Зміни на робочому місці часто є нормою. Багато HR-фахівців стикаються з опором змінам з боку працівників, коли починаються ініціативи щодо змін. Як наслідок, ці зміни можуть прийматися повільно та впроваджуватися менш ефективно, ніж передбачалося. 


Проте, зважаючи на безліч змін, які постійно відбуватимуться на робочому місці – від змін до підвищення рівня автоматизації, реорганізації, злиття, поглинання, – як HR може забезпечити успіх будь-якої зміни? Ділимося порадами зі статті Coping with Change in the Workplace.


Розуміння бізнес-обгрунтування змін


Першим кроком у кожній програмі управління змінами є розуміння бізнес-обгрунтування змін.


Мета бізнес-аргументації – визначити, чого хоче досягти компанія, обґрунтувати необхідність змін та їхні переваги для організації. Якщо коротко, бізнес-обгрунтування має створити основу для управління очікуваннями та запланованими результатами.  


Це також надасть HR-команді необхідну інформацію про зміни, щоб вони могли ефективно донести причини змін до організації. Комунікаційна стратегія буде ключовим фактором, що лежить в основі безперешкодного впровадження змін після того, як бізнес-план буде підписаний до реалізації. 


Дуже важливо, щоб HR-команда погоджувалася з контекстом пропонованих бізнес-змін. Це є гарантією того, що зміни є законними та в кінцевому підсумку принесуть користь організації. 


На етапі, коли HR-відділ підписав бізнес-кейс, наступні кроки включають представлення кейсу раді директорів або призначеному вищому керівному комітету, щоб отримати схвалення на подальше впровадження проєкту змін.


Визначте та сплануйте проєкт управління змінами


Після отримання дозволу на впровадження змін HR-команда повинна спланувати їх подальший хід. У плані необхідно врахувати такі важливі моменти: готовність бізнесу, вплив та часові рамки. 


Поряд з планом необхідно також враховувати цілі, завдання та мету змін. «Хартія змін», яка є відправною точкою, стане «Полярною зіркою» проєкту змін. Вона слугуватиме джерелом орієнтирів для тих, хто сприятиме та керуватиме змінами в бізнесі.


Сам план повинен бути детальним і всебічним планом проєкту, з чіткими часовими рамками, результатами та етапами, які тісно пов’язані з потребами бізнесу.


Критично важливими для успіху плану проєкту є визначення зацікавлених сторін, комунікаційний план і повний аналіз витрат і вигод, а також комплексний бюджет.


Комунікації із зацікавленими сторонами


Опір змінам може бути одним з головних перешкод на шляху до успіху проєкту з управління змінами. Проте одним з ключових чинників успішного впровадження змін є якісний комунікаційний план і стратегія.


Комунікація із зацікавленими сторонами має вирішальне значення для забезпечення прозорості плану проєкту для тих, на кого вплинуть зміни. Мета комунікації із зацікавленими сторонами – передбачити і згладити виклики та потенційні перешкоди на шляху змін, допомагаючи тим, хто зазнає впливу, впливає або отримує вигоду від запропонованих змін, зрозуміти контекст, переваги і долучитися до змін. 


Дуже важливо, щоб HR-команда визначила тих, з ким потрібно буде спілкуватися, а також основні методи та часові рамки комунікації. Комунікаційний план може очолювати безпосередньо HR-відділ або призначений керівник проєкту чи офіс управління програмою.


Призначайте співробітників-лідерів в управлінні змінами


Успішною тактикою, яку може застосувати відділ кадрів під час керівництва проєктом змін, є призначення співробітників-лідерів, завданням яких є сприяння плавному впровадженню плану змін. Співробітники-лідери – це ті, хто має вплив у колективі, а також ті, кого можуть торкнутися запропоновані зміни. 


Залучення цих ключових зацікавлених сторін до змін, що впроваджуються, дає хорошу можливість подолати будь-який потенційний опір змінам з боку колег і ширших груп зацікавлених сторін. 


Такий підхід також дає HR-відділу розуміння занепокоєння, яке люди відчувають щодо запропонованих змін. Прямий зв’язок між HR та зацікавленими сторонами є дуже важливим для полегшення підготовки до того, як ці занепокоєння можуть бути розглянуті та вирішені. Таким чином обмежуючи вплив опору змінам. Або, безумовно, бути готовими до того, щоб подолати опір заздалегідь. 


Іншими перевагами такого підходу є підвищення рівня прийняття змін і збільшення ймовірності того, що ті, хто бере участь у змінах, їх підтримають.


Надавайте своєчасні та послідовні оновлення щодо розгортання змін


Розуміння того, які можуть бути перешкоди на шляху змін – це одне. Але своєчасне та послідовне оновлення інформації про розгортання змін – це надійний спосіб забезпечити залучення зацікавлених сторін до процесу змін.


Оновлення в міру розгортання графіка добре працюють, коли вони є комбінацію оновлень комунікацій «один до одного» і «один до багатьох», якими можна ділитися. Надання послідовних оновлень за розкладом має подвійну мету: сприяти формуванню культури залучення, а також стимулювати зв’язок зверху донизу і знизу догори.


Оцінюйте в процесі роботи, рефлексія отриманих уроків є ключовим фактором


У всіх проєктах змін є уроки, які можна засвоїти на цьому шляху. Аналізуйте проєкт під час його розгортання, а також наприкінці. Обмірковуйте, що спрацювало добре, що можна покращити, а що не спрацювало взагалі. Це все важливі міркування для HR-спеціаліста та команди.


Вимірювання результатів та ефективності може бути чудовим мотиваційним інструментом.


Зміни – це безперервний процес, і після завершення одного проєкту змін майже неминуче розпочнеться інший.


Таким чином, аналіз отриманих уроків, який проводиться після завершення одного проєкту і на початку нового, дає змогу HR-команді оцінити, чи виправдав очікування проєкт і чи забезпечив він повернення інвестицій.


Висновок


Зміни залишатимуться константою на робочому місці. Хоча зміни не завжди є руйнівними і дискомфортними, вони часто можуть бути такими. Попри це, є багато переваг, які зміни можуть принести як компаніям, так і співробітникам. 


Впровадження більш ефективних методів роботи, оптимізація процесів, вдосконалення технологій та відхід від процесів, які забирають час, а не сприяють інноваціям, – всі ці програми бізнес-змін відомі тим, що вони сприяють покращенням, які дають ефект протягом багатьох років після впровадження змін. 


Читайте ще: Як корпоративний elearning створює сильних керівників? Приклади і рішення