До річниці повномасштабного вторгнення росії в Україну редакція медіаплатформи budni підготувала спецпроєкт «Який воєнний HR-досвід варто взяти у процеси після перемоги». 


Зібрали унікальний досвід різних роботодавців – з висновками про цей складний рік та сподіваннями на світле українське майбутнє. Своїми роздумами поділилися представники компаній Varus, SkyUp Airlines і Join UP!, Genesis та IDS Ukraine.




Очевидно, що цей складний рік змінив усіх нас і, звісно, ринок праці теж зазнав трансформацій. Ми навчились працювати в умовах тривог, екстрених і планових відключень, та вже адаптувались до цих реалій.


Я давно кажу, що гнучкість і спритність – найважливіші компетенції в складні часи. Що більше ми їх застосовуємо, то легше і екологічніше проходимо через труднощі.


Не всі ці вимушені зміни в робочих процесах є поганими. Ми однозначно пришвидшились в прийнятті рішень. Ми стали більш адаптивними та універсальними фахівцями та управлінцями. Як приклад, у перші тижні повномасштабної війни частина офісних працівників VARUS працювали в супермаркетах мережі. Вони координували роботу на місцях, інформували команду про ситуацію у наших магазинах і компанії в цілому, підтримували, спілкувались з персоналом і клієнтами.


У працівників офісу є можливість працювати віддалено. Комусь зручніше їздити в офіс, де є світло, зв’язок, офлайн-комунікація, а хтось працює із дому, знаходячись поряд зі своїми близькими. 


Варто зазначити, що ми робимо все можливе, щоб магазини працювали навіть за відсутності централізованого електропостачання. Також ці точки використовуються нашими працівниками як коворкінг, де вони можуть працювати у випадку відключення світла вдома.


За останній рік наша компанія ще більше почала приділяти уваги внутрішнім комунікаціям та роботі з персоналом. Щоденно ми працюємо з командами та керівниками у питаннях підтримання продуктивності співробітників. Керівники почали проходити індивідуальні коуч-сесії зі спеціалістом, проводимо тренінги на теми управління командою під час війни. Створили  програми круглих столів, де колеги можуть висловити свої болі та побажання, де їх вислухають і намагатимуться допомогти. Окрім того, з метою психологічної підтримки, ми мотивуємо наших працівників до розвитку нових навичок та отримання нових знань. Навчання під час майже безперервних травмуючих подій є дуже потужним джерелом ресурсів. Отже, ми намагаємось підштовхувати наших працівників до розвитку.


Ми реалізували  проєт «Психологічна підтримка», у рамках якого допомагаємо нашим співробітникам та їхнім близьким.


Ведемо розмови та надаємо рекомендації, як справлятися зі стресом, панічними атаками, знайомимо з техніками правильного дихання, як заспокоїти себе та навколишніх під час обстрілів. Особливо важливо це було зробити для співробітників магазинів, які продовжують свою роботу близько до лінії фронту – Нікополь, Марганець, Запоріжжя.


Треба прийняти: ми ніколи більше не будемо такими «як раніше». Ситуація ніколи не буде «як раніше». І тільки від нас залежить, чи станемо МИ нові кращими. Я знаю, що співробітники VARUS міцнішають і розвиваються щодня. Кожен окремо і всі разом! Наближаємо нашу Перемогу! 




Війна – це не нормально. Ми не маємо до неї звикати, але маємо адаптуватися. Саме розбудова UPfamily та розвиток команди як основи стійкості бізнесу стали опорами нашого руху вперед і допомогли нам не тільки вистояти, але й розвивати та масштабувати нашу діяльність. Процес був запущений ще під час пандемії коронавірусу у 2021 році та охопив чотири напрямки трансформацій: розвиток корпоративної культури, управління ефективністю, оновлення організаційного дизайну та розвиток менеджменту. Особливо приємно, що цей кейс був високо оцінений колегами та став запорукою нашої першості на міжнародному форумі HR-керівників HRO Today у Східній Європі.


Реалії навчили нас, що бізнес-системи потрібно будувати таким чином, щоб вони базово залишались «самостійкими», незалежно від того на які кризові ситуації потрібно буде реагувати завтра.


А згуртованість команди, адаптивність, стійкість та готовність приймати виклики є основою такого підходу. Пандемія та повномасштабне вторгнення тільки підтвердили це. 


