Советы для работодателей

Як створити масштабний онлайн-марафон для обміну знаннями, мотивації, комунікації

Case-study онлайн-конференція HR Competencies Day відбулася 25 листопада 2020 року. Організатор заходу – HR PRO Association. Стратегічними партнерами виступили SMART business, ANCOR Ukraine, ЮФ «Василь Кісіль і Партнери», генеральний партнер – robota.ua.

Експерти в галузі HR ділилися досвідом компаній під час COVID-19 і планами щодо розвитку підходів, говорили, зокрема, про те, як підвищити ефективність роботи на ремоуті та кваліфікацію менеджерів у нових реаліях, життєвий цикл компанії, ролі HR тощо.

На основі виступів HR-експертів конференції редакція ПроHR підготувала серію публікацій.

Юлія Ряховська, директор департаменту підтримки бізнесу МETINVEST, розповіла про онлайн-марафон як метод залучення співробітників на ремоуті; як обрати формат марафону та його складові, з огляду на цілі компанії та ефективну мотивацію членів команди до участі в марафоні.

Олег Давиденко, директор департаменту корпоративних комунікацій МETINVEST, зупинився на шляхах комунікації, ролі амбасадорів у залученні співробітників до марафону, позиціюванні топ-менеджменту в процесі комунікації тощо.

Передумови виникнення ідеї

  • COVID-19: карантин та пандемія. З 17 березня 2020 року 5 000 співробітників компанії перейшли на віддалений режим роботи.
  • Запуск системи управління знаннями. Створення онлайн-майданчика для обміну досвідом, пошуку корисної інформації (документів, навчальних матеріалів, вивчених уроків), консультації в «Спільноті практиків».
  • Необхідність розвитку дистанційних форматів навчання. Навчання онлайн потребує розвитку спеціальних навичок як від співробітників, так і від методологів.

Бізнес-цілі 

  • Віддалена робота як новий формат роботи. Марафон для підготовки подальшого роллауту нового формату роботи.
  • Просування бази знань. Підвищення активності використання та наповнення контентом бази знань.
  • Адаптація для роботи в режимі карантину. Розвиток звички самоорганізації, обміну досвідом та безперервного навчання онлайн.
  • Well-being в період карантину. Підтримка емоційної стабільності співробітників, зниження ризику емоційного вигорання.
  • Удосконалення міжфункціональної взаємодії. Підтримка співпраці між підприємствами групи компанії.

Звідки брали теми

Балансна модель розвитку особистості (4 якості життя):

  • Сенс (віра, переконання, цінність, цілі та плани на майбутнє, мрії).
  • Стосунки/контакти (спілкування, традиції, сім’я, друзі, колеги).
  • Тіло (здоров’я, харчування, спорт, сон, відпочинок, гігієна).
  • Діяльність (робота, навчання, досягнення, фінанси, кар’єра).

Складові онлайн-марафону

  • Тематичні блоки знань: регулярні пости (про всі сфери, на які впливає COVID-19).
  • Спілкування в корпоративній спільноті (посилення відчуття причетності до спільноти компанії, створення емоційно позитивного бізнес-середовища).
  • Напрацювання звичок для ефективної роботи в нових умовах (завдання для пропрацювання персональних установок).
  • Мотивація та позитивні емоції (можливість впоратись з тривожністю в новій реальності за допомогою цікавих, різноманітних інструментів та гейміфікації).

Формати марафону

Навчальні пости:

  • 1 пост щодня.
  • Яскрава актуальна тема.
  • Теорія + мотивація + практичні інструменти.

Навчальні тематичні пости дозволяють легко передавати інформацію:

  • Звичні всім.
  • Формат подачі (як пости в соцмережах).
  • Яскрава подача матеріалу.
  • Практичні інструменти, які можна застосувати тут і зараз.
  • Привід обговорити тему в коментарях.

