Советы для работодателей

В офіс не повернемося. Як підтримувати залученість тих, хто залишиться працювати з дому

Два місяці карантину показали: не всім компаніям потрібен офіс, і не всі працівники захочуть повертатися до попереднього режиму роботи. Команд, частина яких залишиться працювати з дому, стане більше.

І за таких умов перед керівниками постане непросте завдання – постійно підтримувати відчуття єдиного колективу, забезпечувати високу залученість працівників у проекти, показувати кожному його вплив на спільний результат.

Комусь це вже вдалося під час карантину, комусь доведеться ще попрацювати у цьому напрямі. Як підтримувати командний дух в умовах роботи частково в офісі, а частково на диванах, кухнях і балконах?

Марина Вострікова,
керівник напряму онлайн-підтримки «Бітрікс24»

Моя команда підтримки працює дистанційно вже три роки. За цей час ми навчилися використовувати всі плюси віддаленої роботи й зводити до мінімуму мінуси. Поділюся кількома знахідками, що допоможуть керівникам і великих, і маленьких колективів.

Дистанційна робота – зручний формат і для компаній, і для класних фахівців, які з якихось причин не працюють в офісах. Перші можуть наймати кращих працівників без прив’язки до місця проживання, а другі – самі формувати свій графік, не витрачати час на дорогу в офіс і виконувати завдання в максимально комфортних для себе умовах.

Але недоліком такої співпраці є те, що працівники можуть відчути себе недостатньо поінформованими і менш залученими у процеси. Через це вони можуть не бачити своєї значущості для компанії, адже на відстані буває складно зрозуміти, який внесок вони роблять у спільний результат. Це впливає на мотивацію і якість роботи.

Кожна людина у команді має бути помічена й почута

Вибудовуючи дистанційну роботу, найважливіше налагодити комунікацію. Створіть настільки якісне віртуальне інформаційне поле, щоб кожен відчував себе так, ніби ходить в офіс. За допомогою таких інструментів і прийомів це вдалося нам.

Тематичні чати. Саме в них варто вирішувати всі питання по кожному окремому проекту. Наприклад, у нас є бойовий чат – для оперативних питань, чат з експертом – на випадок, якщо працівник не розуміє, у кого може уточнити потрібну йому інформацію. Для термінових і важливих повідомлень використовуємо окремий канал в режимі «Тільки читання». Наприклад, колеги з маркетингу, які провели у квітні онлайн-конференцію про дистанційну роботу, створили окремий чат проекту, де обговорювали тільки його. І жодного повідомлення не по темі!

Ще добре працює чат ненав’язливого контролю у форматі «Привіт-Бувай», де люди вітаються і прощаються, коли починають і закінчують робочий день, повідомляють, якщо йдуть на перерву. Там само всі пишуть план на день (два-три ключові завдання), а ввечері – результат. Це допомагає відтворити офісну атмосферу, і кожен бачить, хто чим зайнятий.

І навіть якщо на перший погляд може здатися, що чатів занадто багато, повірте, це краще, ніж усе писати в одному і втрачати важливі повідомлення. А ще відволікати тих співробітників, які не залучені в деякі питання, але в загальному чаті перебувають.

Планерки в невеликих командах. Якщо у вас команда налічує понад 10 осіб, діліть її на маленькі групи по 4-5 працівників, щоб вони могли проводити свої регулярні зустрічі за допомогою відеозв’язку. На таких планерках кожен розповідає про свої досягнення та проблеми або про те, що зроблено за минулий день і що в планах на поточний.

Проте не перетворюйте ці наради в сухі підсумки роботи. Обов’язково стежте за атмосферою, включайтеся, давайте зворотний зв’язок, щоб усі без винятку відчували причетність до великої справи і командного результату. Підкреслю, що телефонувати треба саме по відеозв’язку, щоб залученість була максимальною.

Як-справи-дзвінки. Мета спілкування у форматі “Як-справи-дзвінки” – зрозуміти, як людина сприймає себе в робочих процесах і компанії, чи все у неї в порядку, який у неї настрій, як справи з мотивацією. Знову-таки, важливо, щоб це був саме відеозв’язок.

Конфлікти вирішуйте голосом

Якщо в листуванні розмова переходить у конфлікт, візьміть за правило зупинятися й не загострювати. Просто призначте зустріч чи відеодзвінок і проговорите голосом. Людська психіка влаштована так, що тієї ж миті додумує складну ситуацію не на свою користь, сприймаючи її набагато гостріше, і включає захисну агресію.

У нас в команді існує правило: критикуємо приватно, а хвалимо публічно. Навіть якщо відчуваєте, що щось пішло не так, утримайтеся від різких заяв при всіх і вирішіть питання особисто. Це культура комунікації.

Керівнику також важливо в ці моменти постійно аналізувати причини складних ситуацій і допомагати їх модерувати. Десь написати регламент або інструкцію, щоб люди не плуталися. Або допомогти працівникові вирішити крос-комунікаційні труднощі. Важливо, щоб ви розуміли причини таких ситуацій і вміли робити правильні висновки та діяти.

Приділяйте увагу неформальним комунікаціям

У період переходу на віддалену роботу ми в нашій компанії почали практикувати дзвінки, які імітують короткі розмови на кухні, а також започаткували чат для розрядки й спілкування не про роботу.

Просто-так-дзвінки. Це, по суті, еквівалент зустрічі за кавою на кухні. Ти за 5 хвилин обговорюєш загальні питання, погоду і природу, посміхаєшся колезі, й ви йдете працювати вже зовсім з іншими настроєм.

Хоч цей прийом і з’явився у нас в умовах вимушеної самоізоляції, впевнена, що він буде ефективний і в звичний період – для команд, які не планують повертатися в офіс. “Просто-так-дзвінки” можна влаштовувати не тільки для лінійних керівників. Це може стати хорошою традицією в колективі, частина якого не матиме змоги бачитися щодня.

Також у нашій команді стихійно утворився чатик мам «Бувай, моя кукухо» – для тих, хто працює з дому з дітьми. У ньому ми ділимося порадами про навчання, тим, чим зайняти дітей, або просто можемо виговоритися. Таке спілкування теж повинне бути – це допомагає людям справлятися зі стресом і, відповідно, якісніше виконувати завдання. Розуміння і підтримка нікому не завадять.

Говоріть зі своїми людьми, інвестуйте більше свого часу в спілкування з ними, підтримуйте їх. Це чудовий спосіб зберегти команду і мотивацію кожного, у яких би умовах вам не довелося працювати.

Share on FacebookTweet about this on Twitter

Lost Password