Пожиратели времени HR-менеджера: 5 способов победить их быстро и надолго

Многие почему-то забывают, что HR-менеджер – это не просто человек, который публикует вакансии и проводит собеседования. Кроме просмотра резюме, ему еще и о стратегии развития компании нужно думать. Иначе какой смысл в работе, если непонятно, каких результатов должен достичь и каких целей добиться?

Это проблема не только HR-ов в Украине, но и по всему миру. Например, согласно исследованию Global Human Capital Trends 2019, 65% менеджеров по персоналу считают, что технологии HR, которые они используют, не помогают им достигать рабочих целей. А по данным другой экспертизы, HR-ы тратят более 14 (!) часов из 40 рабочих на рутинные задачи.

Давайте разберемся, на каких участках работы HR-ы теряют драгоценное время и как это устранить без углубления в азы тайм-менеджмента.

Проблема №1. Ведение документации в Google Таблицах или Excel

В чем проблема?

Создать таблицы – легко, а вот постоянно вести учет и не забывать обновлять информацию сложнее. Хуже, когда для сохранения всей истории коммуникации с каждым сотрудником нужно создавать новые документы и миллион папок. А ведь еще есть отчеты, аналитические данные, которые тоже нужно обновлять и контролировать. Понимание глобальности проблемы появляется тогда, когда приходит запрос, например: «А какая там эффективность у сотрудника Х за последний квартал?», и вы час ищете эти показатели в тысячах папок и документов.

Как это решить?

Обсудить проблему с начальством и предложить выбрать HRM-систему, которая освободит вас от хаоса. В таких HR-платформах уже есть готовые решения по основным процессам и можно контролировать всю документацию, аналитику по отделам и сотрудникам. И тогда найти какую-то информацию по работнику Х будет делом 5 минут.

Проблема №2. Отправление фидбека сотрудникам и соискателям вручную

В чем проблема?

Здесь чаще всего встречаются 3 типа проблем. Первый касается ведения учета по кандидатам: зафиксировать количество резюме, обработать, прислать фидбек соискателям, пригласить лучших на собеседование, провести их, записать отзывы руководителя отдела и директора о потенциальных сотрудниках, снова отправить фидбек кандидатам. Куча переписок, ничего не понятно, нет системы.

Вторая проблема – когда после 3-5 месяцев мучений вы все-таки находите того самого кандидата, но не помните, как именно его зовут, и приходится пролистывать все переписки. Спустя пару часов вы находите нужные данные, радостно присылаете соискателю оффер, а в ответ получаете: «Извините, пару часов назад принял другое предложение».

И рассмотрим более оптимистичную ситуацию. Вы успели вовлечь отличного кандидата и теперь нужно уладить формальности – подписать job-оффер. Для этого печатаете документы, сканируете, высылаете почтой, ждете, пока новый сотрудник это тоже распечатает, подпишет, отсканирует и пришлет. Так на простой процесс может уйти неделя.

Как это решить?

В первых двух случаях поможет автоматизация процесса рекрутинга. Иначе будет как в одном из исследований, где 60% потенциальных кандидатов прекратили процесс приема на работу, потому что он был слишком длительным и сложным.

Решить третью ситуацию можно с помощью электронной подписи «eSign», которая позволяет онлайн принять оффер за пару минут. Если пользоваться HRM-системами, как PeopleForce, то достаточно сделать шаблон письма с предложением, проставить даты отправки, и email автоматически придет соискателю в указанное время.

Проблема №3. Все важные даты и события в разных календарях

В чем проблема?

Некоторые HR-ы создают отдельные календари на ведение учета годовщин и дней рождений, дат выхода и возвращения из отпуска, работы из дома, испытательного срока и т.д. А еще есть новые сотрудники и те, кто увольняется, и тоже нужно знать, у кого и когда первый, последний рабочий день, проконтролировать оформление документов. Неприятно, когда в текучке компания забывает поздравить сотрудника с праздником или прохождением испытательного срока. Часто встречается проблема с настройками прав доступа к календарю по определенным категориям событий сотрудникам компании, чтобы все могли быть в курсе событий.

Как это решить?