Завдання 2 типів:

Основні – дозволяють визначити переможця марафону (етапи):

  • Поділитися знанням (книга, курс, вебінар).
  • Пройти навчання.

Додаткові – дозволяють підняти динаміку в групі (завдання вихідного дня):

  • Фіто-фото вихідний.
  • А ким ти мріяв бути в дитинстві?
  • Наймолодший співробітник і кіт.

Завдання виводять учасників з пасивної позиції глядачів:

  • Потрібно докласти зусиль.
  • Поділитися результатом.
  • Подивитися на результат інших.

Найуспішніші формати марафону

Прямі ефіри

  • Трансляція в Teams 1 раз в 2 тижні.
  • Внутрішній модератор.
  • Тривалість: 30 хвилин.

Інтерактивність:

  • Краще запитання з групи в соцмережі.
  • Запитання з чату трансляції.

У прямих ефірах взяли участь 8 лідерів компанії: члени правління та генеральні директори підприємств. Кожен з керівників ділився своїми порадами, досвідом і особистими історіями на тему марафону. Вони виступали амбасадорами теми та привертали увагу до важливих аспектів сьогодення в реальності.

Challenge:

  • 500 годин в планці – вистояли 104 години.
  • 9 000 000 кроків до хвиль Португалії – пройшли 9 073 786 кроків.
  • Пройшли міста: Маріуполь, Запоріжжя, Кривий Ріг, Львів, Краків, Брно.

Спортивні завдання стали дуже популярними серед учасників марафону:

  • Спільна активність.
  • Принцип змагання.
  • Підведення проміжних підсумків.
  • Пізнавальні пости протягом челенджу.

Книжковий клуб:

  • Електронна бібліотека Alpina Digital.
  • 450 стартових підписок.
  • 1 зустріч (книга) в 2 тижні.
  • Тематичні пости в групі.
  • Обговорення книги з експертами.

Інтерактивний формат:

  • Вибір книги учасниками.
  • Запрошений гість.
  • Опитування.
  • Розіграші.
  • Обмін знаннями в клубі «Інсайт».

Книжковий клуб став логічним продовженням онлайн-марафону:

  • Спільна активність.
  • Обмін думками.
  • Пізнавальні пости протягом марафону.
  • Мотивація один одного на прочитання книги.

5 причин взяти участь у марафоні:

  • Структура та логіка. Чітко визначена ціль, яка важлива для учасників, логічна послідовність кроків на шляху до її досягнення.
  • Фан + знання. Кожне нове завдання дає не лише позитивну емоційну цінність, але й інформаційно наповнює учасників.
  • Причетність до корпоративної спільноти. Спілкування на онлайн-майданчику, віртуальні зустрічі з колегами, модерація обговорення актуальних тем, формування загальної думки та корпоративної ідентичності.
  • Гейміфікація. Механізм залученого змагання «Збираємо бали!»:

1 етап: спортивний челендж 500 годин в планці/9 000 000 кроків до Португалії.

2 етап: Knowledge sharing. Розміщення матеріалів у клубі знань «Інсайт», розміщення посилання на книгу або відеолекцію.

3 етап: навчання в онлайн-платформі «Пройди курс на Eduson»/Створення контенту «Мем літа».

  • Нагорода та визнання. Отримати нагороду та визнання колег за всі свої старання – безцінно!

Призи:

  • Подарунковий сертифікат на 400 меткоїнів.
  • Підписка на корпоративну бібліотеку «Альпіна» та Harvard Business Review.
  • Набір для барбекю.
  • Шампанське всім фіналістам.

Комунікації

Канали:

  • Viber (розсилки та корпоративний чат-бот).
  • SMS-розсилка.
  • Email-розсилки.
  • Корпоративна мережа Yammer.
  • «Очні» зустрічі в Teams.
  • Внутрішній портал і додаток.
  • Соцмережі.

