Розповсюдженою категорію працівників, анкетні дані яких змінюються, є, звісно, жінки, оскільки при розлученні або одруженні вони зазвичай змінюють прізвища. Тому внесення змін до кадрових документів ми розглянемо саме на такому прикладі. Але звертаємо вашу увагу, що у реальному житті змінено може бути не тільки прізвище і не тільки у жінки, а й інші анкетні дані – порядок дій у будь-якому випадку залишиться аналогічним. Тож працівниця змінила прізвище у зв’язку зі вступом у шлюб і і переходом на прізвище чоловіка,  отримала паспорт з новим прізвищем і довідку органу податкової служби (картку платника податків) про запис у Державному реєстрі фізичних осіб.


Написання заяви про внесення змін у кадрові документи


Для внесення змін у кадрові документи доцільно, щоб працівник подав відповідну заяву.


                                                              


Директору


                                                              ТОВ «Дніпро»                   


                                                                          (назва підприємства)


                                                              Парасочкіній Ксенії Вікторівні


                                                                              (П. І. Б. керівника)


                                                              Хоменко Ольги Миколаївни,   


                                                                            (П. І. Б. працівника)


                                                              секретаря керівника        


 


ЗАЯВА


 


У зв’язку з реєстрацією шлюбу, обміном паспорта і переходом на прізвище чоловіка «Плохенко» прошу у всіх документах підприємства внести відповідні зміни.


До заяви додаю: копію паспорта*;


                                   копію свідоцтва про шлюб;


                                   копію картки платника податку**.


 


27.11.2015                                                                                Хоменко


 


* Якщо особа під час укладання шлюбу (розірвання шлюбу) змінила прізвище, то на першій сторінці паспорта громадянина України робиться відмітка про те, що зазначений документ підлягає обміну. Такий обмін має бути здійснений у місячний строк.


** Фізичні особи зобов’язані подавати органам державної податкової служби відомості про зміну даних, які вносяться до облікової картки платника податку або повідомлення (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку у паспорті), протягом місяця з дня виникнення таких змін.


Обліковим карткам фізичних осіб, які на момент набрання чинності Податковим кодексом України зареєстровані у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків та інших обов’язкових платежів, присвою­ються номери, що відповідають ідентифікаційним номерам платників податків — фізичних осіб.


До заяви потрібно долучити копії нового паспорта, картки платника податку та документа, на підставі якого змінено прізвище (ім’я, по батькові). Такими документами є свідоцтво про шлюб, свідоцтво про розірвання шлюбу, рішення суду про розірвання шлюбу, свідоцтво про зміну імені. Зразки вказаних свідоцтв затверджено постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження зразків актових записів цивільного стану, описів та зразків бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану» від 10 листопада 2010 року № 1025.


Для отримання, обміну паспорта і вклеювання до нього нових фотокарток громадянин подає документи і фотокартки не пізніш як через місяць після досягнення відповідного віку чи зміни прізвища, імені або по батькові.


 Видання наказу про внесення змін у кадрові документи


Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім’я, по батькові і дату народження виконується роботодавцем за останнім місцем роботи на підставі документів та з посиланням на їх номер і дату:


— паспорта,


— свідоцтва про народження,


— свідоцтва про шлюб,


— свідоцтва про розірвання шлюбу,


— свідоцтва про зміну прізвища, ім’я та по батькові тощо


 


Порада:


Хоча згідно пункту 2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Наказ Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58  підставою для внесення змін до трудової книжки є будь-який з цих документів, доцільно її проводити після того, як працівник надасть новий документ, який посвідчує особу (паспорт), і картку платника податку, оскільки саме паспорт є документом, що посвідчує особу. На підставі паспорта та інших документів, зокрема свідоцтва про шлюб, кадровою службою видається наказ, а відтак вносяться зміни до кадрових і бухгалтерських документів.


 


 ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ


«ДНІПРО»


НАКАЗ


30.11.2015                                м. Київ                                         111-К


 


Про внесення змін


у зв’язку зі зміною прізвища


 


Хоменко Ользі Миколаївні, секретареві керівника, у зв’язку з реєстрацією шлюбу і обміном паспорта, змінити прізвище на Плохенко Ольга Миколаївно. Внести зміни в облікові документи.


Підстава: зава Хоменко О.А.. від 27.11.2015;


копія паспорта;


копія свідоцтва про шлюб.


 


Директор                             Парасочкіна                    К. В. Парасочкіна


 


З наказом ознайомлена


Плохенко О. М. Плохенко


27.11.2015


 


Датою внесення змін в облікові дані вважається дата реєстрації наказу. Одна копія наказу долучається до особової справи працівника, друга — передається у бухгалтерію.


Перебування працівника у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку не припиняє трудових відносин з роботодавцем, тому не може бути перешкодою для внесення змін у його облікові дані.


 


 Внесення запису в особову картку працівника


 


ОСОБОВА КАРТКА ПРАЦІВНИКА


    

  1.  ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ
    2. 



 


                          Плохенко


    

  1. Прізвище Хоменко Ім’я Ольга     По батькові Миколаївна    
    2. 



    

  1. Дата народження «22» серпня 1980 р. 3. Громадянство Україна 
    2. 



<…>


    

  1. Родинний стан неодружена одружена 
    2. 







Ступінь родинного зв’язку (склад сім’ї)


 

П. І. Б.


