Пожиратели времени HR-менеджера: 5 способов победить их быстро и надолго

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Многие почему-то забывают, что HR-менеджер – это не просто человек, который публикует вакансии и проводит собеседования. Кроме просмотра резюме, ему еще и о стратегии развития компании нужно думать. Иначе какой смысл в работе, если непонятно, каких результатов должен достичь и каких целей добиться?

Это проблема не только HR-ов в Украине, но и по всему миру. Например, согласно исследованию Global Human Capital Trends 2019, 65% менеджеров по персоналу считают, что технологии HR, которые они используют, не помогают им достигать рабочих целей. А по данным другой экспертизы, HR-ы тратят более 14 (!) часов из 40 рабочих на рутинные задачи.

Давайте разберемся, на каких участках работы HR-ы теряют драгоценное время и как это устранить без углубления в азы тайм-менеджмента.

Проблема №1. Ведение документации в Google Таблицах или Excel

В чем проблема?

Создать таблицы – легко, а вот постоянно вести учет и не забывать обновлять информацию сложнее. Хуже, когда для сохранения всей истории коммуникации с каждым сотрудником нужно создавать новые документы и миллион папок. А ведь еще есть отчеты, аналитические данные, которые тоже нужно обновлять и контролировать. Понимание глобальности проблемы появляется тогда, когда приходит запрос, например: «А какая там эффективность у сотрудника Х за последний квартал?», и вы час ищете эти показатели в тысячах папок и документов.

Как это решить?

Обсудить проблему с начальством и предложить выбрать HRM-систему, которая освободит вас от хаоса. В таких HR-платформах уже есть готовые решения по основным процессам и можно контролировать всю документацию, аналитику по отделам и сотрудникам. И тогда найти какую-то информацию по работнику Х будет делом 5 минут.

Проблема №2. Отправление фидбека сотрудникам и соискателям вручную

В чем проблема?

Здесь чаще всего встречаются 3 типа проблем. Первый касается ведения учета по кандидатам: зафиксировать количество резюме, обработать, прислать фидбек соискателям, пригласить лучших на собеседование, провести их, записать отзывы руководителя отдела и директора о потенциальных сотрудниках, снова отправить фидбек кандидатам. Куча переписок, ничего не понятно, нет системы.

Вторая проблема – когда после 3-5 месяцев мучений вы все-таки находите того самого кандидата, но не помните, как именно его зовут, и приходится пролистывать все переписки. Спустя пару часов вы находите нужные данные, радостно присылаете соискателю оффер, а в ответ получаете: «Извините, пару часов назад принял другое предложение».

И рассмотрим более оптимистичную ситуацию. Вы успели вовлечь отличного кандидата и теперь нужно уладить формальности – подписать job-оффер. Для этого печатаете документы, сканируете, высылаете почтой, ждете, пока новый сотрудник это тоже распечатает, подпишет, отсканирует и пришлет. Так на простой процесс может уйти неделя.

Как это решить?

В первых двух случаях поможет автоматизация процесса рекрутинга. Иначе будет как в одном из исследований, где 60% потенциальных кандидатов прекратили процесс приема на работу, потому что он был слишком длительным и сложным.

Решить третью ситуацию можно с помощью электронной подписи «eSign», которая позволяет онлайн принять оффер за пару минут. Если пользоваться HRM-системами, как PeopleForce, то достаточно сделать шаблон письма с предложением, проставить даты отправки, и email автоматически придет соискателю в указанное время.

Проблема №3. Все важные даты и события в разных календарях

В чем проблема?

Некоторые HR-ы создают отдельные календари на ведение учета годовщин и дней рождений, дат выхода и возвращения из отпуска, работы из дома, испытательного срока и т.д. А еще есть новые сотрудники и те, кто увольняется, и тоже нужно знать, у кого и когда первый, последний рабочий день, проконтролировать оформление документов. Неприятно, когда в текучке компания забывает поздравить сотрудника с праздником или прохождением испытательного срока. Часто встречается проблема с настройками прав доступа к календарю по определенным категориям событий сотрудникам компании, чтобы все могли быть в курсе событий.

Как это решить?

