Як полегшити життя HR-ам: цифрова трансформація пошуку персоналу

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

У когось ще залишилися сумніви, що бізнес-світ стає все більш цифровим? Ця тенденція стосується не тільки документообігу чи бухгалтерії, а й такої «людяної» теми як HR-процеси.

Так, цифрова трансформація потрібна навіть у сфері підбору та утримання персоналу. Як «оцифрувати» рекрутерів, розповів Євген Бєлобров, product owner системи SMART HCM & LMS, що була розроблена для автоматизації HR-процесів у компанії SMART business.

Цифрова трансформація HR-сфери потрібна не усім компаніям. Але якщо ви знайдете себе у списку нижче, я впевнений – ця стаття буде для вас корисною.

Отже, автоматизація HR потрібна таким компаніям:

  • Компанії на стадії росту. За короткий період часу кількість персоналу збільшилася в кілька разів, і темпи не спадають.
  • Міжнародні компанії або ті, які покривають територію всієї країни. Особливо якщо процеси підбору персоналу контролюються головним офісом, а між філіями відсутня своєчасна комунікація.
  • Кількість заявок на персонал перевищує 5-7 на місяць. Навіть найвідповідальніші рекрутери можуть забути відреагувати на заявку або дзвінок кандидата у зв’язку з величезною кількістю рутинних операцій. А ігнорування пошукачів навряд чи позитивно вплине на бренд роботодавця.
  • Компанії, яким важливо знати ROI (ефективність інвестицій). Які сайти або інші канали пошуку кандидатів дійсно приносять користь організації.
  • Компанії, для яких важливий контроль процесів підбору та адаптації персоналу. Адже головна мета цифровізації – підняти процес на поверхню, зробити його планованим та контрольованим.

Якщо ви знайшли себе в переліку, пропоную зазирнути в історію і зрозуміти, завдяки чому стала можливою цифрова трансформація HR-процесів.

Ретроспектива

Першу в світі воронку продажів, славнозвісну Аїду, описав фахівець з реклами Е. Сент-Ельмо Льюїс. Це сталося в далекому 1898 і з того часу етапи, які проходить клієнт, не сильно змінилися: attention – увага, interest – інтерес, desire – бажання, action – дія.

До 2010 цю модель використовували виключно у відділах продажів, проте згодом прийшло розуміння, що воронка ідеально підходить для опису процесу пошуку нових співробітників.

Наприклад, рекрутери переглянули 448 резюме, серед яких достойними уваги здалися 44. Три пошукачі так і не відповіли на телефонний дзвінок, тому до етапу телефонного інтерв’ю дійшов 41 кандидат. Особисті інтерв’ювання були проведені 22 рази, у результаті яких 3 щасливчики отримали нову роботу.

Опираючись на попередній досвід та розуміючи конверсію із загальної кількості резюме у прийняті джоб-офери, компанія може завчасно передбачити час і бюджети, необхідні для пошуку кандидатів. Таким чином:

  • HR-и отримують завдання з реальними термінами.
  • Керівництво бачить «вузькі» місця воронки. Якщо найбільше кандидатів відсіюється після телефонного інтерв’ю, є привід змінити скрипт розмови.
  • Керівництво отримує можливість об’єктивно порівнювати співробітників HR-відділу. Якщо в одного рекрутера конверсія в нових співробітників складає 10%, а у його колеги – лише 4%, ймовірно, є сенс задуматися про профпридатність другого рекрутеру або ж зайнятися процесом його навчання.

Лише маючи контроль над процесом підбору персоналу, ми маємо змогу його вдосконалювати.

Як почати будувати HR-воронку?

Можна скористатися старим добрим Excel. А можна зробити крок у майбутнє і скористатися системою для автоматизації HR-процесів, де уся інформація представлена у вигляді зручних характеристик та графіків.

Наразі багато людей прагнуть скоротити кількість рутинних операцій, займаючись лише творчими завданнями і проектами. Одне із завдань, яке не до душі рекрутерам – публікація вакансій на сайтах пошуку роботи, такий собі monkey-job, коли один і той же текст копіюється і вставляється багато разів підряд. За рахунок інтеграцій з сайтами з пошуку роботи системи автоматизації HR-задач зводять цей процес до натискання однієї кнопки «Опублікувати». Рекрутеру залишається лише знайти правильні слова, які зможуть залучити потенційного співробітника. Відгуки на вакансію також можуть автоматично потрапляти в систему, запускаючи воронку підбору.

Розглянемо страшний сон HR-а: великий ритейлер проводить масовий набір персоналу. Вхідний потік заявок становить понад 1000 кандидатів – і навіть найдосвідченіший рекрутер розгублено хапається за голову. На щастя, на допомогу приходить автоматизація HR-процесів. На першому етапі відбору потенційним кандидатам надсилається анкета з профільними і базовими питаннями, на основі якої оцінюється компетенція кожного кандидата. На другий етап воронки потрапляють лише ті, хто набрав достатню кількість балів.

