Наша шпаргалка предназначена для специалистов, не являющихся сотрудниками отдела персонала и занимающихся рекрутингом «вдобавок» к основным обязанностям – например, руководителям подразделений или организаций.

Часто руководители воспринимают свое участие в подборе сотрудников как рутинную и нервную, зачастую бесполезную или малоценную работу. Мы хотим этой «шпаргалкой» помочь вам структурировать информацию и рассказать о подводных камнях подбора персонала.

Правило 1. Всегда готовьтесь к собеседованию

Подготовка должна быть двусторонней – во-первых, важно четко структурировать информацию по открывшейся вакансии:

• Причина, по которой она открылась, какой функционал может быть предложен кандидатам и какое вознаграждение предлагается (материальное и нематериальное), особенности корпоративной культуры в компании и подразделении.
• Запишите ваши ожидания от будущего сотрудника, какие навыки и качества соискателя вы считаете первостепенными, а каким можно не придавать значения.

Во-вторых, полученные вами резюме на вакансию нужно внимательно просмотреть и рассортировать: неподходящим отправить отказ (не пренебрегайте этим, соискателям даже отказ важен для получения обратной связи), «сомнительным случаям» – наводящие вопросы (их можно зафиксировать на резюме), а положительных – пригласить на собеседование. Если у вас мало времени – составьте шаблон автоответа на портале по трудоустройству и автоматизируйте ваш труд.

Правило 2. Не опаздывайте на собеседование

Даже если вы задерживаетесь на совещании или другой встрече, постарайтесь точно оценить, сколько еще времени вы будете заняты, и сообщите об этом соискателю. В конце концов, он вам нужен так же, как и ему – работа в вашей компании. Кроме того, если кандидат работает и «вырвался» к вам в жестком цейтноте, любое промедление будет его нервировать, и создать непринужденную обстановку на собеседовании будет довольно сложно. Опоздать можно, если у вас изначально дискомфортная для сотрудников корпоративная культура, и вам нужно понять, сможет ли кандидат в ней существовать. Второй возможный вариант опоздания – проверка реакции кандидата на опоздание, если он идет на руководящую позицию – будет он управлять ситуацией или покорно ожидать. В обоих случаях ничего положительного в опоздании нет.

Правило 3. Составьте «оценочный лист» и используйте его на собеседовании

Четко структурировав функционал, напишите вопросы по «реперным точкам», которые вы будете задавать на собеседовании. Оптимально, если их будет до 10 штук и они будут полностью отражать уровень подготовки кандидата. Ответы можно писать на оборотной стороне резюме или составить оценочный лист, где будут прописаны не только «проверочные вопросы», но и личные качества, приоритеты в соискании должности, зарплатные ожидания. По структурированной информации после всех собеседований (а они могут иметь значительный разрыв по времени) вам будет легче и объективнее принимать решение.

Правило 4. На собеседовании нужно быть не только вежливым, но и доброжелательным

Вам как хозяину встречи не только приятно, но и выгодно быть дружелюбным – это помогает растопить страх собеседника. Любой соискатель волнуется перед интервью, поэтому важно начать собеседование с небольшой неформальной беседы (о погоде и природе) или рассказать о компании (подразделении, должности и т.д.) – что вам ближе по характеру. Кандидат преодолеет волнение, собеседование пройдет в более комфортной и, соответственно, плодотворной обстановке.

Правило 5. Не гонитесь за идеалом – он вам не нужен, и его не существует

Понятно желание руководителя получить «чудо-специалиста» для решения не только всех существующих, но и будущих задач. Тем не менее, важно вовремя осознать, что вам требуется специалист, который подходит для выполнения конкретных задач в вашей конкретной компании. Конечно, с возможностью и «запасом» для роста вместе с компанией. Нужно расставить приоритеты в требованиях и пожеланиях к будущему специалисту и трезво оценить их соотношение с существующим рынком труда. Возможно, чем-то придется поступиться.

Правило 6. Ответ кандидату в любом случае – обязательно!