Формати:

  • Анонси/інформаційні повідомлення.
  • Дискусії.
  • Дайджести.
  • Прямі ефіри та онлайн-зустрічі.

Що важливо?

  • Інформувати широко, але не перенаситити потік.
  • Таргетувати комунікації.
  • Враховувати поточні комунікаційні цілі та завдання в компанії.
  • Захоплювати та залучати.
  • Стимулювати UGC – контент, призначений для користувача.

Роль амбасадорів для залучення учасників

Амбасадори стали провідниками в просуванні марафону на етапі впровадження. Їхній думці довіряють співробітники, побачивши їх серед перших учасників марафону, багато хто виявив бажання приєднатися.

  • Пул амбасадорів складався з-поміж лідерів думок, членів правління та керівників департаментів.
  • За ними закріплювалася тема, яку вони могли презентувати в авторському пості, або запустити активність (опитування, челендж) на цю тему.

Позиціювання топ-менеджменту

Інтерв’ю в прямому ефірі з топ-менеджментом – це чесні та відверті бесіди з керівниками компанії на теми, які виходять за робочий горизонт. Прямі питання, відповіді на які будуть цікаві багатьом співробітникам. Діалоги без цензури на важливі теми в житті співробітника, керівника та групи в цілому.

  • Тема.
  • Регламент і повістка.
  • Залучення глядачів.
  • Імпровізація.

Мета:

  • Підвищити впізнаваність керівництва, ключових людей компанії.
  • Посилити позитивний імідж компанії та керівництва.
  • Створити умови для відкритої комунікації співробітників і керівництва компанії.

Результати марафону

  • У другому онлайн-марафоні вдалося зберегти загальну динаміку залученості учасників.
  • Активність більш цікава адміністративному персоналу.
  • Попри сезон відпусток і повернення в офіси, зберегли розмір аудиторії.
  • 25 підприємств брали участь у марафоні.
  • 8 спікерів прямих ефірів.
  • +340% активних користувачів Yammer після марафону.
  • +285% користувачів клубу знань «Інсайт».
  • 80% – рівень задоволеності комунікаціями в період карантину.

Фактори успіху

Зручний майданчик для неформального спілкування:

  • Можливість познайомитися з колегами з інших підприємств.
  • Безліч тем та форматів, кожен обирає, коли приєднається, наскільки бути активним.
  • Спільні цілі: 500 годин в планці, 9 млн кроків до Португалії.

Залученість керівників та лідерів думок. Можливість обговорити з топами, колегами з інших функцій та підприємств актуальні не бізнес-теми, почути думки експертів.

Актуальність тем. Завдання з’єднати бізнес-цілі з темами, актуальними для учасників. «Прикладні» знання набирали найбільше лайків.

Помірна складність завдань. Баланс складності: створити завдання, які розважають та вчать одночасно.

Що далі?

Інтерв’ю-блог. Інтерв’ю з керівниками – мікс медіа-форматів (прямі ефіри та інтерв’ю у запису).

Майбутні гості – топ-менеджмент, генеральні директори підприємств.

Майбутні теми:

  • Кроскультурність.
  • Розподілені команди.
  • Емпатія, емоційний інтелект.
  • Екологічне мислення.
  • Навчання в сучасному світі.
  • Досягнення цілей.
  • Наставництво.

Спільноти. Група FAQ Talks Insider:

  • «Прямий зв’язок» з топ-менеджментом.
  • Розкриття важливих і актуальних тем в компанії.
  • Управління змінами.
  • Відповіді на запитання, які часто ставляться.
  • Позиціювання топ-менеджменту.
  • Залучення співробітників до дискусії – в мережі та в прямих ефірах.

Книжковий клуб. Клуб корпоративної бібліотеки «Літера М»:

  • Вибір книги для спільного читання.
  • Тематичні пости в групі.
  • Онлайн-зустрічі клубу: обговорення клубу.
Share on FacebookTweet about this on Twitter

Lost Password