Перша комунікація – ключ до бренда роботодавця

Рекрутери мають чіткі плани з кількості закритих вакансій на місяць. Пошукач же зазвичай нікуди не спішить. Він ходить по співбесідах, обираючи між десятками пропозицій.

Це означає, що будь-яка комунікаційна помилка рекрутера може стати фатальною. Забули передзвонити, скасували призначену зустріч, прописали в офері не все, про що домовилися усно… І ось вас внесли в перелік ненадійних роботодавців.

Кандидат не бачить усієї картинки працевлаштування, але є 3 речі, за якими він складає перше враження про компанію:

  • Телефонна розмова з рекрутером.
  • Текстові повідомлення та комунікаційний процес у цілому.
  • Перша особиста зустріч з рекрутером та іншими колегами.

Щоб людський фактор не зіграв злий жарт з вашим процесом найму, його варто формалізувати й автоматизувати.

Як автоматизувати процес комунікації з кандидатом

Від запрошення на співбесіду та первинної комунікації з кандидатом залежить його враження про вашу компанію.

Рекрутеру необхідно, щоб кандидат вчасно і без проблем дістався на співбесіду. Чим точніше ви опишете йому розташування офісу, тим більше у вас шансів зустрітися в зазначений час. Наступна порада прозвучить банально, але чомусь багато компаній до сих пір її ігнорують. Додайте до адреси посилання. Це займає не більше 2 хвилин в Google картах. Якщо ж ваш офіс загубився в надрах промислової зони – напишіть додаткове пояснення. На таких дрібницях і будується довіра до компанії.

Відмова кандидату

Навіщо витрачати час на кандидата, якому ви вирішили відмовити, так?

Ні, не вірно. Саме такі кандидати і можуть зіпсувати ваш бренд роботодавця – користуючись сарафанним радіо або написавши негативний відгук. Тому відмовляти потрібно. Вчасно і без неоднозначностей. Тоді враження людини, що не пройшла відбір, будуть якщо не позитивними, то принаймні нейтральними. Вона зрозуміє, що просто не відповідала тій позиції, на яку претендувала.

Іноді HR-у достатньо одного погляду на резюме, щоб зрозуміти, що кандидат не підходить. Надсилати йому відмову одразу – погана ідея. Для цього в системі автоматизації HR-процесів є відкладена відправка листів. Прийміть рішення зараз – повідомте пошукача через 2 дні.

Довгоочікуваний джоб-офер

Відбулася взаємна симпатія, ви з кандидатом проговорили певні домовленості – список обов’язків, очікуваний рівень ЗП, бонуси. Щоб остаточно ощасливити кандидата і убезпечити себе від ризиків, потрібно ці ж домовленості прописати у джоб-офері. У більшості країн електронні листи визнані офіційними документами, тому листа буде цілком достатньо для формалізації домовленостей. Так ви зробите процес прозорим і застрахуєте себе від ризику непередбачених вимог кандидата після його виходу на роботу.

Перший робочий день

Кандидат пройшов усі етапи відбору, і став частиною вашої команди. Стрес – невід’ємний атрибут цієї радісної події: нова локація, нові люди і багато нової інформації.

Якщо зробити процес onboarding-а плавним і прозорим – значно збільшуються шанси того, що людина увіллється в колектив і не звільниться, так і не розібравшись в діяльності компанії.

Сучасні системи по управлінню HR-процесами пропонують покрокову естафету на перші дні в компанії.

  • Ознайомитись з офісом, з робочим місцем.
  • Отримати техніку.
  • Оформити документи.
  • Отримати необхідні доступи до ресурсів.
  • Ознайомитися з регламентами компанії.
  • Познайомитись з організаційною структурою.
  • Заповнити десяток анкет.
  • Побувати на першій зустрічі з ментором.

Це лише частина завдань, які значно полегшують життя новенького. За рахунок того, що всі процеси автоматизовані, з HR-ів знімається левова частка рутинних завдань.

Візуально це виглядає так: перші кілька днів новий співробітник повністю поглинений вивченням нової роботи. І проходить цей шлях самостійно. Щоб переконатися, що співробітник дійсно засвоїв інформацію, а не бездумно «проклацав» усі навчальні слайди, в системах можуть бути передбачені тести.

Система автоматизації HR-процесів дійсно може забрати на себе рутинні задачі HR, зробити перші дні співробітника приємними і позбавленими стресу, проконтролювати процес адаптації.

Люди – один з найважливіших ресурсів компанії, так чому би не почати цифрову трансформацію саме з них?

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Login

Welcome! Login in to your account

Remember me Lost your password?

Lost Password