Все руководители заняты, и все не любят сообщать плохие новости. Поэтому оптимальным выходом является составление стандартного письма об отказе и отправка его кандидатам, не прошедшим отбор. Даже если кандидат не подошел вам сейчас, не факт, что он не станет для вас желанным через несколько лет. Вот только у него может остаться негатив после вашей встречи, и тогда уже он откажет вам. Если вы понимаете, что можете пересечься с этим кандидатом еще не раз, то важно установить с ним по-настоящему профессиональные деловые контакты.

Правило 7. Формируйте базу на перспективу

Сегодня у вас вакансия, например, бухгалтера по зарплате, но еще одна сотрудница бухгалтерии собирается в декрет через 3-5 месяцев. Проводя встречи и общаясь с кандидатами, смотрите вперед: если будет подходящий кандидат не на эту, а на будущую вакансию, расскажите ему о ней и будьте откровенны о возможных перспективах сотрудничества – это пойдет вам в плюс. Кроме того, если на конкурс пришел сильный специалист с качествами, необходимыми вашей компании, но у вас нет для него вакансии, все равно нужно с ним встретиться и обдумать возможность сделать ему предложение, если кандидат действительно ценен для вас. Ведь есть, к сожалению, вероятность того, что наш нынешний фаворит не пройдет испытательный срок – и это нельзя сбрасывать со счетов.

Подведем итог: если вы затратили пару часов на подготовку к собеседованиям (составили опросный лист и отсортировали резюме) и еще час на предоставление обратной связи до и после встреч, на интервью были пунктуальны и доброжелательны, информацию по результатам систематизировали – и результат поиска будет позитивным, и подбор персонала, оказывается, не такая уж страшная штука.

Комментарии экспертов

«Дельные советы. К ним хочется еще добавить такие:

1. Помните, что во время собеседования Вы – лицо компании и именно по Вас будут судить о том, какая компания. Оставляйте хорошее впечатление от собеседования, ведь правило шести рукопожатий никто не отменял и о Вашем собеседовании может узнать кто угодно – от Генерального директора компании, до будущего работодателя, куда Вы когда-нибудь захотите устроиться. Также стоит помнить о сайтах, где кандидаты, не довольные собеседованиями в подробностях описывают весь негатив и пишут, с кем они общались.

2. Забудьте о профессиональных качествах – оценивайте личность. Наличие профессиональных качеств – это пропуск кандидата на собеседование и их обычно видно уже из резюме. Потратьте собеседование на то, чтобы выяснить, какой человек сидит перед Вами. Какие у него ценности, способности, мотивы? Помните, Ваша команда строится не из должностей, а из живых людей. Выбирайте достойного члена команды, как если бы Вы собирали команду для похода в горы – надежность и поддержка здесь куда важнее умения собрать палатку.

3. Продавайте себя. Лучшие кандидаты получают лучшие предложения и выбирают из них то, которое по душе. Не упустите хорошего кандидата только потому, что Вы не смогли продать ему вакансию. Под продажей я, конечно же, имею в виду подробный рассказ о компании, отделе, команде, задачах, ценностях и так далее, а не попытку ввести кандидата в заблуждение.

4. Расскажите обо всех минусах, не говорите только о плюсах. Во-первых – кандидат все равно увидит все минусы и уйдет, если они неприемлемы, в первую неделю или месяц. Во-вторых, кандидат может не поверить Вам, если рассказали все плюсы и забыли о минусах и выбрать другое, более честное предложение».

Михаил Притула
Директор по персоналу, СТБ

«В нашей компании руководители, как правило, не проводят собеседования самостоятельно. Но за время совместных собеседований, я сталкивалась с различными недоразумениями, негативными и  комичными ситуациями.  Как следствие, появились «Основные правила проведения интервью руководителями подразделений», которые мы в обязательном порядке высылаем руководителям перед встречей с кандидатом, независимо от того, проводится она в присутствии рекрутера или нет:

«Уважаемые руководители, во время проведения собеседования, помните, что:

1. Кандидат должен рассказывать о себе 75% времени, а 25% – слушать и задавать вопросы. Необходимо дать возможность кандидату «продать себя», рассказать о своих ожиданиях, причине ухода с прошлого места работы и т.д.

