robota.ua та Forum Group запустили серію партнерських матеріалів про те, як українські компанії різних напрямків адаптуються до роботи в умовах війни.


Ми поспілкувалися з Наталією Герман, фінансовою директоркою українського представництва компанії Alcon – світового лідера офтальмологічної індустрії.




Наталія Герман, фінансова директорка «Алкон Україна»


– Які кардинальні зміни сталися в компанії від початку війни?


– Щодо бізнесової частини – суттєвих змін зазнали і географія бізнесу, і логістичні процеси. Війна вплинула на підходи до планування бізнесу та прогнозування результатів. Щодо системи комунікації зі співробітниками – то можна сказати, що ми були певною мірою підготовлені. Дивно звісно, але дякуючи COVID-19, а точніше умовам, у які він загнав весь світ, на початок війни ми вже розуміли, який формат комунікацій будемо використовувати. Мені здається, що працювати дистанційно було складно два роки тому. От тоді це було реально дуже важко! Зараз же все простіше, є відпрацьований досвід. 


Основним каналом зв’язку всередині компанії для нас, напевно як і для більшості, став Telegram. До нього додані всі співробітники.


Використовується для вирішення різних питань. Від «Як ви? Всі цілі? Де знаходитесь?» та загального інформування всіх співробітників у перші тижні війни до основного каналу комунікацій – як для неформального спілкування, так і для вирішення різних питань. Це і збір коштів для потреб ЗСУ, і поради та контакти щодо пошуку житла для тих, хто щойно переїхав у більш безпечний регіон, і корисні лайфхаки воєнного часу, і поради, якщо захворіла дитина. Там ми ділимося радістю з приводу наших успіхів на фронті та сумуємо, коли приходять невтішні новини і просто з’ясовуємо поточні робочі питання. Також окремий чат є у кожного відділу. У рамках відділу ми організовуємо відеозустрічі для майже живого спілкування. Загалом усі ці механізми у сфері комунікацій налагодились швидко.


Тож усі разом ми змогли зосередитися на інших важливих питаннях – забезпеченні функціонування бізнесу і підтримки наших партнерів у нових умовах, зміні підходів до планування та ризик-менеджменту.


Ще у довоєнні та доковідні часи в компанії була практика надання співробітникам 1 дня на тиждень для роботи поза межами офісу. У постковідний період ця практика була вдосконалена і модель роботи офісу була гібридною – в середньому дистанційно 2 дні на тиждень і 3 – в офісі. Змішаний формат роботи не впливав на якість та продуктивність роботи, а співробітники почувалися комфортно. Наразі ми підтримуємо гібридний формат роботи. Зважаючи на наявний досвід, для певних категорій співробітників до кінця поточного року був узгоджений дистанційний формат роботи, якщо у цьому є потреба (мова йде про співробітників, які ще залишаються за кордоном). Інші офісні працівники, як правило, продовжують працювати у змішаному форматі – з офісу та дистанційно. Працівники відділу продажу та сервісного обслуговування зустрічаються з клієнтами, подорожують, звичайно беручи до уваги поточну ситуацію.


Безпека працівника – це перше правило.


– Чи змінилась географія співробітників і як це вплинуло на роботу?


– Так, звичайно, географія співробітників змінилась. Частина працівників виїхала за кордон. Були працівники, які на початок війни були за кордоном у відпустці чи відрядженні. Частина працівників переїхала у більш безпечні регіони всередині країни. Окрім цього, кілька наших співробітників наразі знаходяться в лавах ЗСУ. Всі ці фактори ми мали врахувати.


Ми провели оцінку територій та оцінку ризиків по них, врахували зміни у клієнтській базі (зменшення кількості активних клієнтів на територіях, прилеглих до місць активних бойових дій, певна кількість наших партнерів перевели свій бізнес з ризикових територій до західних областей). За результатами, ми зробили регіональний перерозподіл та перезакріпили їх за працівниками, які знаходяться в країні, беручи до уваги їх нове місцеперебування. В певних випадках вдалися до структурних змін – як-от зміна чи розширення спеціалізації співробітника. Ці зміни стосувались співробітників комерційних підрозділів – саме у випадку комерційної функції зміна географії співробітника є особливо чутливою. Щодо інших функцій – зміна географії та дистанційний формат роботи не вчинили суттєвого впливу завдяки раніше напрацьованому досвіду.


Кожен наш співробітник володіє унікальними знаннями та досвідом. Втрачати це ми, як компанія, просто не можемо. Ми дуже цінуємо кожного члена нашої команди й ту роботу, яку він робить задля досягнення загального результату. 


Тому, за підтримки керівництва, ми одразу вирішили, зробити все можливе, аби уникнути скорочення навіть однієї людини. Цей рік виявився не найкращим для бізнесу, але ми впевнені в нашій перемозі і в тому, що ситуація незабаром зміниться на краще.


Безпека наших співробітників і їхніх сімей для нас була понад усе, і компанія з розумінням поставилася до переміщення співробітників за кордон або в більш безпечні регіони всередині країни. Усім співробітникам без винятку була збережена заробітна плата, окрім того, компанія організувала додаткову фінансову підтримку, розуміючи, що облаштування побуту в нових умовах потребує додаткових коштів.


