Советы для работодателей

Як планувати івенти та бюджет: 4 підказки

Івент-менеджмент як ефективний інструмент розв’язання внутрішніх та зовнішніх бізнес-завдань набирає обертів. Постає питання: які саме івенти потрібні вашій компанії у найближчий період та як запланувати на них бюджет? Порадами з досвіду ділиться Сергій Родінов, співзасновник івент-агенції Rockets, засновник Академії Івент Менеджменту.

1. З чого почати?

Перше і найголовніше – плануйте «без фанатизму». Звичайно, інколи хочеться «відхопити» на організацію заходів гарний шматок річного бюджету та розгулятися на повну: святкувати всі професійні свята, влаштовувати тематичні вечірки та в кінці року вивезти команду на корпоратив за кордон. Але варто задати собі одне просте питання: «Навіщо?»

Плануючи івенти, завжди відштовхуйтесь від тактичних завдань та глобальної стратегічної цілі HR-напрямку саме вашої компанії. І не страшно, що ваші конкуренти поїхали на тімбілдинг у Карпати й активно діляться в соціальних мережах фотозвітами підкорення Говерли. Можливо, ваше завдання в цьому році полягає у підвищенні лояльності співробітників до бренда роботодавця, а не в тімбілдингах?

2. То як планувати?

Змоделюємо декілька ситуацій.

Наприклад, ви знаєте, що маркетинговий відділ планує ребрендинг, у межах якого відбудеться оновлення позиціонування компанії, перегляд місії, цінностей та стратегії. Або ж буде впроваджуватися нова бізнес-модель з акцентом, наприклад, на автоматизації. На жаль, більшість співробітників гостро реагують на глобальні зміни в своєму звичному робочому просторі та не готові сприймати та підтримувати нововведення. Іноді такі новації закінчуються заявами за власним бажанням та заміною як мінімум третини персоналу. В такому разі варто запланувати формат івенту, який допоможе познайомити колег з усіма нововведеннями, обґрунтувати доцільність, а також показати, що вам важлива думка та згода людей. Для таких завдань підходить організація масштабних внутрішніх конференцій (для великих компаній) або ж івент в ігровому форматі, що дозволить зануритися у процес змін та вивчити їх (для невеликого бізнесу).

Може бути інша ціль. Наприклад, після проведення SWOT-аналізу та стратегічної сесії було виявлено, що менеджери з продажів не доопрацьовують заперечення потенційних клієнтів. Звичайно, можна всіх замінити. Але процес заміни менеджерів може стати нескінченним, адже ідеальних спеціалістів просто не існує. То чому б не запланувати для своїх менеджерів серію тренінгів, націлених на роботу з запереченнями?

3. А бюджет?

Це непростий процес. Якщо внутрішній ресурс вашої команди дозволяє розрахувати витрати на заходи і планувати івент самостійно – ось кілька порад:

  • обов’язково розділяйте бюджети на внутрішні та зовнішні івенти, щоб потім правильно оцінити ефективність івент-діяльності;
  • продзвоніть завчасно кавер-бенди, ведучих, фотографів – проаналізуйте ринок та вартість потенційно потрібних івент-підрядників;
  • закладайте суми з запасом (наприклад, запланована вами локація може підняти орендну плату).

Загалом існує два підходи до планування бюджету. Перший – планувати по максимуму, зважаючи на цілі та завдання. Але я не прихильник цього методу. Другий – закладати точні цифри: певний відсоток від річної заробітної плати кожного співробітника або ж відсоток від прибутку компанії. У випадку з прибутком – американські компанії інвестують в івенти не менше 10%, українські зазвичай 3-5%. Але впевнений, у недалекому майбутньому це зміниться.

4. Які статті витрат?

Розглянемо основні статті витрат на корпоративний захід:

  • Локація (оренда). Але є нюанс: варто уточнювати, що саме входить у вартість. Ви маєте бути готові, що окремо може вираховуватися оренда екранів (якщо вони вам потрібні, наприклад, для показу презентації), доступ до гримерки та інших закритих приміщень, клінінг та оренда звуку та світла.
  • Їжа та напої. Обов’язково уточнюйте, чи є опція корк-фі, це допомагає значно зменшити бюджет на алкоголь. Також не варто забувати про обслуговування. При великих замовленнях сумма обслуговування може сягати 15% від загальної суми чеку.
  • Декорації. Якщо ваш захід тематичний, то варто закласти бюджет на декор. Не обов’язково виділяти величезні суми, але мінімальний декор додасть настрою. Ви навіть не уявляєте, яку оригінальну інста-зону можна створити за допомогою надувних куль та ламп!
  • Виробництво. В цю статтю входить все те, що вам потрібно виробляти: нагороди, сертифікати, кубки, подарунки гостям, реквізит. Особливо рекомендую звернути увагу на подарунки. Навіть маленький презент на згадку про івент нікого не залишить байдужим.
  • Активності. Обов’язково заплануйте хоча б одну корпоративну активність. Будь-що: від корпоративного стрінг-арту до будь-якого командоутворюючого конкурсу. Головне – вмикайте креатив!
  • Івент-підрядники. Ведучий, фотограф, відеограф, хостес. Кількість залежить від масштабу заходу.
  • Розважальна програма. Пункт, що прямо залежить від розміру вашого бюджету. Адже можна запросити хедлайнером зірку або ж обійтися починаючим кавер-бендом та DJ. Працюючи з будь-якими артистами, не забувайте про технічний та побутовий райдери!
  • Технічне забезпечення. Звук, світло, різноманітне обладнання.
  • Логістика та транспортні витрати.
  • Організаційні витрати.
  • Непередбачувані витрати (приблизно 5% від загального бюджету).

Плануйте івенти, розподіляйте бюджет розумно та не забувайте про ефективність будь-якого заходу.

Share on FacebookTweet about this on Twitter

Lost Password