Поради для роботодавців

Розробка та впровадження KPI: 6 важливих правил

KPI (Key Performance Indicators, ключові показники ефективності) дають можливість максимально досягати поставлених цілей компанії, стежити за динамікою роботи працівників, вчасно реагувати на ситуації, які можуть негативно вплинути на подальшу роботу всієї компанії.

Як і будь-який інструмент, KPI може бути надзвичайно корисним або може завдати значної шкоди. Непрофесійний підхід до розробки та впровадження показників ефективності негативно впливає на ставлення працівників до самого поняття KPI. Так, працівники можуть сприйняти KPI як систему штрафів, показники вважатимуть недосяжними, надуманими, а сам метод розрахунку бонусів занадто складним та незрозумілим.

Щоб ключові показники ефективності дійсно приносили користь організації та працівникам, слід дотримуватися певних правил.

1. KPI мають бути пов’язані зі стратегічним плануванням

Кожен керівник на своєму рівні обов’язково має пояснити своїм підлеглим взаємозв’язок цілей компанії, відділу, працівників з ключовими показниками ефективності. Інакше у працівників не буде розуміння, для чого впроваджувати KPI, і система показників буде сприйматися як ще один бюрократичний інструмент.

2. KPI мають бути досяжними

Якщо працівник не вірить в те, що цих показників можна досягнути, система буде лише демотивувати.

Визначайте працівнику лише ті KPI, на які він може безпосередньо впливати. Наприклад, якщо рекрутер не бере участі в процесі адаптації новачка, то некоректно «кількість працівників, що пройшли випробувальний термін» визначати як показник ефективності його діяльності. Пошук клієнта – це не завдання бухгалтера, а замовлення сувенірної продукції – не має бути в сфері діяльності дизайнера, його завдання – створити якісний макет.

Однозначної відповіді на питання «Скільки показників має містити система KPI?» немає. Фахівці називають цифри від 2 до 7. Забагато індикаторів зменшують цінність бонусів і вносять в саму систему плутанину. Працівникам важко спрогнозувати свій дохід та свої витрати.

Індикатори не можуть конфліктувати один з одним.

Повинні бути встановлені стандарти вимірювання. Якщо не буде чіткого розуміння критеріїв оцінки, є ризик, що рішення будуть прийматись суб’єктивно.

3. KPI мають бути зрозумілими для працівників

Не забувайте обговорювати з підлеглими критерії оцінки. Переконайтесь, що кожен працівник розуміє як вимірюється кожен показник, як розраховується, і що потрібно зробити, щоб досягти всіх необхідних KPI. Колеги розповідають про випадки, коли працівникам видають бонуси, але не пояснюють систему нарахування, посилаючись на конфіденційність інформації. Постійно давайте зворотній зв’язок за результатами роботи працівника. Загалом якісний зворотній зв’язок – один із кращих методів мотивації персоналу. На жаль, багато керівників його повністю ігнорують або невміло ним користуються.

4. KPI повинні бути пов’язані з мотивацією

Якщо ви ніяк не можете впливати (через стимули, винагороду) на виконання показників, то який сенс в їх запровадженні? Але розраховувати лише на KPI в мотивації працівників – хибний шлях. Мотивація – значно ширше поняття, аніж гроші. Це і відчуття цінності себе в компанії, і бажання професійно зростати, і задоволення від досягнення мети. Тому підходити до питання мотивації потрібно комплексно та індивідуально стосовно кожного працівника.

Якщо це нова система матеріальної мотивації, вона має дати працівникам можливість заробляти більше. Інакше нове впровадження буде демотивувати працівників.

5. Важливо вчасно вносити корективи в систему KPI

Якщо в політиці компанії відбулися (чи відбуваються) зміни. Ніщо так не демотивує, як неактуальні дані. На жаль, у деяких компаніях можна побачити систему показників, які вже втратили свою актуальність, але ще застосовуються в розрахунках бонусів, оскільки «руки не доходять» розробити нову систему.

Будь-який KPI має свій життєвий цикл. На початку запровадження він стимулює працівників, підвищує їхню ефективність. Але з часом відмічається ефект звикання. Тому постійно аналізуйте ефективність мотивації на основі KPI та переглядайте індикатори. Більшість компаній KPI переглядають раз на рік.

Водночас протягом оціночного періоду не можна змінювати індикатори ефективності. Тому перед тим, як запроваджувати KPI, перевірте всі розрахунки, зробіть пілотний проект, потестуйте систему, порівняйте отримані дані з ринковими показниками.

6. Впровадження системи KPI – це проект

Продумайте та організуйте якісну PR-кампанію цього проекту. Якщо є можливість, залучіть PR-менеджера, маркетолога, дизайнера. Зробіть інформацію про KPI відкритою, прозорою та зрозумілою для кожного працівника компанії.

Прорахунок показників має здійснювати кваліфікований та незаангажований фахівець.

Продумане запровадження KPI дасть змогу підвищити ефективність роботи компанії, здійснювати планування від цілей компанії, а не досягнутих результатів, розробити реалістичні нормативи та прозору оцінку персоналу.

Надія Березова, HR-консультант, сертифікований коуч, викладач курсів HRM

Share on FacebookTweet about this on Twitter

Lost Password