В HRM-системах есть встроенный, внутренний HR-календарь, где с помощью настроек и синхронизации с рабочей почтой можно контролировать все важные события. Более того, даже сотрудники смогут всегда видеть, когда у коллеги день рождения, кто на следующей неделе будет в отпуске или кто отсутствует на больничном. Некоторые задачи реально полностью автоматизировать и получать лишь уведомления. Например, указать, что испытательный срок длится 3 месяца, проставить дату выхода на работу и получить за неделю или день (как укажете) уведомление о том, что пора принять решение – оставлять сотрудника или нет.

Можно также подключить оповещения-напоминания, синхронизировать рабочую почту с HR-календарем и быть супер ответственным и пунктуальным HR-ом.

Проблема №4. Слишком много суеты во время адаптации новичков

В чем проблема?

Часто для сотрудников первый рабочий день в новой компании – настоящий праздник. Но отсутствие системы в HR-процессах может испортить всю радость и заставить грустить. Один рекрутер даже провел исследование, в результате которого узнал, что около 15% соискателей работают эффективнее и более довольны трудовой деятельностью, если имели положительный опыт приема на работу.

Основные проблемы, которые возникают из-за отсутствия автоматизации оnbоarding:

  • всем не раз надо напоминать, какой сотрудник придет, на какую должность и когда его первый рабочий день;
  • новичку нужно сразу сказать, какие есть коллеги, кто и кем работает, к кому по каким вопросам обращаться и кого как зовут (а такое очень быстро забывается на эмоциях);
  • можно забыть, когда именно выходит на работу человек, и не подготовить рабочее место, не создать рабочую почту и зафакапить другие организационные и важные моменты.

И какое мнение у новичка о компании должно сложиться при такой неорганизованности?

Как это решить?

Для начала нужно вообще понять, какие процессы есть в оnbоarding. Например, проведение экскурсии, подписание договора, регистрация во всех рабочих программах и передача данных для входа, другое. Потом собрать их воедино и прописать в формате чек-листа, по которому удобно все сверять. Следующий шаг – автоматизировать и только менять статусы, даты. И да, такая функция также доступна в HRM-системе PeopleForce.

Проблема №5. Нет времени узнать уровень вовлеченности и мотивации персонала

В чем проблема?

В том, что многие HR-ы считают, что это долгий процесс, к нему каждый раз надо тщательно готовиться, непонятно, что потом делать с результаты исследований и как вообще его проводить. Как итог – невозможно узнать, кто и насколько доволен или не доволен рабочими условиями и работой в целом, неизвестны факторы мотивации, которые можно использовать для повышения продуктивности. Человек может стесняться прямо сообщить, что ему неудобно сидеть за его столом или что кто-то из коллег откровенно игнорирует и не дает нормально работать.

Как это решить?

Для начала разобраться, как измеряется eNPS (индекс удовлетворенности сотрудников). После этого провести исследование, например, с помощью анонимных опросов. Чтобы это было более эффективно и тест не состоял из 20-50 вопросов, разделите их на категории, которые влияют на уровень вовлеченности (например, «Мотивация», «Корпоративная культура», «Отношения с руководителем», другое).

Когда получите результаты, пробуйте разные инструменты:

  • постройте систему мотивации Total Rewards (это о нематериальных стимулах);
  • регулярно устраивайте встречи 1:1 лично или сотрудника с прямым руководителем;
  • практикуйте гибкий график и ремоут дни;
  • пересматривайте, насколько хорошо и легко сотрудники справляются с обязанностями (для этого просите раз в 1-2 месяца фидбек у руководителей отделов);
  • дайте возможность работникам обратиться к вам, как HR-специалисту, напрямую, чтобы решить какой-то спорный, неприятный, волнующий вопрос.

Кстати, даже все эти процессы можно автоматизировать. Главное – выбрать хорошую HRM-систему. И мы уже такую нашли. Поэтому всем нашим читателям, которые уже очень устали от рутины и текучки, хотят заниматься более глобальными задачами, мы дарим промокод на 10% для использования HRM-системы PeopleForce.

Автоматизируйте и работайте счастливо! Ведь когда счастлив HR, счастлива вся команда.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Login

Welcome! Login in to your account

Remember me Lost your password?

Lost Password