2. У кандидата должно остаться позитивное отношение от посещения Компании, даже если в результате ему отказали в должности. Пожалуйста, постарайтесь не опаздывать на встречу без уважительной причины. Будьте доброжелательны, не перебивайте, умейте выслушать; не следует пытаться запугать кандидата, показать его некомпетентность, подчеркнуть отсутствие необходимых знаний или опыта.

3. На первой встрече можно уточнить пожелания кандидата по заработной плате, расспросить о мотивах, почему именно эта сумма и т.д. Но лучше воздержаться от обсуждения предлагаемой системы мотивации и конкретной суммы до момента принятия окончательного решения о кандидатуре.

4. Не сообщайте кандидату информацию, которая может носить конфиденциальный характер. Никогда не обсуждайте с кандидатом отрицательные, по Вашему мнению, стороны Компании. Это может повлиять на принятие решения кандидатом, кроме того,  информация негативного характера может повредить репутации Компании на рынке.

5. Не следует сообщать кандидату Ваше решение на первом интервью. Если кандидат понравился, необходимо время для того, чтобы взять рекомендации. Если кандидат не понравился, об отрицательном решении лучше сообщить в конце конкурса.

6. Не следует брать рекомендации с последнего места работы кандидата, если он еще работает. Рекомендации могут быть необъективны, а мы нарушим гарантии конфиденциальности, которые даем каждому кандидату. Подобные ситуации, как правило, заканчиваются тем, что кандидат отказывается от дальнейших переговоров.

7. И пожалуйста, не забывайте о том, что в начале встречи необходимо представиться кандидату (особенно если встреча проходит без специалиста по подбору). К сожалению, в некоторых случаях кандидаты так и не понимают, с кем общались».

Бучма Зоя

руководитель проектов по персоналу
АСК “ИНГО Украина”

«Функции подбора персонала часто ложатся на плечи руководителей, бухгалтеров  или администраторов небольших компаний. Обязанность не всегда простая, но может стать достаточно интересным опытом для представителей разных специальностей.

С чего начать? Конечно, с тщательного отбора резюме. И, чтобы фильтр был действительно эффективным, лучше потратить некоторое время, чтобы составить профиль должности. Обдумать, какими личностными и профессиональными качествами должен обладать кандидат, чтобы результативно работать на данной должности. Уже на этапе отбора резюме и первичного телефонного собеседования Вы сможете для себя определить, кого ищете.

Следующий этап – собеседование. В статье немало внимания уделено именно этому этапу поиска, потому повторяться не стану. Пара советов из личного опыта. Собеседование для большинства кандидатов событие важное, потому сопряжено с определенным уровнем стресса. Чтобы этот этап отбора был приятен (и полезен) и Вам, и кандидату, рекомендую превратить его в … интересную и ненавязчивую беседу. Если Вам удалось расслабить кандидата и подобрать нужные вопросы – собеседование может стать одновременно эффективным этапом подбора персонала и приятным опытом общения с разными людьми. Кроме того, руководителей часто беспокоит вопрос искренности кандидата. Если Вам удастся создать доверительную атмосферу  при встрече с соискателем, о вопросе искренности можно будет не беспокоиться. Очень сложно лгать человеку, с которым приятно общаться и без ухода от правды.

Важно обращать внимание не только на профессиональные качества соискателя, но и на его личностные характеристики. Этот работник станет частью команды, и ее эффективность во многом будет зависеть от того, как сотрудники смогут наладить общение.

Также нужно быть внимательным к мотивации соискателя. Даже если кандидат – профессионал с грандиозным опытом и высокими личностными качествами, он уйдет через месяц (а то и меньше), если не сможет получать от своей работы то, что для него важно, то, что будет двигать его дальше (абонемент в спортзал или комфортное рабочее место для кандидата порой значит больше, чем быстрый карьерный рост). Потому не забудьте при встрече  выяснить, что мотивирует кандидата.

Подбор персонала – важный, но от этого не менее увлекательный процесс. Процесс, который требует детальной подготовки и постоянного изучения нового (подбор может вестись на разные вакансии, в том числе и на отдаленные от Вашей основной специальности). Но для руководителя он важен еще и потому, что при умелом планировании является одним из способов повышения эффективности коллектива».

Светлана Болилая,
Консультант по подбору персонала
Staff Service