Советы для работодателей

«Це не про контроль, а про ефективність»: Ольга Cідоріна, HR Operations у MacPaw про роботу команди на карантині

MacPaw пощастило: у нас уже був досвід віддаленої роботи. Усі члени команди мають таку опцію з першого дня і кількість віддалених днів збільшується на 20 днів за кожен рік співробітництва з MacPaw. Проте наразі вперше віддалено знаходиться вся команда.

Люди в MacPaw не прив’язані до стаціонарних комп’ютерів або специфічного обладнання. Можна забрати додому все, що потрібно: планшети, монітори, перехідники тощо. Головне – попередити системних адміністраторів.

З початком карантину слід було підготувати VPN до навантажень, а також інструкції для тих, хто не встиг його налаштувати до карантину. Щоб команда мала змогу підключитися до закритих ресурсів.

Також у нас активно йде робота над корпоративними правилами комунікації у Slack та пошті, щоб було зрозуміло, що та де варто писати. Серед онлайн-засобів комунікації були та залишаються: електронна пошта, чати у Slack, дайджест з новинами компанії, внутрішній подкаст, Confluence та Jira, деякі команди користуються Trello тощо.

Найскладніше, напевно, нашим котам. Ми дбаємо та годуємо їх під час карантину, але Фіксель та Хувер не розуміють, куди так швидко поділася вся команда.

Співбесіди в Zoom та адаптація за buddy-програмою

Логічно, що всі співбесіди нині проводимо лише по відеозв’язку. Спочатку ми експерементували з Google Hangouts, наразі тестуємо Zoom. На нашу ефективність це не вплинуло: швидкість найму не впала, а кількість потенційних кандидатів зросла. Команди рекрутменту та HR постійно синхронізуються. Головне – зберігати баланс та вчасно зупинитися, адже коли дім перетворюється з простору для відпочинку ще й на офіс, стає складніше стежити за розпорядком дня.

Віддалено адаптувати людину можливо. Можна навести багато прикладів компаній, які завжди працювали виключно віддалено, і робили це добре. Це насамперед технічне питання, а також звичка. З часом починаєш враховувати все більше специфічних для цієї форми адаптації процесів. І саме у віддаленій роботі є можливість поліпшити процеси. В оффлайн-варіанті є спокуса відпустити ситуацію та розраховувати на те, що співробітник сам зможе з усіма поступово познайомитися. В онлайн-варіанті процес адаптації має бути чітким та системним.

Віддалено адаптувати людину можливо. Це насамперед технічне питання, а також звичка

Із початком карантину ми додали нові зустрічі до онбордингу, на яких знайомимо нових членів команди з нашою культурою, продуктами, можливостями та сервісами. Зокрема розповідаємо і про те, чим HR-команда, як сервіс, може бути корисна.

Ще до карантину у нас існувала buddy-програма. Buddy – людина, що допомагає новачку адаптуватися в соціальному плані. Це не ментор, що має експертизу в тому ж домені. Він розповідає про внутрішню кухню, ділиться досвідом роботи, відповідає на питання про побут тощо. Після початку карантину ми додали нові поради для buddy, адже тепер фокус змістився на правильні онлайн-комунікації.

Розвиток триває онлайн

Хоча наразі більшість конференцій скасовані або перенесені на інші дати, це не означає, що команда не має можливості навчатися. Багато заходів перейшли в онлайн-режим, тож тих, хто бажає пройти навчання, ми продовжуємо підтримувати. Як допомогою порад доменних експертів для професійного зростання, так і бюджетом на навчання. Ми встигли провести віддалено і деякі внутрішні тренінги, наприклад, навчання для менеджерів з найму за компетенціями.

До карантину ми не практикували віддалені заняття англійською. Групи за рівнями збиралися в окремих кімнатах для переговорів і проводили урок з вчителем. Формат заняття залишився таким самим, проте тепер кожен вивчає англійську з дому.

Довіра та технології: як організовується робота команд

Кардинально нічого не змінилося. У цій кризовій ситуації в країні найнеобхіднішими є лідерські якості менеджмента компанії. Гарні лідери роблять усе необхідне, щоб команда залишалася продуктивною і працювала далі. Це не про контроль, а про ефективність: сенси в роботі, достатня кількість інформації, необхідні ресурси, моральна підтримка. З нового ми використовуємо інструменти, що допомагають кооперувати віддалено: інструменти для візуалізації, брейнштормів, відеозв’язку тощо.

