Щоденні мітинги: як зробити їх продуктивними й цікавими для команди?

Валентина Ляшенко, проєктна менеджерка в ІТ-команді NIX

Часто менеджери можуть чути думку, що дейлі-скрам або щоденні зустрічі команди — це рутинна та нудна процедура, яку можна скасувати і витратити час з більшою користю. Насправді ж дейлі дуже цінні для успішності проєкту та розвитку команди. Як це пояснити колегам? Поділюсь практичними порадами з власного досвіду.

Кому потрібні дейлі?

Якщо ваша команда працює за agile-методологією, короткі щоденні зустрічі (daily scrum) — обов’язкова умова. Дехто називає їх Scrum-зустрічами, стендапами або просто «дейлі». Agile передбачає колективну роботу заради спільної мети. Цю взаємодію можна порівняти зі складанням пазлів. Якщо бракуватиме деяких фрагментів, тобто не буде виконаних задач від когось із команди, картина не складеться повністю.

За визначенням Scrum Guide, дейлі-скрам проводять для команд до 10-ти осіб для обговорення прогресу за цілями спринта (цикл роботи над проєктом). Хто й на якому етапі та які є перешкоди — основна тема таких зустрічей. Якщо учасників більше, складно втримати увагу на питаннях. Тому краще розділити комунікацію за групами. Це дозволить зберігати спільний ритм роботи, швидко реагувати на проблеми та підтримувати зв’язок між усіма, хто рухає проєкт до єдиної мети. Також краще тримати фокус усім допомагає спільна дошка задач на кшталт Trello. Кожен бачить етапи виконання роботи: To do, In progress, Done.

Про що говорити на щоденних зустрічах?

Про те, хто що робить. Дейлі-скрами мають забезпечити прозору комунікацію між усіма учасниками. Мета таких зустрічей — зрозуміти статус задач своїх колег та як вони рухаються до спільного результату. Класичний набір питань, на які має відповісти кожен:

Що я зробив/ла вчора?
Що буду робити сьогодні?
Чи є перешкоди до поставленої цілі?

Модератор має слідкувати, щоб команда дотримувалась адженди мітингу та чітко озвучувала статус завдань. Поясню, як реагувати на ухилення від суті:

«Учора я не зміг зробити поставлені на день завдання». Модератор має уточнити, яка саме частина завдання зроблена. Після цього треба дізнатись, які є проблеми. Це дасть змогу оцінити ризики та зрозуміти, чи потрібна допомога команди.
«Сьогодні буду намагатись закрити ці завдання». Така відповідь не дає розуміння іншим, чим саме зайнята людина. Потрібно уточнити, яку задачу планує зробити та чи є якісь ризики, які можуть завадити виконанню.

Якщо дотримуватись цих правил, відповіді учасників невдовзі не потребуватимуть коригувань. Наведу вдалий приклад із близької мені ІТ-сфери, як мають підсвічувати свій прогрес учасники: «Я працював над функціоналом Х, але виникли проблеми з Y. Вчора зробив невеликий аналіз, вже маю відповідь. Щоб бути точно впевненим у своєму рішенні, хотів би зустрітись із колегою А після дейлі та обговорити підхід. Якщо все добре, планую сьогодні завершити цю задачу та віддати на тестування після обіду».

Але не треба чекати дейлі, щоб озвучувати проблеми. Раджу ввести у команді правило: «Є проблема? Подумай над рішенням. Не можеш вирішити її понад дві години, звертайся за допомогою». Інакше ризикуєте породжувати безініціативність серед колег та непродуктивно витрачати час команди. Пам’ятайте, що дейлі не призначені для того, щоб генерувати ідеї. Для цього є інші формати, як-от брейн-шторми.

Хто проводить дейлі?

Зазвичай Scrum-майстер або проєктний менеджер. Але головний учасник дейлі — команда. Саме їм важливо знати статус справ колег. Тож у ролі фасилітатора може бути будь-хто з учасників. Подібний досвід дозволяє кожному краще зрозуміти свою роль у проєкті та специфіку роботи колег. Інколи передання цієї ролі робиться для того, щоб усі були «включені» в процес.

Коли проводити?

Завжди

Будете скасовувати заплановані зустрічі — знеціните їх. Так, може бути, що в команди все добре, немає проблем, новин або частина людей у відпустці. Чи просто у вас та в більшості немає на це настрою. Але це не привід нехтувати зустрічами. Інакше команда сприйматиме їх як необов’язковий елемент у роботі, який можна пропускати.