В HRM-системах есть встроенный, внутренний HR-календарь, где с помощью настроек и синхронизации с рабочей почтой можно контролировать все важные события. Более того, даже сотрудники смогут всегда видеть, когда у коллеги день рождения, кто на следующей неделе будет в отпуске или кто отсутствует на больничном. Некоторые задачи реально полностью автоматизировать и получать лишь уведомления. Например, указать, что испытательный срок длится 3 месяца, проставить дату выхода на работу и получить за неделю или день (как укажете) уведомление о том, что пора принять решение – оставлять сотрудника или нет.

Можно также подключить оповещения-напоминания, синхронизировать рабочую почту с HR-календарем и быть супер ответственным и пунктуальным HR-ом.

Проблема №4. Слишком много суеты во время адаптации новичков

В чем проблема?

Часто для сотрудников первый рабочий день в новой компании – настоящий праздник. Но отсутствие системы в HR-процессах может испортить всю радость и заставить грустить. Один рекрутер даже провел исследование, в результате которого узнал, что около 15% соискателей работают эффективнее и более довольны трудовой деятельностью, если имели положительный опыт приема на работу.

Основные проблемы, которые возникают из-за отсутствия автоматизации оnbоarding:

всем не раз надо напоминать, какой сотрудник придет, на какую должность и когда его первый рабочий день;
новичку нужно сразу сказать, какие есть коллеги, кто и кем работает, к кому по каким вопросам обращаться и кого как зовут (а такое очень быстро забывается на эмоциях);
можно забыть, когда именно выходит на работу человек, и не подготовить рабочее место, не создать рабочую почту и зафакапить другие организационные и важные моменты.

И какое мнение у новичка о компании должно сложиться при такой неорганизованности?

Как это решить?

Для начала нужно вообще понять, какие процессы есть в оnbоarding. Например, проведение экскурсии, подписание договора, регистрация во всех рабочих программах и передача данных для входа, другое. Потом собрать их воедино и прописать в формате чек-листа, по которому удобно все сверять. Следующий шаг – автоматизировать и только менять статусы, даты. И да, такая функция также доступна в HRM-системе PeopleForce.

Проблема №5. Нет времени узнать уровень вовлеченности и мотивации персонала

В чем проблема?

В том, что многие HR-ы считают, что это долгий процесс, к нему каждый раз надо тщательно готовиться, непонятно, что потом делать с результаты исследований и как вообще его проводить. Как итог – невозможно узнать, кто и насколько доволен или не доволен рабочими условиями и работой в целом, неизвестны факторы мотивации, которые можно использовать для повышения продуктивности. Человек может стесняться прямо сообщить, что ему неудобно сидеть за его столом или что кто-то из коллег откровенно игнорирует и не дает нормально работать.

Как это решить?

Для начала разобраться, как измеряется eNPS (индекс удовлетворенности сотрудников). После этого провести исследование, например, с помощью анонимных опросов. Чтобы это было более эффективно и тест не состоял из 20-50 вопросов, разделите их на категории, которые влияют на уровень вовлеченности (например, «Мотивация», «Корпоративная культура», «Отношения с руководителем», другое).

Когда получите результаты, пробуйте разные инструменты:

постройте систему мотивации Total Rewards (это о нематериальных стимулах);
регулярно устраивайте встречи 1:1 лично или сотрудника с прямым руководителем;
практикуйте гибкий график и ремоут дни;
пересматривайте, насколько хорошо и легко сотрудники справляются с обязанностями (для этого просите раз в 1-2 месяца фидбек у руководителей отделов);
дайте возможность работникам обратиться к вам, как HR-специалисту, напрямую, чтобы решить какой-то спорный, неприятный, волнующий вопрос.

Кстати, даже все эти процессы можно автоматизировать. Главное – выбрать хорошую HRM-систему. И мы уже такую нашли. Поэтому всем нашим читателям, которые уже очень устали от рутины и текучки, хотят заниматься более глобальными задачами, мы дарим промокод на 10% для использования HRM-системы PeopleForce.

Автоматизируйте и работайте счастливо! Ведь когда счастлив HR, счастлива вся команда.