У складні часи саме цінності та принципи стають тим фундаментом, який допомагає компаніям вистояти та продовжувати свій шлях розвитку. За будь-якої кризи наш вибір – шлях розвитку. Так було в часи пандемії, таку модель поведінки ми демонструємо зараз і її ж ми візьмемо з собою далі. Філософія «Growth Mindset» («гнучкого мислення») допомагає нам рухатись вперед попри непрості обставини. Ми продовжили свій курс з розвитку менеджменту, а також профільний розвиток спеціалістів з авіації та туризму. Подальше професійне зростання керівників буде однією зі складових успішного масштабування компанії. 


Також зараз особливо важливо піклуватися про емоційне та ментальне здоров’я: своє, керівників, команди, компанії. Ми цінуємо наших співробітників, підтримуємо постійний зв’язок з командою, проводимо one-to-one зустрічі. І особистий контакт лідера з кожною людиною у своїй команді є надважливою частиною такої взаємодії.


Комунікація – це зменшення невідомого. Прибираючи фактор невідомого, ми зменшуємо рівень стресу та страху.


Тому відверта комунікація зараз має ще більшу цінність на рівні команди. Тим більше, що ми працюємо з різних куточків світу, оперуючи в 7 нових країнах, зокрема у Казахстані, Румунії, Польщі, Молдові та країнах Балтії. А це вже зовсім інший рівень взаємодії між людьми, який має свої особливості – тісну співпрацю розподіленої команди, яка передбачає онлайн та офлайн формати роботи при цьому з різних міст та країн. І саме досвід налагодження результативної та продуктивної взаємодії розподілених команд може стати корисним для тих українських компаній, які планують ефективно працювати на нових ринках найближчим часом та після війни.


Разом це все дозволяє будувати не просто колектив, а нашу велику родину UPfamily. Саме відчуття причетності до чогось більшого дозволяє нам попри все рухатись вперед – працювати на підтримку країни та готуватись до нашої перемоги. Ми українська компанія, і пишаємося тим, що маємо можливість нести частинку України всьому світу. Це точно те, що ми беремо з собою в майбутнє та будемо масштабувати й після перемоги – показувати світ українцям, а Україну світу. Наша компанія не зупиняється і продовжує шукати таланти для нашої великої UPfamily. Адже попереду нас чекає багато роботи.




Genesis — це екосистема з 20+ продуктових ІТ-компаній. З початком повномасштабного вторгнення кожна з них знайшла найкращі практики для адаптації до складних умов. Декілька основних та дієвих ми масштабували на всі команди. Нижче — те, що ми плануємо зберегти й після війни.  


Постійна відкрита комунікація


Ми завжди приділяли увагу прозорим та добре побудованим комунікаціям — і у війну це зіграло нам на руку. Уже в перші тижні великої війни керівники відновили щотижневі чекпойнти, й ще раз впевнилися у правильності цього підходу. Зустрічі зі співробітниками стали більш особистими — вони починалися з короткого діалогу про справи та психологічний стан. Подібні дзвінки проводили й HR-менеджери. CEO компаній також збільшили кількість особистих  зустрічей з командами, а очільник Genesis Володимир Многолєтній регулярно розповідав про плани компанії через єдиний антикризовий канал у Telegram.


Цілепокладання


Одним із викликів для менеджерів стала мотивація команди. Пандемія підготувала бізнес до віддаленої роботи, проте повномасштабне вторгнення очікувано ускладнило робочі процеси. Тому керівники почали частіше проговорювати цілі команди та актуалізувати очікування від роботи кожного. Це про прогнозоване майбутнє — людина може спиратися на конкретні завдання та бути більш впевненою у своїй роботі. Правильні акценти допомагають показати причетність до спільного результату та окреслити шлях, який уже подолали.  


Допомога армії


З початку вторгнення ми зрозуміли, що централізована адресна допомога військовим ефективніша, ніж точкові ініціативи з пошуку спорядження та техніки. Тому запустили благодійний фонд Genesis for Ukraine. По допомогу можуть звернутися всі співробітники, які боронять Україну в лавах ЗСУ, їхні родичі та близькі. Станом на кінець 2022 року фонд виконав понад 1 500 запитів, а загальна сума донатів у фонд від співробітників і топменеджерів перевищила 16 млн грн. Крім того, Genesis активно допомагає державі задля якнайшвидшої перемоги.


Ці практики зарекомендували себе в часи найсильнішої турбулентності, тож ми плануємо зберегти їх і в мирний час.  