«Алкон» – міжнародна компанія і багато підтримки ми отримали від наших колег з сусідніх країн (Польща, Чехія, Румунія). Наші іноземні колеги з початком війни запропонували допомогу кожному співробітнику, який був вимушений поїхати з України. Від, якщо потрібно, особистої зустрічі на кордоні, до організації тимчасового місця проживання і надання речей першої необхідності. А ще колосальна моральна підтримка. Вся наша українська команда дуже вдячна нашим закордонним колегам за таку підтримку!


На сьогодні частина тих, хто виїхав за кордон, повернулись до України. Співробітники комерційної ланки стали до роботи практично в повному обсязі. Для функціональних співробітників до кінця року була погоджена можливість дистанційної роботи.


За 8 місяців війни нам усе ж таки вдалося зберегти трудові відносини майже з усіма співробітниками. Декільком співробітникам були запропонована робота у філіалах нашої компанії в інших країнах. Ми вимушено призупинили трудовий договір з кількома працівниками через їхні особисті обставини та бажання будувати своє життя за кордоном. Та ще є три співробітники, які зараз у лавах ЗСУ. Ми дуже пишаємося ними і дуже чекаємо на їх повернення! 


– Що, як керівнику, довелося робити вперше? 


– З огляду на класичне розуміння ролі керівника – створювати мотиваційний клімат для співробітників організації – нічого не змінилося. Змінилися фактори, що заважають працівникам бути зосередженими на своїй роботі, – в умовах воєнного часу це тривожність, страх за своє життя і безпека найрідніших людей, невизначеність тощо. Ці страхи притаманні всім нам без винятку, більше чи менше, але всім. Їх може відчувати іноді навіть керівник. Але не має права транслювати свою невпевненість своїм колегам.


Бути сильною заради команди та підтримувати мотиваційний клімат в команді, допомагаючи своїм колегам справлятися з надмірною тривожністю і страхом небезпеки – це, мабуть, і є те, що доводиться робити вперше.


Інколи це нелегко, маю сказати правду. Для мене великою підтримкою на початку війни, коли ситуація була найскладнішою, стали листи від моїх закордонних колег, колишніх колег і знайомих, багатьох з яких я не бачила і не чула дуже давно. Були співробітники нашої компанії, які не знали мене особисто, інколи листувалися з ділових питань, але з підпису в пошті знали, що я з України – всі ті слова турботи, підтримки і запропонованої допомоги дуже розчулили мене і зарядили впевненістю, що врешті-решт усе владнається і вірою в нашу Перемогу. Бо інакше бути не може. Ми, українці, не заслуговуємо на те, що відбувається, отже справедливість у вигляді Перемоги скоро прийде до нас. Я впевнена у цьому!


– Що зараз важливо для компаній?


– По-перше, продовжуємо піклуватися про співробітників і їхню безпеку. Люди – це основний ресурс для будь-якого бізнесу, це – найголовніше.


По-друге, пошук нових моделей бізнес-процесів та адаптованих під умови війни стратегій розвитку. Війна зруйнувала багато процесів, що існували, і зв’язків. Але якщо подивитися на цю ситуацію з іншого боку – періоди руйнувань дають і поштовх до переосмислення реалій, що існують, вдосконалення та створення нових ефективних моделей, розширення певною мірою.


По-третє, для нашої компанії підтримка зв’язків з клієнтами є важливою складовою нашого успіху на ринку. Живий контакт з клієнтами, особливо в такі непрості моменти, і максимально можливе виконання своїх зобов’язань по контрактах у ці непрості часи – запорука зміцнення довіри та лояльності до компанії та її продукції.   


Ми змогли переконатися на власному досвіді, що дивіденди від вибудованих відносин можуть бути дійсно суттєвими. Попри те, що війна внесла свої корективи, наші результати поточного року виявилися кращими за очікування, побудованими шляхом аналізу сухих економічних чинників саме завдяки згуртованості мотивованої команди і вибудованим клієнтським відносинам.


– Скільки співробітників повернулись до офісу?


– Досить багато функціональних співробітників ще працюють дистанційно, деякі це не повернулися до України. Наш офіс наразі оживає в середині робочого тижня, коли приїжджають до офісу для нарад і зустрічей комерційні співробітники, інженери й інші спеціалісти. Є певна категорія працівників, які вибирають офісний формат роботи, і їх стає більше з кожним днем. Я дуже сподіваюсь, що вже скоро кожен із наших працівників повернеться до офлайн-формату роботи, і кожен день робочого тижня буде наповнений людьми.


Я дуже хочу, щоб наш офіс знову був наповнений життям. Ми дуже старалися зробити його комфортним не тільки для роботи, а й для звичайного спілкування. Щоб співробітники могли ділитися своїми новинами одне з одним за обідом на нашій класній кухні або за чашкою кави на диванчику в лаунж-зоні. Що б було це спілкування, коли не просто працюємо разом, а обмінюємося новинами про своє життєве. Тому я дуже вірю у дві речі: перше – Перемога не за горами, друге – наша компанія повернеться до звичайного ритму офісного життя.


 Читайте ще: Phoenix Contact в Україні: робота під час війни, зміни в колективі та підтримка закордонних колег