 

Рік 


народження





чоловік


 

Плохенко


 

1978


 






Юрій Петрович














 


 11. Місце фактичного проживання (область, місто, район, вулиця, № будинку, квартири, номер контактного телефону, поштовий індекс) м. Київ, вул. Дорогожицька, буд. 80, кв. 49, 04112 


 12. Місце проживання за державною реєстрацією м. Київ, вул. О. Дорогожицька, буд. 80, кв. 49, 04112 


Паспорт: серія ЕЕ № 418095, ким виданий Шевченківським РУ ГУМВС України в місті Києві, серія ЕТ № 325012, виданий Шевченківським РУ ГУМВС України в місті Києві, дата видачі 26.08.1996    25.11.2015


<…>


Якщо зміни даних відбулися у працівника-чоловіка, то їх заносять і в розділ ІІ «Відомості про військовий облік» особової картки працівника.


Пам’ятайте, що зміну щодо прізвища працівника потрібно внести і до книги обліку руху трудових книжок, проводиться вона за аналогією з внесенням змін в анкетну частину особової картки форми № П-2.


 


Внесення запису до трудової книжки


Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім’я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.


 


КНИЖКА






Прізвище Хоменко змінено на Плохенко у зв’язку з укладенням шлюбу.


Підстава: свідоцтво про шлюб

І-КК № 325012, видане відділом РАЦС Головного управління юстиції у м. Києві 07.11.2015


Інспектор


відділу кадрів Коваленко Ю. П. Коваленко


30.11.2015


ИЗОБРАЗИТЬ ПЕЧАТЬ

АА № 407394


ИЗОБРАЗИТЬ ГЕРБ


 


Трудова книжка


 


Прізвище          Хоменко                                  


                               Плохенко                                


                                                                                   


                                                                                   


Ім’я  Ольга                                                          


По батькові   Миколаївна                                       


Дата народження   22 серпня 1980 р.       


(число, місяць, рік)


Дата заповнення «25» листопада 2005 р.


 


Підпис власника книжки  Хоменко


 


Підпис особи, відповідальної

за видачу трудових книжок


           Смирненко               


(розбірливо)


ИЗОБРАЗИТЬ ПЕЧАТЬ







 


Розірвання шлюбу, здійснене органами державної реєстрації актів цивільного стану, засвідчується свідоцтвом про розірвання шлюбу, зразок якого затверджує Кабінет Міністрів України.


Розірвання шлюбу, здійснене судом до набрання чинності Законом України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» від 1 липня 2010 року № 2398-VI, тобто до 27 липня 2010 року, підлягає державній реєстрації в органі державної реєстрації актів цивільного стану, про що видається відповідне свідоцтво.


На сьогодні документом, що засвідчує факт розірвання шлюбу, є відповідне рішення суду, яке набуло законної сили.


 


Внесення змін у трудові договори


Роботодавець може укласти з працівником письмовий трудовий договір, а також договір про повну матеріальну відповідальність. Після зміни прізвища працівником та видання відповідного наказу у вказані документи також вносять відповідні заміни.


Зміна вноситься у всі частини договору, де вказано прі­звище (або інші дані, які змінюються) працівника. Зміни вносяться таким чином: однією рискою закреслюються колишні дані і записуються нові, у кінці тексту договору вносять запис про те, на підставі якого документа в договір унесено зміни. Записи про зміну даних працівника проводяться як у примірнику роботодавця, так і в примірнику працівника.


 


ТРУДОВИЙ ДОГОВІР № 526-2015


м. Київ                                                               «13» лютого 2015 року


 


Товариство з обмеженою відповідальністю «Дніпро» (далі — Роботодавець) в особі директора Парасочкіной Ксенії Вікторівни, що діє на підставі Статуту товариства, з одного боку, та Хоменко Ольги Миколаївни (далі — Працівник), з другого боку, уклали цей трудовий договір про таке:


<…>


 


    

  1.  Адреси та реквізити Сторін
    2. 



 






РОБОТОДАВЕЦЬ


 


Товариство з обмеженою відпові­дальністю «Дніпро»


01001, м. Київ, вул. Т. Шевченка, буд. 1


ЄДРПОУ 12345678


ІПН 123456789100


Свідоцтво платника податків № 11112222


Р/р 11223344556677

в АКІБ «УкрСиббанк»


м. Київ, МФО 200213


 


Директор Парасочкина К. В. Парасочкина


 


ИЗОБРАЗИТЬ ПЕЧАТЬ

ПРАЦІВНИК


Плохенко


Хоменко Ольга Миколаївна


Домашня адреса: 01001, м. Київ, вул. О. Теліги, буд. 28, кв. 49


Паспорт: серія ЕЕ № 325012, виданий Шевченківським

РУ ГУМВС України в місті Києві 26 серпня 1996 року


Ідентифікаційний номер 1234567890


 


Плохенко  О. М. Плохенко


 


паспорт серія ЕО № 325012, виданий Шевченківським РУ ГУМВС України в місті Києві 19 листопада 2015 року


 







 


Зміни внесено на підставі наказу від 30.11.2015 № 111-К.


 


Інспектор


відділу кадрів            Ю. П. Коваленко


30.11.2015


ИЗОБРАЗИТЬ ПЕЧАТЬ


Оскільки посадові інструкції на підприємстві розробляються для відповідної посади, а не конкретного працівника, переробляти інструкції у зв’язку зі зміною анкетних даних недоречно.