Головні зміни, що відбулись у 2022 році


Головним стало розуміння важливості швидкого реагування HR-команди на стресові ситуації, які виникали внаслідок війни та були пов’язані не тільки з робочими питаннями, але й з повсякденним життям. HR-спеціалісти стали не просто друзями, а саме тією опорою, яка необхідна під час війни, аби показати, наскільки сильними та сміливими ми є, та що переживання за колег і бажання допомогти можуть бути сильніші за страх.    


Лідерство


В кризові моменти команду необхідно об’єднувати та направляти, аби навіть під час зіткнення з таким негативним явищем, як війна, кожний співробітник розумів, що робити, куди бігти і як бути корисним. Тому HR-команда зайняла проактивну позицію, поставивши собі за мету задовольняти всі запити до того, як вони озвучені, максимально сприяти  згуртованості колег. 


Багатозадачність та наполегливість


Частина працівників IDS Ukraine з перших днів вступили до лав ЗСУ та ТрО. Інші колеги, крім того, що підхопили їхню роботу, почали активно допомагати з придбанням необхідного військово спорядження. 


Під час перших місяців війни придбати амуніцію для 146 колег, що пішли захищати країну, було вкрай важко через великий попит, що призвів до її дефіциту на ринку України. Тому вся команда HR стала своєрідними Шерлоками-Наполеонами, які використовували всі можливі шляхи пошуку екіпірування серед родичів, знайомих, зокрема, за кордоном, робили відправки під ключ, навіть в умовах відсутності транспорту та паливної кризи. Завдяки максимально оперативному пошуку, закупівлі та доставці шоломів, життя одного із колег було врятовано у перші ж дні активних бойових дій. Додатково HR-фахівці почали займатися виготовленням і тестуванням плитоносок та інших необхідних для захисників речей. 


Оптимізація процесів


Яскравим прикладом оптимізації є спрощення бюрократичних процесів закупівель коштом компанії, які вдалося значно скоротити та пришвидшити. В моменти, коли необхідно закупити шолом тут і зараз, аби врятувати чиєсь життя на передовій – немає часу на отримання всіх погоджень та слідування процедурам. Саме під час війни гнучкість, швидкість реакції та оптимізація є надважливими питаннями. 


Емпатія та Care management


На жаль, є випадки поранення та втрати кінцівок у співробітників, що служать. Аби підтримати потерпілих, люди, які найбільш близько спілкувались та разом працювали, закріплюються за ними. Їхня головна функція – максимальна підтримка у будь-яких проявах. Це і зустрічі, і різні смаколики, і подарунки, і забезпечення необхідними медикаментами. 


Завдяки таким крокам вдалося більше згуртувати колектив та зробити всіх дійсно великою сім’єю. 


Погляд на сферу HR після перемоги. Досвід 2022 року, який можна буде перейняти


В цілому ми можемо спостерігати, що під час війни відкрились якості, які будуть дуже корисні й після її завершення. Зі свого боку ми будемо робити все можливе, аби в IDS Ukraine HR-команда продовжувала займати проактивну роль, відстежувати всі потреби співробітників та задовольняти їх за допомогою підвищення рівня емпатії та щоденного аналізу станів, бажань та потреб. Нам важливо брати на себе більше, ніж вказано у посадовій інструкції, ми хочемо бути людьми-радарами, які відчувають потреби кожного і пропонують рішення до того, як людина звернулась по допомогу. Це, своєю чергою, впливає на мотивацію людей, на успіх бізнесу в цілому. 


Додатково ми плануємо розвивати напрям wellbeing. Це поняття включає декілька напрямів: ментальне та фізичне здоров’я, комфортні умови праці в офісі та віддалено, додаткові бенефіти у вигляді різних знижок. Плануємо створювати окрему експертизу в компанії, розглядаємо інструменти та будуємо стратегію. На сьогодні ми вже запустили психологічний курс з відновлення та допомоги, впроваджуємо гнучкий графік роботи, надаємо додаткові знижки на смаколики у кафе, спортзал, послуги хімчистки тощо. Трохи пізніше плануємо повернути заняття йогою в офісі. 


Зважаючи на те, що найважливішою складовою будь-якого бізнесу є люди, наша команда продовжить працювати над тим, аби співробітники були задоволені та відчували турботу, знали, що компанія – це велика сім’я, де кожний допоможе одне одному. Бо від стану людей залежить процвітання бізнесу. Тому порада, яку можемо дати будь-якій компанії – це переходити від формальних речей до людяно-орієнтованого ставлення та мінімізувати політики та процедури, фокусуючись на індивідуальному підході до кожного співробітника. 


Читайте ще: HR-підсумки 2022 та прогноз на 2023 рік від HR-директорки VARUS