Чи є такі співробітники у вас у команді?

У нас є. І єдине, що рятує в цій ситуації і наш HR-відділ, і новачків – програма онбордингу. Розповідаємо, як ми спростили собі життя, і як нові співробітники відгукуються про свої перші тижні в PeopleForce.

Чому процес онбордингу сьогодні слід сприймати серйозно?

Перші 3 дні в компанії показують, чи залишаться співробітники працювати тут на найближчі 3 роки, за даними SHRM. 69% опитаних у 2019-2020 рр. заявили про те, що програма онбордингу, введена з перших днів їх роботи, допомогла краще зрозуміти компанію, адаптуватися та звикнути до атмосфери.

Але водночас 88% компаній у світі взагалі не займаються або мало розвивають свої адаптаційні програми, як показує дослідження Gallup у 2020 р. Такий великий розрив між попитом і пропозицією можна пояснити тим, що більшість компаній навчилося імплементувати в свою адаптацію окремі елементи – welcome- pack, підтримку в перші дні новачка в команді, постановку цілей на перших 1-on-1 зустрічах, наприклад. Але через пару тижнів все сходить нанівець – новачок має сам розбиратися в тому, як що влаштовано в колективі і компанії, лише отримує рідкісні повідомлення від HR: «Якщо треба, дзвони». І так – це типова картина для 2020-2021, коли при відсутності особистого контакту в багатьох випадках зв’язок втрачається.

Що таке комплексний онбординг?

Комплексний онбординг – важливий. І зараз – більш ніж будь-коли. Це не одноразове спілкування на першому тижні роботи, а регулярний зв’язок з постановкою OKR, урахуванням залучення та ефективності на випробувальному терміні, з 1-on-1 зустрічами на декількох рівнях менеджменту. І, звичайно, з програмою адаптації, яка все це об’єднає.

Комплексним онбордингом ми називаємо покрокову програму, своєрідний «курс молодого працівника», після проходження якого в новачка не залишиться жодних питань щодо того, як влаштована команда, організаційна структура, бізнес, навіщо це все існує, куди звертатися і яку роль відіграє особисто він.

5 лайфхаків онбордингу, які спростять життя новачка:

Welcome-book, де прописані місія, цінності компанії, її історія, політика відпусток і вихідних днів, правила, графік, інформація щодо онбордингу та оффбордингу, контакти співробітників і відділів.
Ментор або office buddy, можливо, не з числа співробітників його ж відділу, який допоможе адаптуватися, підтримає і допоможе зрозуміти атмосферу і культуру компанії – HCI досліджував, що 87% співробітників успішніші, якщо у них є такий наставник.
База знань, де зібрані всі необхідні новачкові шаблони документів, інструкції, гайди і статті, книги для розвитку та інша інформація, яка є у вільному доступі для персоналу – і до неї можна повернутися в будь-який момент.
Таскер і месенджери з чіткою системою спілкування – наприклад, у PeopleForce ми спілкуємося в Slack, а дерево завдань компанії побудовано в ClickUp, який щодня оновлюється і ведеться усіма співробітниками.
Програма адаптації, де зібрані завдання і практичні елементи з вивчення процесу роботи – це квінтесенція всього перерахованого, щоб початківець не заплутався, який крок йому належить зробити наступним.

Круто, якщо у вас така онлайн-програма є, але якщо немає – сподіваємося, наш приклад надихне вас створити щось своє, унікальне і позитивне для нових колег.

Покроковий онлайн-онбординг: як це працює в PeopleForce

Особистий портал співробітника

У кожного новачка відображені всі дані, які допоможуть йому зорієнтуватися в системі, побачити накопичення вихідних і відпускних днів, прочитати останні новини компанії. А в розділі «Мої активності» відображаються останні завдання і лічильник настрою – можна вказати, в якому настрої знаходишся щодня, а система побудує графік. Якщо хтось із співробітників сумує тривалий час, це враховується – і з ним зв’язується HR-фахівець, щоб дізнатися, що трапилося.

Практичні завдання

Щойно співробітник потрапляє в систему, йому приходять завдання з онбордингу для виконання. До кожного завдання прописаний 3-денний дедлайн, але його можна відстрочити за необхідності. Співробітникові треба заповнити профіль, вибрати фото, підписати всі необхідні документи, познайомитися з командою і вивчити наш продукт, розуміння якого важливе для будь-якого новачка. До завдань можна повернутися, якщо щось забув. Всі завдання зберігаються в історії – можна повторно відкрити і навіть пройти заново.

База знань

У всіх є доступ до бази знань, де лежать документи і файли з корисною інформацією для відділів. Якщо співробітнику потрібен шаблон документа або будь-яка інша інформація, він у будь-який момент може зайти в базу й отримати все, що потрібно.

