Хороша комунікація – це основа будь-якого успішного бізнесу. Коли комунікація між керівником та працівником є позитивною, їхні цілі, завдання та очікування збігаються. 


Кожен в організації – і менеджери, і працівники – зобов’язані працювати над своїми комунікативними навичками. Однак саме керівники повинні брати на себе відповідальність за цю сферу і дбати про те, щоб лінії комунікації залишалися максимально ефективними. Які існують помилки у спілкуванні між керівником і підлеглими та як покращити комунікацію? Основні тези зі статті The Do’s and Don’ts of Manager/Employee Communication – до вашої уваги. 


7 найпоширеніших помилок у спілкуванні між керівником і підлеглими


Пастка №1. Зосередження на слабких сторонах


Менеджери можуть піддаватися спокусі зосередитися на виправленні недоліків у роботі співробітників, особливо під час оцінювання та атестації, але також і в інший час. Такий крок змушує працівників відчувати, що вони ніколи не зможуть зробити все правильно в очах свого керівника, і це призводить до втрати інтересу до роботи.


Щоб уникнути помилки, говоріть про сильні сторони та призначайте працівників на посади, де вони можуть проявити себе природно. Робота, де людина постійно намагається подолати свої слабкі сторони, може бути не найкращим варіантом.


Пастка №2. Нехтування професійним розвитком


Іноді менеджери зосереджують усю свою комунікацію з працівниками на їхніх поточних ролях. Співробітники можуть відчувати, що керівник не розуміє їхніх прагнень і не буде працювати разом з ними над розробкою плану дій для досягнення цих цілей.


Щоб уникнути помилки, регулярно повідомляйте інформацію про професійний розвиток, наставництво та можливості навчання. Ця проста стратегія може підвищити залученість співробітників і знизити плинність кадрів.


Пастка №3. Бути неприступним


Коли працівники не наважуються говорити зі своїми керівниками, це призводить до помилок у роботі, низької залученості та високого рівня конфліктності. Така ситуація зрештою стає проблемою для керівника, який повинен контролювати ситуацію, що робить зайнятих менеджерів ще менш доступними.


Щоб уникнути помилки, відповідайте на запитання та електронні листи співробітників якомога швидше. Заплануйте регулярні командні зустрічі та зустрічі 1 на 1. Заохочуйте співробітників приходити до вас, коли їм потрібно щось обговорити.


Пастка №4. Бути незалученим


Деякі менеджери вважають, що їхня роль полягає у вирішенні ситуацій лише тоді, коли працівники вже не в змозі з ними впоратися. Але такий підхід віддаляє керівників від щоденних проблем, з якими стикаються працівники. Співробітники, починають відчувати, що менеджери не можуть або не хочуть допомогти їм у складних ситуаціях.


Щоб уникнути помилки, заохочуйте регулярне обговорення ролей працівників та їхню участь у цьому процесі. Менеджери будуть краще долучатися до вирішення проблем, коли вони виникають, а працівники – частіше звертатися за порадою до керівника.


Пастка №5. Надмірна залученість


«Мікроменеджери» деморалізують працівників, ставлячи під сумнів усі їхні рішення, надмірно прискіпливо перевіряючи всю їхню роботу та вимагаючи детальних звітів про виконані завдання.


Як уникнути помилки? Якщо корінь проблеми – невпевненість у завтрашньому дні з боку керівника, можуть бути корисними курси лідерства. Якщо працівники справді схильні до помилок, можливо, варто дозволити їм робити ці помилки – і «страждати» від відповідних наслідків.


Пастка №6. Виявляти песимізм


Оптимістичні менеджери надихають на прогрес та інновації, а песимістичні лідери шкодять моральному духу працівників.


Як уникнути помилки? Коли працівники звертаються зі скаргами до свого керівника, зосередьтеся на мозковому штурмі потенційних рішень, а не на співчутті. Співробітники оцінять додаткову увагу і будуть мотивовані застосовувати такий самий підхід до вирішення проблем у майбутньому.


Пастка №7. Використання пасивно-агресивної комунікації


Пасивно-агресивні менеджери приховують зворотний зв’язок за гумором, дають суперечливі вказівки та покладають провину на співробітників, залишаючи їх розгубленими, незадоволеними та відстороненими від роботи. Цей тип комунікації зазвичай походить від менеджерів, яким не вистачає навичок надання зворотного зв’язку чи критики.


Щоб уникнути помилки, організуйте тренінг з емоційного інтелекту для себе та всієї команди. Коли ви зрозумієте, як спілкуватися та надавати зворотний зв’язок, працювати стане комфортніше.


6 способів покращити комунікацію між керівниками та працівниками


Уникнення цих пасток недостатньо для забезпечення хорошої комунікації. Керівники також повинні вживати активних заходів для сприяння чіткій та відкритій комунікації між ними та їхніми підлеглими.


Зустрічайтеся щотижня


Щотижневі зустрічі допоможуть членам команди відчувати себе комфортно у спілкуванні одне з одним та зі своїми керівниками. Вони також дозволяють членам команди відкрито говорити про проєкти, над якими вони працюють, проблеми, з якими стикаються. Менеджери повинні підтримувати неформальний тон і органічно підтримувати розмову, переконуючись, що кожен може висловитись.


Регулярно проводьте зустрічі 1 на 1


Деяким людям важко спілкуватися в групах, тому хороший менеджер повинен створювати додаткові можливості для спілкування для своїх співробітників. Регулярні зустрічі 1 на 1 пропонують ідеальну можливість керівнику та працівнику поспілкуватися прямо. Незалежно від того, чи є ці зустрічі швидкими та неформальними, чи структурованими та офіційними, вони є можливістю для спілкування та співпраці.


Тримайте працівників у курсі подій


Багато працівників відчувають себе відірваними від рішень, які приймає керівництво. Інформування співробітників не лише покращує комунікацію, але й є простим способом побудови довіри та культивування спільної справи чи мети.


Будьте відкритими зі своєю командою


Деякі працівники вважають своїх менеджерів неприступними, але менеджери – це теж люди. Перебування на керівній посаді не означає, що ви повинні залякувати підлеглих. Будьте відкритими, коли члени вашої команди звертаються до вас за допомогою або мають запитання – зрештою, саме для цього ви й існуєте. Відкрите спілкування ґрунтується на довірі, і цей принцип працює в обох напрямках.


Використовуйте інструменти комунікації


Це може бути месенджер чи інтранет тощо. Використання правильного інструменту може значно покращити комунікацію між керівниками та працівниками. Додавання електронних засобів комунікації також полегшує спілкування для працівників, яким може бути некомфортно обговорювати питання віч-на-віч.


Запитуйте та надавайте зворотний зв’язок


Більшість людей не впевнені, наскільки добре вони виконують свою роль. Це може мати величезний вплив на їхню впевненість у собі, а згодом і на те, наскільки вони відкриті та безпосередні у спілкуванні. Одне з можливих рішень цієї проблеми – регулярно запитувати (і надавати) зворотний зв’язок про ефективність роботи. Позитивний чи негативний, чесний зворотний зв’язок дозволяє кожному знати, де він знаходиться, і прокладає шлях до відкритої взаємодії.


Які б методи комунікації не використовував керівник, все зводиться до відкритості та поваги. Коли ваші співробітники відчувають, що їх чують, вони відчувають, що їх цінують – а саме це і є основою хорошої комунікації.


Читайте ще: Як налагодити роботу гібридної команди? 5 важливих аспектів