Все мы знаем, как важно вести списки задач, не отвлекаться на «пожирателей времени» и ранжировать дела по приоритетности. Но все это не работает, когда в момент составления отчета возникает новая срочная задача. И пока гасишь «пожар», время, которое должно быть потрачено на отчет, убегает. И так день за днем: количество отложенных задач накапливается, ощущение неэффективности и усталости растет, а это прямая дорога к выгоранию. Как этого не допустить?


1. Запланируйте отдых


Вы можете идеально спланировать рабочий график, но вокруг так много соблазнов: интересная статья, новости от коллеги, очередная чашка кофе и т.д. Каждому из этих видов деятельности не нужно много времени, но если их не внести в свой график, то есть риск потратить на личные вопросы от 30 до 90 минут рабочего времени. Во второй половине дня устоять перед соблазном – улететь мыслями в нерабочую атмосферу, еще сложнее. Поэтому планировать нужно не только рабочие задачи, но и перерывы, когда и на что вы их потратите.


2. Найдите удобный инструмент


Есть очень много различных программ и приложений, которые помогают структурировать время. Например, в компании «Бизнес-Конструктор» многие работают по принципу pomodoro: 25 минут продуктивной работы и 5 минут отдыха, после каждого четвертого «помидора» – более длительный перерыв.


Читайте ще:
                            Сборник популярных техник тайм-менеджмента
            


3. Расставьте приоритеты


HR-у часто приходится выбирать между выполнением стратегической задачи и тем, что важно сию минуту, например, общением с демотивированным сотрудником. А что если не выбирать? Внесите в свой график «гибкий час». Один час времени, на который вы не планируете ничего! И если никакого «пожара» не возникло, вы спокойно можете закрывать текущие задачи. А если сложный разговор неизбежен, то по крайней мере вы будете уверены в том, что есть резервное время для закрытия текущих задач.


Подумайте, насколько важная и конфиденциальна та задача, которую вы выполняете сейчас. Возможно, ее стоит делегировать? Конечно, не каждый сотрудник обрадуется новым задачам, но если это помогает его профессиональному росту, почему бы и нет? При этом чем четче инструкция выполнения, тем меньше времени вы потратите на объяснения потом.


4. Принимайте задачи, исходя из своей загрузки


Когда вам ставят новую задачу, у вас уже должно быть понимание, когда вы сможете приступить к ее выполнению.  Если вы изначально сообщите о своей загрузке, другой человек будет понимать сроки выполнения и, если что, сможет сориентировать по срочности и важности задачи. При этом обязательно предупредить заранее людей, которые ждут результатов, если дедлайны переносятся.


Читайте ще:
                            Тайм-менеджмент занятого человека: 20 лайфхаков, как сэкономить время в офисе и дома
            


5. Группируйте задачи


Выделите один час времени на то, чтобы ответить на все сообщения и больше не отвлекаться. Зачастую сложно выполнять это обещание, ведь поток сообщений может быть бесконечным. Предупредите заранее коллег, когда вы сможете ответить, и спокойно включайтесь в запланированное действие.


6. Ведите онлайн или офлайн-календарь


Конечно, писать от руки многим нравится больше, и визуальная память здесь включается активнее. Но это влияет на мобильность и оперативность реагирования. Так уж сложилось, что HR-менеджеру могут написать в любой момент, да и мы не застрахованы от разных жизненных ситуаций. А имея список дел в Google-календаре на телефоне, намного проще контролировать график и изменения в нем. Существенным преимуществом являются и напоминания.


7. Держите баланс


И даже при идеальном планировании времени можно эмоционально выгореть. Ведь на то, чтобы все предусмотреть, тратится очень много времени  и усилий. Состояние эмоционального баланса тоже играет немаловажную роль. Чтобы быть в тонусе, важно усвоить правило: все поправимо! Когда вы не пытаетесь оценить, насколько сложна ситуация, а концентрируетесь на поиске оптимального решения, вам легче реагировать конструктивно.


Баланс работы и личной жизни помогает справляться со стрессами. Важно, очень важно находить время для близких: чувство одиночества еще никому не добавляло сил. Следите за своим питанием: чем здоровее пища, тем лучше самочувствие, настроение и тем выше продуктивность. Соблюдайте питьевой режим. Постарайтесь высыпаться и находить время для хобби. Одним словом, берегите себя.


Читайте ще:
                            12 простых советов по борьбе с прокрастинацией
            


На первый взгляд, сложно вместить все это в 168 часов в неделю. Но если к своей жизни отнестись так же ответственно, как и к работе, это вполне реально.


Наталья Якимовская, рекрутер Школы системного бизнеса «Бизнес-Конструктор»