Були часи, коли віддалена робота була неможливою, адже не існувало відповідних технологій. Сьогодні цифрові комунікації розвинулися настільки швидко, що компанії переходять від традиційного до сучасного домашнього офісу. Однак багато компаній не впевнені, як здійснити цей перехід. Деякі менеджери побоюються зниження продуктивності, тоді як інші ще не інвестували в комунікаційні інструменти або навіть у корпоративний інтранет для віддалених працівників. Маючи відповідну освіту та ресурси, компанії можуть швидко та ефективно адаптуватися до віддаленої роботи.


Пропонуємо ознайомитися з основними порадами, які допоможуть адаптуватися компанії та працівникам до віддаленої роботи, зі статті 9 tips how your company can adapt to remote work in 2023.


Переосмисліть свою поточну стратегію внутрішніх комунікацій 


Отримайте найкращі протоколи безпеки 


Дистанційна робота була б неможливою без сучасних технологій. Wi-Fi, обмін миттєвими повідомленнями та програмне забезпечення для управління проєктами – все це дозволяє колегам працювати разом. До того, як з’являться відповідні технології, співробітники повинні вжити заходів, щоб забезпечити захист роботи з дому від кіберзлочинців. 


Дистанційні команди повинні цілеспрямовано захищати свої цифрові робочі простори від витоку даних, особливо якщо вони працюють з приватною інформацією клієнтів. Співробітники, які працюють з конфіденційними даними, повинні використовувати віртуальну приватну мережу (VPN). Заходи безпеки дають людям доступ до захищеної корпоративної мережі та інтранету, не виставляючи дані на загальний огляд.


Перегляньте старі інструменти комунікації 


Щоб співробітники відчували себе по-справжньому пов’язаними між собою та стимулювали командну роботу, їм потрібна правильна платформа для комунікації. Компаніям варто переглянути свої поточні інструменти комунікації, щоб зрозуміти, які з них працюватимуть у віддаленому середовищі. Надсилання електронного листа та очікування відповіді може бути не найефективнішим способом виконання роботи, особливо в проєктах, що потребують термінового виконання. Впровадження миттєвих повідомлень означає, що колеги можуть швидко зв’язатися з кимось, якщо їм це потрібно. Для взаємодії віч-на-віч ідеальним рішенням можуть стати заплановані відеоконференції та зустрічі. 


Залучайте свою команду 


Незалежно від того, керують вони домашніми чи офісними працівниками, керівники команд повинні знати, що потрібно їхнім співробітникам для досягнення успіху в роботі. Проведення опитування – чудовий спосіб зрозуміти, з якими проблемами регулярно стикаються співробітники та як їх вирішити. Тож як команди вважають за краще спілкуватися та співпрацювати, і як вони ставляться до інструментів, які використовують зараз? Регулярне отримання такого зворотного зв’язку гарантує, що лідери розробляють свою стратегію в найефективніший спосіб.


Створіть нові комунікаційні настанови 


Впроваджуйте інструменти швидкої комунікації 


Ми покладаємося на технології, щоб залишатися на зв’язку з колегами та отримувати новини про поточні проєкти. Інструменти для співпраці Google Workspace (раніше G Suite) стали особливо популярними, оскільки вони пропонують цілу низку інструментів для повністю віддаленої роботи. Всі інструменти Google Workspace легко доступні у веббраузері, а це означає, що до них можна отримати доступ у будь-який час і з будь-якого пристрою. Віддалені працівники можуть залишатися на зв’язку за допомогою відеоконференцій, спільної роботи з документами в режимі реального часу, платформ для обміну миттєвими повідомленнями тощо. 


Наприклад, Google Meet допомагає людям спілкуватися віч-на-віч, коли зустріч у фізичному офісі неможлива. Ці відеоконференції можна планувати в додатку Google Calendar, тож віддалені працівники можуть легко інтегрувати їх у свій робочий день. Документи та слайди Google також спрощують спільну роботу над документами та презентаціями. Люди можуть писати та редагувати файли в режимі реального часу, знаючи, що будь-які зміни автоматично зберігаються в хмарі. 


Збільшуйте бюджети на навчання та тренінги


Деякі працівники можуть бути не знайомі з дистанційними платформами або інструментами, особливо якщо вони більшу частину свого професійного життя працювали в офісі. Компаніям варто інвестувати в регулярне навчання та тренінги, щоб люди знали, як орієнтуватися в цих системах. Коли працівники повністю поінформовані про інструменти, якими користуються, вони, зазвичай, роблять менше помилок. Насправді, правильна навчальна програма може підвищити залученість працівників і зменшити потребу в нагляді в майбутньому. Спільне навчання також дозволяє співробітникам працювати разом і вирішувати проблеми в команді. 


Розкажіть працівникам про нову стратегію


Успішна стратегія роботи з дому вимагає, щоб менеджери та працівники співпрацювали без надмірної комунікації. Це пов’язано з тим, що занадто велика кількість миттєвих повідомлень і відеоконференцій може відволікати віддалених працівників від виконання проєктів. Впроваджуючи стратегію для людей, які працюють віддалено, організаціям потрібно повідомити, чого вони очікують, щоб усі були на одній хвилі. Люди повинні знати, як і коли зв’язуватися з членами команди за допомогою відео, миттєвих повідомлень або електронної пошти, щоб встановити правильні межі та запобігти непорозумінням.


Використовуйте рішення для управління командою/співпраці 


Оберіть найкращу платформу для внутрішньої співпраці


Коли працівники не мають ресурсів, необхідних для співпраці та виконання завдань, це може призвести до відчуття витіснення. Щоб забезпечити максимально ефективну комунікацію, компанії повинні надати віддаленим працівникам правильні інструменти. 


Компанії можуть підтримувати віддалених працівників за допомогою таких популярних інструментів, як Slack, чат-додаток, який люди використовують для мозкового штурму, постановки запитань та обміну файлами. Zoom чудово підходить для відеодзвінків та спільного використання екрана, Toggl дозволяє краще керувати проєктами.


Вимірюйте залученість працівників


Залучений віддалений працівник відчуває себе активним членом своєї організації. На жаль, багато компаній не приділяють достатньо уваги залученості співробітників. Хоча найпоширенішим способом вимірювання залученості є опитування, регулярні індивідуальні зустрічі допомагають керівникам команд отримати реальне уявлення про те, як насправді відбувається комунікація. Ключовим моментом є усунення страху, щоб віддалені працівники відчували себе в безпеці, будучи чесними та відкритими. Фокус-групи та вихідні інтерв’ю також є корисними інструментами, якими може скористатися бізнес. 


Підтримуйте процес на робочому місці в майбутньому 


Створення віддалених посад у компанії може здатися складним завданням на перший погляд. Щоб запобігти потенційним проблемам і забезпечити безперебійну роботу, менеджери повинні встановити порядок, який гарантуватиме, що всі просуваються на однаковому рівні. Короткі щоденні або щотижневі конференц-зв’язки з вашими віддаленими працівниками у робочий час можуть створити відчуття єдності. Заохочуйте працівників дотримуватися певної структури при плануванні свого робочого дня, наприклад, вносити робочі години та перерви до свого календаря. Навіть після завершення дистанційної роботи напрацьовані процеси можна використовувати в майбутньому.


Читайте ще: Як залучити найкращих співробітників та утримати їх у компанії? 4 стратегії, які дійсно працюють