Профиль должности является важной частью построения системы управления персоналом. Этот инструмент лежит в основе большинства HR-процессов – таких, например, как планирование/подбор, оценка персонала, адаптация, мотивация, развитие персонала, построение организационной структуры, т.д.

Профиль должности – эталон

Используя профиль должности, можно систематизировать HR-процессы и существенно повысить свою собственную эффективность, снизить затраты используемых ресурсов (финансовых, временных, информационных, т.д.). Основное назначение профиля должности – определить эталон или стандарт должности. Вам не придется действовать наугад при проведении интервью, никто не сможет вас упрекнуть в субъективной оценке при отборе кандидатов, так как, используя профиль должности, вы сравниваете кандидатов с эталоном вместо того, чтобы сравнивать их между собой.

Пример составления профиля

Профиль должности может быть оформлен, например, в виде структурированной таблицы, где обязательными пунктами являются (см. Табл. «Профиль должности»):

• Описание должности (название, назначение, ее место в структуре, условия работы, перспективы развития, непосредственное окружение, подчиненность/наличие подчиненных, т.д.);
• Биографические и общие требования (образование, опыт работы, т.д.):
• Корпоративная культура (корпоративные ценности);
• Функционал (должностные обязанности, зона ответственности);
• Ключевые компетенции (знания, навыки, умения кандидата, способности, его личные качества и мотивация).

Табл. «Профиль должности»

Важно определить минимальный уровень соответствия должности. Можно взять за основу 4-балльную систему, где «0» – несоответствие требованиям, «1» – частичное соответствие требованиям, «2» – полное соответствие требованиям; «3» – превышение ожиданий.

Эталон – каков он?

Оптимально, если профиль должности существует на ключевые должности, хотя в идеале они должны быть для каждой должности в вашей компании. Нужно быть готовым выделить под эту работу достаточно времени, ведь от качества созданных профилей будет зависеть ваша последующая работа. Тем не менее, единожды потратив время на его разработку и внедрение, вам будет легче разрабатывать профили под новые должности, используя уже действующий шаблон.

Преимущества использования профилей

Безусловно, HR-менеджеры не могут самостоятельно разработать профили ко всем должностям в организации, не привлекая руководителей подразделений и отдельных экспертов. Поэтому HR-служба должна буквально «продать» идею создания профилей руководителям компании, привлекая их к совместной работе. Выгоды очевидны – руководителям придется меньше времени тратить на интервью с неподходящими или частично подходящими кандидатами, а HR-служба получит ценные ориентиры для поиска нужных кандидатов.

Кроме того, прописывая профили для сотрудников своих подразделений, руководители могут еще раз структурировать разделение функциональных обязанностей и зон ответственности и, как следствие, их переформировать, определить, кого нужно развивать, мотивировать, а с кем серьезно пообщаться.

Важно помнить!

При подборе персонала важно понимать разницу между понятиями «Профиль должности» и «Заявка на вакансию». Первый документ является частью системы управления персоналом в организации, он уже должен существовать до того, как будет подана «Заявка на вакансию». «Заявка на вакансию» создается на базе «Профиля должности», в ней руководитель указывает, какого уровня сотрудник ему сейчас требуется, выставляя в шкале оценки соответствующие параметры. Кроме того, руководитель может уточнить в Заявке такие детали, как: дополнительные требования к процессу поиска, отбора и оценки кандидатов; условия работы; будет ли поиск конфиденциальным, т.д.

«Заявка на вакансию» может быть внутренним или внешним документом – в зависимости от того, предназначается она для внутреннего рекрутера или для специалиста рекрутинговой компании. Форма Заявки, используемая в рекрутинговых компаниях, обычно гораздо больше тех, что используются во внутреннем HR, ведь внешнему исполнителю требуется больше информации о компании и о ее корпоративной культуре. Если говорить о рекрутинговой компании, то в этом случае важно получить детально заполненную клиентом «Заявку на вакансию», чтобы максимально точно понимать свою задачу и успешно ее выполнить.

Итог

Кроме того, следует помнить, что профиль должности – не только статичный документ. Поэтому при любых изменениях в компании (особенно глобальных) и изменении функционала сотрудников следует пересматривать и актуализировать соответствующие профили должностей. Иначе из рабочего инструмента профиль должности станет памятником самому себе.

Комментарий эксперта

“Относительно профилей должности – то у нас в компании документа с таким названием нет, но его родственник, должностная инструкция, очень рабочий документ и очень даже в ходу. Кроме стандартных описаний задач и зоны ответственности, он содержит требования к должности и список компетенций, какими необходимо обладать человеку, выполняющему эти обязанности. Причем, компетенции указаны с уровнями их выраженности. ДИ в ходу в подборе персонала, в обучении, в период оценки, а также важна для внутренних перемещений. Я не говорю уже о кадровой стороне дела”.