Повернення до роботи: як підготувати людей

Світ переживає часи невизначеності через пандемію COVID-19. Наразі країни поступово починають вихід з карантину та повернення до роботи. Компанія SAP разом із партнером Infopulse та EY провели вебінар, на якому розглянули різні питання, пов’язані з пандемією, зокрема, як підготувати людей до виходу на роботу та як вплинув COVID-19 на бізнес і наше життя, проаналізували модель EY «Now-Next-Beyond» і поговорили про те, як забезпечити стійкість бізнесу під час кризи та як відновити діяльність із турботою про людей.

Спікерами виступили експерти:

Яків Акулов, менеджер практики «People Advisory Services» компанії EY в Україні.
Тетяна Решетник, Team Leader SAP Human Resources, Success Factors компанії Infopulse.
Едіта Камінскайте, директор з розвитку бізнесу SAP SuccessFactors у регоні MEE компанії SAP.

Вплив COVID-19 на наше життя та бізнес

Коронавірус кардинально змінив наше життя. По-перше, ми сфокусувалися на власній безпеці та безпеці близьких.

Показові результати різноманітних глобальних досліджень:

EY Seren, «Exploring emerging human behavior and purpose during C19».
Accenture, «COVID-19: 5 priorities to help reopen and reinvent your business».
The Guardian, Gartner Press-Release 2020.
Qualtrics, «The Other COVID-19 Crisis: Mental Health».

Вони показують, що 64% світової робочої сили стикаються з високою тривожністю щодо особистої безпеки на роботі, а 67% працівників відчувають вищий рівень стресу. Саме тому ті роботодавці, які надають відповідну підтримку, дуже допомагають своїм працівникам.

По-друге, відбулося покращення цифрових навичок: 40% споживачів стали активніше купувати онлайн. Водночас 73% працівників відкриті до ідеї цифрової трансформації на робочому місці, але менше половини з них відчувають себе підготовленими до неї.

По-третє, затребуваною стала робота з дому: 48% працівників будуть працювати віддалено протягом певного часу після пандемії порівняно з 30% до пандемії, проте близько третини працівників працюють вдома менш ефективно. Це виклик для бізнесу, тому необхідно допомогти співробітникам адаптуватися до нових реалій роботи.

COVID-19 спричинив значний вплив і на світовий бізнес. 61% компаній очікують, що їхні доходи скоротяться протягом наступних 6 місяців, а 73% керівників вважають, що COVID-19 матиме серйозний довгостроковий вплив на економіку загалом.

Прогнози щодо розвитку ситуації

Компанія EY оцінює, що відновлення після COVID-19 може відбуватися за такими основними сценаріями.

Оптимістичний, або так званий V-сценарій: єдиний стійкий удар для економіки, спричинений тривалим періодом жорсткого соціального дистанціювання, уже минув. Він тривав 2-3 місяці з березня по друге півріччя 2020 року. Очікуване відновлення економіки – до кінця 2020 року.

W-сценарій: друга хвиля захворюваності ближче до зими з суттєвим просіданням економіки та відновленням лише в другій половині 2021 року.

✓-сценарій: після карантину на нас очікує повторне зменшення попиту, спричинене множинними хвилями вірусних спалахів і профілактичних заходів, за якими настане невеликий період одужання. Водночас швидкість падіння щоразу зменшується відповідно до збільшення ефективності лікування та стійкості бізнесу. Відновлення очікується в другій половині 2021 року.

Є гірші прогнози, за одним з яких економіка відновлюватиметься до 2023 року. В такі складні періоди компанії замислюються, як вистояти.

Модель «Now–Next–Beyond» – план дій бізнесу на період кризи COVID-19 від EY

Модель складається з трьох етапів:

Оголошення пандемії – NOW (тривалістю до трьох місяців): фактично ми вже пройшли цей етап. Він складається з таких дій: реакція на кризу, зосередженість на безперервності бізнесу та реалізація антикризових заходів. Потрібно було швидко ухвалювати рішення, компаніям довелось переглянути багато процесів, зокрема, ланцюжок поставок, підходи до управління персоналом, та задуматись про пришвидшення автоматизації процесів.
Вихід з карантину характеризується наступним етапом – NEXT (тривалістю 3-6 місяців), який охоплює сценарне планування виходу з карантину, профілювання та забезпечення захисту працівників й управління бізнесом в умовах невизначеності. Тут важливо зробити плавний перехід від того, коли всі співробітники на віддаленій роботі, до того, коли частина залишається працювати вдома, а частина — на робочих місцях. Важливо забезпечити безпечний перехід.
Етап відновлення – BEYOND (більше 6 місяців), протягом якого забезпечується стійкість бізнесу, переосмислення майбутнього, а також трансформація й управління змінами. Тут важливо стратегічно планувати подальші дії та розвиток бізнесу.