Час та місце зустрічі теж мають бути незмінними. Не дивлячись у календар, усі мають знати, коли та де буде мітинг. Такий підхід розвиває системність та дисципліну в команді.

В умовах змін

Щоденні зустрічі дозволяють швидко реагувати на зміни в пріоритетах, цінностях та процесах. Особливо важливо проводити такі зустрічі, коли починається співпраця з новим клієнтом, змінюються вимоги в процесі роботи. Дейлі-скрами допомагають зрозуміти, чи всі правильно «підхопили» нове завдання, щоб день за днем рухатись до мети.

До вас долучились нові фахівці? Можливо, початківці? Для них дейлі — точка опори на цілий день і щонайменше на час випробувального терміну. Новачкам у команді важливо розуміти план роботи й до кого в разі чого вони можуть звернутися з питаннями, з ким взаємодіятимуть у разі виникнення проблем. А також це корисно і в усвідомленні власних задач, коли треба щось швидко скоригувати.

Уявімо, що у вас проходять тільки щотижневі зустрічі. Новачок взявся за свої задачі та виконує їх протягом п’яти днів. А наступний мітинг показує, що він зробив геть не те. Просто через неуважність або сором’язливість показати, що чогось не зрозумів. Тож попередній тиждень виявився непродуктивним, і тепер знадобиться додатковий час на виправлення. Сучасному бізнесу це може дуже дорого коштувати. Тому дейлі тут справді рятують.

Скільки має тривати дейлі?

По класиці, це 15-хвилинна нарада. За цей час уся команда має поділитись результатами роботи, виявити проблеми й окреслити перші кроки для їх вирішення.

Дейлі завжди починається в один і той самий час. Краще практикувати такі зустрічі вранці, щоб налаштувати команду на продуктивний день. Якщо у вас заведено розпочинати роботу о 10:00, починайте дейліки о 10:30. За пів години до початку колеги спокійно зберуться з думками, зроблять собі каву, встигнуть прочитати робочі чати та листи на пошті.

Правило ефективного мітингу — залученість. Якщо кожен у команді зрозумів, що роблять інші, зустріч пройшла недаремно.

Коли команда витрачає багато часу на обговорення якогось конкретного завдання, то втрачається загальний фокус. Якщо ще й «‎грузити» людей термінами, які не всі знають, учасники починають нудьгувати. Але спробуйте перекласти почуте в шаблон: що зроблено вчора, який план на сьогодні, які є проблеми? Не виходить? Попросіть колегу дотримуватись плану та чіткіше пояснити частину виконаної роботи й що планується далі. А для обговорення конкретних проблем краще організувати нову зустріч та за потреби запросити відповідних експертів.

Як підтримувати зацікавленість команди?

Щоденні однотипні зустрічі можуть набриднути, і це природно всім людям. Навіть якщо це продуктивні дейлі. Це може негативно позначитись на спільній роботі.

Тому ми в NIX періодично урізноманітнюємо зустрічі такими форматами:

Camera Day. Усі учасники додають у відеоконференції прикольні фільтри, маски, щоб у фановій атмосфері обговорити серйозні речі. Класно спрацьовує на початку зустрічі, коли люди сміються з аватарок. Це розслабляє та робить учасників більш відкритими для подальшої комунікації.
Вишиванка Day. Національний одяг можна вдягати не лише на свята. Так у нас виникла традиція інколи діставати із шафи вишиванку заради таких зустрічей (неважливо, чи в офісі хтось, чи підключається онлайн із дому).
День із домашніми тваринами. Гарний настрій із ними гарантовано! Долучаємо до мітингу своїх котиків, песиків, папуг, акваріумних рибок чи інших улюбленців.
День делегування. Попередньо визначаємо, хто проводить наступний мітинг. Так усі учасники спробують себе в ролі фасилітаторів. Це сприятиме не лише більш активній участі кожного, але й розвитку комунікативних та лідерських навичок.
Speaking up! Практикуємо мітинги різними мовами (у нас здебільшого — англійська й українська, але обирайте мови залежно від національностей та знань вашої команди), щоб збільшувати свою лексику та вдосконалювати вимову.