Кілька порад щодо організації роботи, якими користуємося ми:

  • Довіра, а не контроль. У нашій культурі довіра завжди була важливою, тому, як і в оффлайн-форматі, ми не контролюємо роботу кожної окремої людини. Кожен відповідає за власну продуктивність.
  • Тримайте зв’язок. Рекомендуємо командам зідзвонюватися хоча б раз на день, щоб синхронізуватися, не втрачати комунікацію та не забути, як хто виглядає 🙂 Для відеозв’язку зручно використовувати Zoom, у ньому проводять: щоденні стендапи в продуктових командах, планування та ретроспективи, окремі зустрічі. Однак, оскільки кількість користувачів програми значно зросла, у Zoom знаходять усе нові вразливості в безпеці. Тому для передачі чутливої інформації його не використовуємо. Змінилося лише те, що тепер усе це проходить онлайн. Замість деяких зустрічей – листи в чатах або на пошті.
  • Експериментуйте та діліться досвідом. Оскільки це наш перший досвід, коли вся компанія перейшла в онлайн-режим, ми заохочуємо пробувати різні командні інструменти і ділитися досвідом ефективної роботи в окремому Slack-каналі.
  • Використовуйте технології. Ми практикуємо ті самі інструменти, але змінилися наші звички в їх використанні. Kanban-дошку HR-команди оцифрували, відтепер вона доступна у Trello. Для брейнштормів користуємося Miro. Усі питання тепер вирішуємо в чаті, Slack або Zoom. Відповідно, дзвінків та листувань стало значно більше.

Топи на зв’язку, командні коучі й Zoom-вечірка: як відбувається тімбілдинг

Команда MacPaw знає, що ми не проводимо жодних скорочень та готові допомогти в разі складнощів. Крім забезпечення базової безпеки, компанія турбується про зручність роботи, а також те, щоб люди бачили результати своєї роботи та її важливість.

Найскладніший момент – донести важливість того, що відбувається, до всієї команди у більш ніж 200 людей. Тобто коректно прокомунікувати необхідність нових процесів та розповідати про оновлення ситуації усій компанії. Тому стиль комунікації змінився на рівні всієї організації. Наприклад, ми частіше стали проводити АМА-сесії, коли можна відкрито або анонімно поставити будь-яке питання засновнику та СЕО, корпоративні дайджести також надходять частіше. Отже, ми мінімізуємо ризик, що у когось виникнуть додаткові переживання або страхи.

До командних коучів можна звертатися з індивідуальними запитами щодо підтримки та допомоги

Деякі команди грають у настільні ігри, хтось зідзвонюється і розмовляє про особисте. Навіть через звичайні робочі моменти можна розділити свої тривоги та переживання щодо карантину. Адже усі ми зіткнулися з одними й тими самими складнощами. У MacPaw є командні коучі, до них можна звертатися з індивідуальними запитами щодо підтримки та допомоги.

У нас проходила онлайн-вечірка в Zoom. Учасники мали поставити на фон те місце, де б хотіли побувати після карантину, та розповісти, чому саме там.

Спорт-менторинг та скриньки здоров’я: як компанія піклується про здоров’я команди

Ми організували доставку офісних крісел до домівок наших спеціалістів, оскільки спина при сидячій роботі страждає найбільше. Усі переваги роботи у компанії, такі як страхування, залишаються в повному обсязі. Хіба що тепер не можна з колегами попити каву з солодким на кухні.

Для нашої команди ми організували безконтактну доставку #MacPawCares Home Kit – пакунок допомоги та підтримки під час карантину, що включає:

  • набір одноразових рукавичок;
  • набір одноразових масок;
  • лимони та апельсини;
  • вітаміни;
  • антисептик.

Фізична активність під час карантину, на жаль, падає. Важливо пити воду, їсти більше овочів, звільняти раціон від солодкого, а свідомість – від важких думок. Окрім цих порад, наша менторка зі спорту та здоров’я замінила тренування у спортзалі на нагадування розім’ятися та відео-інструкції для віддалених занять.

У межах соціальних ініціатив MacPawCares ми дбаємо і про українське суспільство. Закупили 2000 захисних костюмів та 5 апаратів штучної вентиляції легень для українських лікарень, 2000 продуктових наборів для людей похилого віку, дітей АТО, а також людей з обмеженими фізичними можливостями; придбали пластик на сумму 50 000 грн та передали його та 3D-принтери компаніям, що за допомогою цього обладнання друкують захисні щитки для лікарів.

Баланс: особистий рецепт авторки

Я належу до кола щасливих власників собак. Собака дуже допомагає підтримувати баланс та формує розклад мого дня. Прокидатися та завершувати роботу необхідно в певний час, адже собаку необхідно вигулювати. Після вечірнього виходу намагаюся більше в цей день не працювати. На вихідних – відпочивати, не використовувати мобільний та інші пристрої. Сподіваюся, що для збереження балансу цього достатньо.

Share on FacebookTweet about this on Twitter

Lost Password