Як полегшити життя HR-ам: цифрова трансформація пошуку персоналу

У когось ще залишилися сумніви, що бізнес-світ стає все більш цифровим? Ця тенденція стосується не тільки документообігу чи бухгалтерії, а й такої «людяної» теми як HR-процеси.

Так, цифрова трансформація потрібна навіть у сфері підбору та утримання персоналу. Як «оцифрувати» рекрутерів, розповів Євген Бєлобров, product owner системи SMART HCM & LMS, що була розроблена для автоматизації HR-процесів у компанії SMART business.

Цифрова трансформація HR-сфери потрібна не усім компаніям. Але якщо ви знайдете себе у списку нижче, я впевнений – ця стаття буде для вас корисною.

Отже, автоматизація HR потрібна таким компаніям:

Компанії на стадії росту. За короткий період часу кількість персоналу збільшилася в кілька разів, і темпи не спадають.
Міжнародні компанії або ті, які покривають територію всієї країни. Особливо якщо процеси підбору персоналу контролюються головним офісом, а між філіями відсутня своєчасна комунікація.
Кількість заявок на персонал перевищує 5-7 на місяць. Навіть найвідповідальніші рекрутери можуть забути відреагувати на заявку або дзвінок кандидата у зв’язку з величезною кількістю рутинних операцій. А ігнорування пошукачів навряд чи позитивно вплине на бренд роботодавця.
Компанії, яким важливо знати ROI (ефективність інвестицій). Які сайти або інші канали пошуку кандидатів дійсно приносять користь організації.
Компанії, для яких важливий контроль процесів підбору та адаптації персоналу. Адже головна мета цифровізації – підняти процес на поверхню, зробити його планованим та контрольованим.

Якщо ви знайшли себе в переліку, пропоную зазирнути в історію і зрозуміти, завдяки чому стала можливою цифрова трансформація HR-процесів.

Ретроспектива

Першу в світі воронку продажів, славнозвісну Аїду, описав фахівець з реклами Е. Сент-Ельмо Льюїс. Це сталося в далекому 1898 і з того часу етапи, які проходить клієнт, не сильно змінилися: attention – увага, interest – інтерес, desire – бажання, action – дія.

До 2010 цю модель використовували виключно у відділах продажів, проте згодом прийшло розуміння, що воронка ідеально підходить для опису процесу пошуку нових співробітників.

Наприклад, рекрутери переглянули 448 резюме, серед яких достойними уваги здалися 44. Три пошукачі так і не відповіли на телефонний дзвінок, тому до етапу телефонного інтерв’ю дійшов 41 кандидат. Особисті інтерв’ювання були проведені 22 рази, у результаті яких 3 щасливчики отримали нову роботу.

Опираючись на попередній досвід та розуміючи конверсію із загальної кількості резюме у прийняті джоб-офери, компанія може завчасно передбачити час і бюджети, необхідні для пошуку кандидатів. Таким чином:

HR-и отримують завдання з реальними термінами.
Керівництво бачить «вузькі» місця воронки. Якщо найбільше кандидатів відсіюється після телефонного інтерв’ю, є привід змінити скрипт розмови.
Керівництво отримує можливість об’єктивно порівнювати співробітників HR-відділу. Якщо в одного рекрутера конверсія в нових співробітників складає 10%, а у його колеги – лише 4%, ймовірно, є сенс задуматися про профпридатність другого рекрутеру або ж зайнятися процесом його навчання.

Лише маючи контроль над процесом підбору персоналу, ми маємо змогу його вдосконалювати.

Як почати будувати HR-воронку?

Можна скористатися старим добрим Excel. А можна зробити крок у майбутнє і скористатися системою для автоматизації HR-процесів, де уся інформація представлена у вигляді зручних характеристик та графіків.

Наразі багато людей прагнуть скоротити кількість рутинних операцій, займаючись лише творчими завданнями і проектами. Одне із завдань, яке не до душі рекрутерам – публікація вакансій на сайтах пошуку роботи, такий собі monkey-job, коли один і той же текст копіюється і вставляється багато разів підряд. За рахунок інтеграцій з сайтами з пошуку роботи системи автоматизації HR-задач зводять цей процес до натискання однієї кнопки «Опублікувати». Рекрутеру залишається лише знайти правильні слова, які зможуть залучити потенційного співробітника. Відгуки на вакансію також можуть автоматично потрапляти в систему, запускаючи воронку підбору.

Розглянемо страшний сон HR-а: великий ритейлер проводить масовий набір персоналу. Вхідний потік заявок становить понад 1000 кандидатів – і навіть найдосвідченіший рекрутер розгублено хапається за голову. На щастя, на допомогу приходить автоматизація HR-процесів. На першому етапі відбору потенційним кандидатам надсилається анкета з профільними і базовими питаннями, на основі якої оцінюється компетенція кожного кандидата. На другий етап воронки потрапляють лише ті, хто набрав достатню кількість балів.

