Кожен день приносить нові виклики, і саме здатність швидко й ефективно впоратися з ними визначає наш успіх. У цьому контексті використання популярних методів є важливим інструментом для оптимізації продуктивності та реалізації свого потенціалу.


Розглянемо сім надійних технік, які допоможуть вам не лише ефективно виконувати завдання, але й досягати високих результатів у будь-якій справі.


Метод швейцарського сиру


Креативний підхід до виконання завдань, який закликає фокусуватися на приємних і задовільних аспектах роботи. Замість того, щоб просто відзначати завдання у своєму списку, виберіть спершу ті, які принесуть вам радість чи задоволення (це можуть бути підзадачі у великій задачі). Мета полягає в тому, щоб розглядати кожне завдання як сир, а виконані підзавдання як невелику дірку в цьому сирі. Такий підхід допоможе створити позитивний настрій та відчуття задоволення від робочого процесу.


Метод «5S»


Система управління робочим простором і процесами, що розроблена в Японії. Основна ідея полягає в упорядкуванні робочого середовища та забезпеченні ефективності робочих завдань. Ця концепція базується на японських словах, що починаються з літери «S» й описують такі кроки:


    

  • Сортування. Визначення, класифікація та видалення речей, які заважають ефективній роботі.
    • 

  • Систематизація. Створення порядку й оптимізація робочого простору, визначення місць для зберігання робочих матеріалів й інструментів.
    • 

  • Чистота. Регулярне прибирання для забезпечення чистоти робочого середовища.
    • 

  • Стандартизація. Встановлення стандартів для підтримання порядку та чистоти (щоб підтримувати попередні принципи).
    • 

  • Самодисципліна. Виховання звичок і самоконтролю для дотримання попередніх стандартів (регулярна перевірка, підтримання впорядкованості тощо).
    • 



Система карток


Підхід допомагає ефективно використовувати час і систематизувати завдання. Базується на використанні невеликих карток або листочків для запису конкретних завдань. Ось деякі ключові етапи:


    

  • Запис завдань. Записуйте кожне завдання на окрему картку.
    • 

  • Пріоритети. Визначайте важливість маркерами чи кольорами.
    • 

  • Час. Розподіліть час для кожного завдання.
    • 

  • Виконання. Слідуйте плану, відкладаючи виконані картки (можна писати про виконання на зворотній стороні аркуша).
    • 

  • Оновлення. Періодично переглядайте та оновлюйте картки.
    • 

  • Нагадування. Використовуйте картки як нагадування для термінів і важливих подій.
    • 



Принцип Парето


Відомий як принцип 80/20, базується на спостереженні італійського економіста Вільфредо Парето. Згідно з ним, приблизно 80% результатів досягають за допомогою 20% зусиль. Основні ідеї використання принципу:


    

  • Пріоритизація завдань. Визначте завдання, які приносять найбільший внесок у досягненні ваших цілей.
    • 

  • Визначення ключових 20%. Визначте обов’язки та задачі, які становлять основну частину вашого успіху.
    • 

  • Ефективне використання часу. Приділяйте увагу тій роботі, яка приносить найбільшу користь.
    • 

  • Вибіркові завдання. При обмеженому часі вибирайте задачі, які мають найбільший потенціал.
    • 



Матриця Ейзенхауера


Інструмент, який допомагає приймати рішення та управляти завданнями на основі їх важливості та терміновості. Ця методика була вперше представлена колишнім президентом США – Дуайтом Ейзенхауером, у 1950-х роках.


Матриця виглядає як таблиця з чотирма квадратами, в яких питання розташовані залежно від їх нагальності. Квадрати розподіляють завдання наступним чином:


    

  • Важливі й термінові. Робота, яку треба робити негайно.
    • 

  • Важливі, але нетермінові. Справи, на яких треба зосередитися, але в неспішному порядку.
    • 

  • Термінові, але неважливі. Завдання, які можна відкласти або делегувати.
    • 

  • Неважливі й нетермінові. Робота, яку можна уникнути чи відкласти.
    • 



 Техніка Pomodoro


Назва походить від таймера у формі помідора, яким користувався Франческо Чірілло під час навчання. Основна ідея полягає в тому, щоб розбивати робочий час на короткі інтервали, відомі як «помідори», з короткими перервами між ними.


Основні принципи техніки Pomodoro:


    

  • Виберіть завдання, яке ви плануєте виконати.
    • 

  • Встановіть таймер на 25 хвилин і, не відволікаючись, працюйте над дорученням.
    • 

  • Зробіть паузу на 5-10 хвилин.
    • 

  • Після чотирьох таких завдань і пауз, зробіть довший відпочинок (15-30 хв).
    • 



Метод 2-хвилинного правила


Простий й ефективний спосіб управління часом і розвʼязання задач. Його суть полягає в тому, щоб приділити всього дві хвилини для вирішення конкретного завдання чи виконання конкретного кроку в процесі роботи. Метод допомагає уникнути відкладання справ на потім і зосередитися на невеликих, конкретних діях. Основні принципи методу:


    

  • Зафіксуйте завдання. Запишіть або визначте задачу, яку можна виконати за дві хвилини чи менше.
    • 

  • Одразу виконуйте. Якщо роботу можна виконати швидше, ніж за вказаний вище час, зробіть її одразу, не відкладаючи.
    • 



Впровадження цих технік допоможе вам оптимізувати робочий процес, збільшити продуктивність і досягати кращих результатів у виконанні завдань.


  Марія Приходько, авторка медіаплатформи budni


Читайте ще: Як навчитися помилятися? Поради, що допоможуть пережити невдачі на роботі і в житті