Ще є такий метод, як «‎Айсбрейкери» — чудово підходить, щоб «зламати кригу» в комунікації, зняти напругу перед мітингом та краще познайомитись одне з одним. Це може бути коротка гра, запитання або завдання, яке додасть активності буденній зустрічі та зробить взаємодію між учасниками більш неформальною. Наприклад, перед чи після дейлі кожен називає про себе два правдивих факти та один вигаданий. Інші мають сказати, де брехня. В онлайні можна використати Wheel of Names і додати власні питання. Тоді програма рандомно щось обере й задасть тему зустрічі. Але не раджу використовувати такий підхід щодня, щоб не перетворити і його в рутину. До того ж ви маєте за 15 хвилин обговорити питання й проблеми, заради яких зібрались. Не захоплюйтесь такою активністю та слідкуйте, щоб «айсбрейкери» займали 1–2 хвилини.

Додайте afterparty. Так ми в команді називаємо блок після дейлі-скрамів, де обговорюємо проблеми. Наш досвід показує, що учасники більш охоче діляться складнощами в задачах, коли задано такий настрій. На цьому етапі ми обговорюємо, що заважає безперешкодно працювати. Залежно від ситуації вирішуємо, чи потрібна вся команда, чи лише певні фахівці. Наприклад, коли тестувальник хоче поставити додаткові питання розробнику щодо функціонала. Для цього обговорення не треба вся команда, тож інші учасники можуть від’єднатись від зустрічі та піти займатись робочими задачами.

Не обмежуйте фантазію! На правах модератора зустрічі ви можете вигадати будь-який формат, програму мітингу та узгодити все з колегами, щоб і їм було цікаво. Наприклад, ввести рубрику «Гарні новини». Діліться з командою позитивом. У роботі і в особистому житті. Наприклад, хтось нарешті сів на шпагат, тримається кілька днів без паління або розібрався із вчорашнім багом на сайті й допоміг користувачам вашого продукту. Робіть акцент на досягненнях. Започаткуйте традицію розказувати про власні перемоги та підсвічувати успіхи колег, але головне – слідкуйте за таймінгом.

3 кроки до продуктивних дейлі

Готуйтесь

Подивіться результати попереднього мітинга. Зробили всі action items (так в ІТ називаємо конкретні завдання) чи потрібно їх включити в нову зустріч? Пропишіть собі в нотатках питання до команди. На зустрічі тримайте записи десь перед очима, щоб нічого не пропустити.

Усім учасникам так само раджу подивитися документ, у якому зазначаються результати усіх зустрічей. Зазвичай цей документ називають meeting notes. Подумайте, як ви озвучите статус задач, щоб не забути важливого та вкластись у таймінг.

Робіть нотатки й діліться ними з колегами

Створіть документ зі спільним доступом, де після зустрічі кожен модератор зазначатиме важливі деталі. Так простіше відстежувати статус невирішених питань та загальний прогрес команди. Перечитайте нотатки після зустрічі, поділіться в чаті спільноти чи загальним листом на пошті. Уточніть у колег: чи все правильно ви зрозуміли й записали. Раптом що — у кожного має бути доступ для коментарів.

Не пропускайте записи у meeting notes. Щойно ця практика стане невід’ємною для мітингів, то й зустрічі проходитимуть продуктивніше. Це дозволить «не забувати», про що говорили на попередньому дейлі та не витрачати повторно час на ті самі обговорення.

Відчуйте настрій команди

Воєнний стан вносить свої корективи й у робоче життя українців. Вашим колегам може бути складно зібратись із думками перед дейлі, і це нормально. Виділіть кілька хвилин на початку й запитайте, як у них справи. Якщо запланували якусь активність, але настрій людей пригнічений, заждіть із нею. Ймовірно, краще зосередитись на нагальних питаннях. А для всього неформального виділити час іншим разом.

Зважайте на сигнали повітряних тривог. Якщо наразі перебуваєте за кордоном, відстежуйте тривоги в інформаційних каналах чи застосунках. Запитайте в колег, кому необхідно перейти в укриття та не затримуйте їх на зустрічі. Важливо вчасно зреагувати на таку ситуацію, оскільки учасникам може бути незручно переривати мітинг. Зустріч проведіть пізніше чи, якщо більшість питань уже обговорили, в загальному чаті можете коротко підбити підсумки і прописати наступні кроки кожного.

Ідеальний сценарій дейлі — той, від якого кайфує вся команда. Експериментуйте з форматами й темами. Не засмучуйтесь, коли знов доведеться щось змінювати. Команда і проєкт розвиваються, а тому і щоденні зустрічі можуть змінюватись разом із вами.

Читайте ще: Як компанії адаптуватися до віддаленої роботи у 2023 році: 9 порад