Читайте ще: Будущее наступает: 7 HR-трендов, которые больше не кажутся фантастикой

Перша комунікація – ключ до бренда роботодавця

Рекрутери мають чіткі плани з кількості закритих вакансій на місяць. Пошукач же зазвичай нікуди не спішить. Він ходить по співбесідах, обираючи між десятками пропозицій.

Це означає, що будь-яка комунікаційна помилка рекрутера може стати фатальною. Забули передзвонити, скасували призначену зустріч, прописали в офері не все, про що домовилися усно… І ось вас внесли в перелік ненадійних роботодавців.

Кандидат не бачить усієї картинки працевлаштування, але є 3 речі, за якими він складає перше враження про компанію:

Телефонна розмова з рекрутером.
Текстові повідомлення та комунікаційний процес у цілому.
Перша особиста зустріч з рекрутером та іншими колегами.

Щоб людський фактор не зіграв злий жарт з вашим процесом найму, його варто формалізувати й автоматизувати.

Як автоматизувати процес комунікації з кандидатом

Від запрошення на співбесіду та первинної комунікації з кандидатом залежить його враження про вашу компанію.

Рекрутеру необхідно, щоб кандидат вчасно і без проблем дістався на співбесіду. Чим точніше ви опишете йому розташування офісу, тим більше у вас шансів зустрітися в зазначений час. Наступна порада прозвучить банально, але чомусь багато компаній до сих пір її ігнорують. Додайте до адреси посилання. Це займає не більше 2 хвилин в Google картах. Якщо ж ваш офіс загубився в надрах промислової зони – напишіть додаткове пояснення. На таких дрібницях і будується довіра до компанії.

Відмова кандидату

Навіщо витрачати час на кандидата, якому ви вирішили відмовити, так?

Ні, не вірно. Саме такі кандидати і можуть зіпсувати ваш бренд роботодавця – користуючись сарафанним радіо або написавши негативний відгук. Тому відмовляти потрібно. Вчасно і без неоднозначностей. Тоді враження людини, що не пройшла відбір, будуть якщо не позитивними, то принаймні нейтральними. Вона зрозуміє, що просто не відповідала тій позиції, на яку претендувала.

Іноді HR-у достатньо одного погляду на резюме, щоб зрозуміти, що кандидат не підходить. Надсилати йому відмову одразу – погана ідея. Для цього в системі автоматизації HR-процесів є відкладена відправка листів. Прийміть рішення зараз – повідомте пошукача через 2 дні.

Читайте ще: T&D майбутнього. Тренд 1. Глобалізація

Довгоочікуваний джоб-офер

Відбулася взаємна симпатія, ви з кандидатом проговорили певні домовленості – список обов’язків, очікуваний рівень ЗП, бонуси. Щоб остаточно ощасливити кандидата і убезпечити себе від ризиків, потрібно ці ж домовленості прописати у джоб-офері. У більшості країн електронні листи визнані офіційними документами, тому листа буде цілком достатньо для формалізації домовленостей. Так ви зробите процес прозорим і застрахуєте себе від ризику непередбачених вимог кандидата після його виходу на роботу.

Перший робочий день

Кандидат пройшов усі етапи відбору, і став частиною вашої команди. Стрес – невід’ємний атрибут цієї радісної події: нова локація, нові люди і багато нової інформації.

Якщо зробити процес onboarding-а плавним і прозорим – значно збільшуються шанси того, що людина увіллється в колектив і не звільниться, так і не розібравшись в діяльності компанії.

Сучасні системи по управлінню HR-процесами пропонують покрокову естафету на перші дні в компанії.

Ознайомитись з офісом, з робочим місцем.
Отримати техніку.
Оформити документи.
Отримати необхідні доступи до ресурсів.
Ознайомитися з регламентами компанії.
Познайомитись з організаційною структурою.
Заповнити десяток анкет.
Побувати на першій зустрічі з ментором.

Це лише частина завдань, які значно полегшують життя новенького. За рахунок того, що всі процеси автоматизовані, з HR-ів знімається левова частка рутинних завдань.

Візуально це виглядає так: перші кілька днів новий співробітник повністю поглинений вивченням нової роботи. І проходить цей шлях самостійно. Щоб переконатися, що співробітник дійсно засвоїв інформацію, а не бездумно «проклацав» усі навчальні слайди, в системах можуть бути передбачені тести.

Система автоматизації HR-процесів дійсно може забрати на себе рутинні задачі HR, зробити перші дні співробітника приємними і позбавленими стресу, проконтролювати процес адаптації.

Люди – один з найважливіших ресурсів компанії, так чому би не почати цифрову трансформацію саме з них?