Для відновлення бізнес-процесів необхідно перейти від стадії реагування на ситуацію до стадії управління нею. Потрібно розуміти, куди рухаємось ми, а куди – ринок, а також важливо посилити стійкість робочої сили шляхом акцентування уваги на працівниках. Будувати коротко- та довгострокове планування й водночас залишатися гнучкими. Також слід приділити увагу фінансовій і комерційній стабільності, операційній безперервності. Для цього потрібно сформувати командний центр, що має залучати внутрішніх та зовнішніх стейкхолдерів для підтримки й узгодженого реагування.

Успішність повернення залежить від послідовних чітких дій, а саме ретельного аналізу, планування та готовності до адаптації. Необхідно враховувати як зовнішні фактори (законодавчі обмеження, рекомендації ВООЗ тощо), так і внутрішні, що характерні для самої організації.

Окрему увагу варто приділити детальному плануванню, що складається з трьох етапів.

Підготовка: важливо створити команду, що відповідатиме за повернення працівників до фізичного робочого середовища. Далі – сформулювати та розподілити завдання, повноваження й обов’язки членів цієї команди (наприклад, у вигляді матриці розподілу повноважень). Розробити та затвердити стратегію, а також ключові принципи повернення працівників до фізичного робочого середовища.

Профілювання: визначення категорії працівників, робота з офісу яких є критичною для функціонування компанії. Сюди входить розрахунок максимально допустимої кількості працівників, які можуть одночасно перебувати в офісі з урахуванням дотримання правил безпеки та соціального дистанціювання. На цьому етапі слід також оцінити готовність працівників до виходу на роботу в офіс чи продовження працювати дистанційно та розробити графіки виходу на роботу. Варто не забути переглянути планову чисельність персоналу з урахуванням змін у фінансових планах компанії.

Піклування та підтримка:

безпеки (створення відповідних умов на робочому місці, формування схем розміщення персоналу, складання протоколів дотримання санітарних норм, організація тестування та моніторингу, а також планування дій на випадок зараження);
довіри (яка складається з комунікації та навчання, консультації працівників, моніторингу й забезпечення зворотного зв’язку від працівників);
продуктивності (розвиток лідерства, зміна культури, узгодження HR-політик, підвищення кваліфікації/перекваліфікації, забезпечення фізичного та психічного здоров’я працівників).

Дослідження досвіду – неперервний процес на шляху перетворень

За даними The Guardian, Gartner Press-Release 2020, 64% HR-лідерів відповіли, що в ситуації з пандемією важливість досвіду працівників підвищилась. Компанія має розуміти, як може допомогти працівникам на кожному етапі. Переосмислення роботи необхідно почати вже сьогодні, трансформувавши всю організаційну екосистему. Водночас потрібно покращувати досвід працівників, аналізувати його на кожному етапі та в усіх точках взаємодії. Сьогодні в цьому допомагають сучасні технології.

Наприклад, платформа SAP Qualtrics збирає та аналізує дані досвіду працівників з різних джерел (Х-дані, тобто «experience»), виявляє, що саме важливо для клієнтів і працівників, та поєднує цю інформацію з операційними даними (О-дані, тобто operational) щоденної діяльності (продажі, фінанси тощо). Платформа автоматизує процес і дозволяє аналізувати дані та швидко реагувати на нові виклики. SAP Qualtrics має широкий функціонал, у самій cиcтемі розроблено низку рішень, які пов’язані з COVID-19, а також можна розробити індивідуальні опитування для кожної компанії. Наприклад, сьогодні важливо знати, на скільки працівники готові повертатися до роботи в офіс – і саме це дає змогу зробити платформа, опитування може бути анонімним. Завдяки зручному інтерфейсу можна будувати різноманітні графіки, аналізувати відповіді та створювати звіти. Щоб допомогти бізнесу, компанія SAP надає безкоштовний доступ до цієї платформи на 90 днів у період пандемії.

Отже, плануючи повернення співробітників, необхідно проаналізувати всі фактори впливу; створити команду, відповідальну за повернення до роботи; ретельно планувати чисельність працівників на робочих місцях в офісі, враховуючи їхню готовність до повернення; розробити дії щодо забезпечення безпеки; важливо побудувати довіру та підтримувати продуктивність персоналу. Забезпечити регулярний моніторинг, адаптувати план дій. Сучасні технології допомагають наладити дані процеси та дозволяють проводити регулярні опитування співробітників.