Відеогайди

Набагато простіше пояснити завдання, якщо попередньо по ним знято відеогайд – інструкцію, де наочно пояснюються дії. Це особливо актуально для компаній, у яких є продукт, і його необхідно поетапно вивчати – як у нас. Тому полегшуємо життя співробітникам, як можемо – по всім складним пунктам зняті відео, а посилання на них прикріплені до завдань в онбордингу. Пройшов – можеш дивитися далі, щось забув – повернися і подивися знову.

Організаційна структура і команди

Щоб новачки не плуталися, оргструктура відображається на вкладці співробітників, а в окремому меню можна подивитися, до якої команди відносишся, хто працює разом з тобою і хто керує вашою роботою.

Чи відрізняється такий онбординг від попереднього досвіду співробітників?

Замір Суяров, 1 місяць в PeopleForce

«Сподобалася загальна автоматизація цього процесу з вкрапленнями питань до керівника в незрозумілих мені місцях, що загалом значно економить час як співробітника, так і керівника. Завжди зрозуміло, що робити далі, що дарує тобі автономність вже на початкових етапах і дозволяє не розгубитися. У швидкості однозначно виграє з попереднім досвідом онбордингу. Також сама структура, оскільки в минулому вона в мене була хаотична, не знаєш, з чого почати, за що братися наступним, не було прозорості. Гейміфікація процесу класна, бачиш свій прогрес. Запам’яталися смішні меми в завданнях!»

Марія Кушнірук, 1,5 місяці в PeopleForce

«Якщо чесно, вперше стикаюся з продуманою і цілісною програмою онбордингу, тому можу відзначити тільки кращі моменти. Це зручно, швидко, все зібрано в одному місці і не треба по сто разів заглядати в різні чати і документи, щоб знайти одне з посилань, документ або текст. Раніше стикалася лише з негативним досвідом онбордингу – коли тобі в перший день показують тонну табличок і пересилають п’ятдесят посилань в телеграм, а ти змушений якось самостійно все це зберегти і запам’ятати».

Чому і як ми прийшли до такої програми?

Ми зіткнулися з тим, що кожному новачку на пальцях доводиться показувати, пояснювати, і кожен раз це потрібно робити заново, витрачати свій і його час.

«Проходити онбординг в одній системі, яка вже налаштована – набагато простіше. Швидше налагодити питання і навчальні моменти в одному місці, ніж змусити нову людину щось там відкривати, переходити за посиланнями на інші сайти і Google-документи. Такі моменти уповільнюють і ускладнюють роботу. А так – завдання і питання в налаштуваннях враховані, і людина з першого дня навчається швидко, грамотно і з користю для ефективності, особистої і командної».

Карина Коломієць, операційний менеджер PeopleForce

Чек-ліст нашого HR-менеджера

Щоб врахувати всі-всі моменти щодо онбордингу новачків у 2021 році, ми склали чек-ліст, де розписані докладні завдання за етапами адаптації – що необхідно виконати:

за тиждень до найму
на преонбордингу
на першому тижні
після першого місяця
після закінчення випробувального терміну

У нас завжди під рукою необхідні чек-лісти для оффлайн-співробітників і тих, хто працює у віддаленому режимі. До останніх ставлення особливе – 7 людей з нашої команди були найняті в період пандемії, і з більшістю ми поки що не бачилися особисто. Тому дуже ретельно стежимо, щоб все виконувалося вчасно.

Ось приклад з чек-ліста:
1 місяць:

Відстежувати проходження онлайн-онбордингу
Призначити 1-оn-1 після 1-го місяця роботи
– з HR-менеджером
– з лінійним керівником
Зібрати перші враження про новачка від команди
Проводити спонтанний зв’язок з новачком раз на тиждень
Проводити зустрічі з ввімкненою камерою
Відсвяткувати проходження онлайн-онбордингу

Завантажити шаблон можна тут

Які висновки ми зробили:

1. Адаптація в 2021 році неможлива без уніфікованого комплексного онбордингу. Йому необхідно приділити увагу, щоб підготувати всі необхідні матеріали та інструкції – максимально вкластися один раз і надалі тільки поповнювати новою інформацією.

2. Для онбордингу в 2021 році потрібні чек-лісти – добре, якщо у вас є список найважливіших завдань для HR.

3. Програма онбордингу – відмінний інструмент, щоб об’єднати розрізнені завдання в один зрозумілий усім процес, і, за відгуками наших новачків, він глобально полегшує входження в команду і роботу.

4. Важливо питати у співробітників зворотний зв’язок не тільки щодо робочих завдань та цілей, а й за впровадженими програмами адаптації, щоб розуміти, що подобається, а що – ні.

5. Важливо – спрощувати. Спрощувати бюрократичні процеси, з якими пов’язаний початок роботи, перші дні для новачка, спрощувати й автоматизувати те, що може бути автоматизовано. Особливо якщо це забирає багато ресурсів і часу, але життєво необхідно для залучення й ефективності співробітників – як процес онбордингу.