Перерыв на безделье, или Как бороться с поглотителями времени в офисе?

Бывает, зайдешь на минутку в Интернет – а потом все как в тумане. Почитал про перипетии личной жизни селебрити, посмотрел в соцсети фотоальбом одногруппника из детсада, ознакомился с особенностями климата в Вануату. Глядь – а нескольких часов как не бывало. Но хорошо, если это происходит в личное время человека, которое он волен транжирить на свое усмотрение. А если время оплачивает работодатель, подразумевая, что за зарплату сотрудник будет заключать выгодные сделки, а не комментировать видео про неугомонных панд?

Поглотители времени, или хронофаги, окружают нас повсюду. Но как работодатели относятся к тому, что их сотрудники ведутся на такие провокации, тратя драгоценное рабочее время на ерунду? Притом что потери бывают воистину впечатляющими. По данным различных исследований, непродуктивно используется как минимум 30 % рабочего времени. Настоящий Бермудский треугольник, только пропадают в нем не корабли, а оплаченные работодателем дни, недели и месяцы.

Можно ли и стоит ли ограничивать доступ к ним в стенах офиса, и если да – как именно это сделать? Мы оторвались от листания новостных лент и постарались найти ответы на эти вопросы, обратившись за помощью к экспертам.

Где прячутся хронофаги?

По данным исследований, обычно рабочее время тратится впустую из-за:

Социальных сетей.
Чтения новостей, блогов и других материалов не по работе в Интернете.
Телефонных разговоров по личным вопросам.
Общения в мессенджерах.
Бесед между сотрудниками, которые не связаны с функциональными обязанностями.
Игр на гаджетах.
Многочисленных перерывов на водо-, кофе-, чаепития, перекусы и перекуры.

Отметим, что пожирателей времени существует намного больше. Среди них самые коварные – неэффективные совещания, прокрастинация, нечеткие цели и приоритеты, неграмотное планирование времени, неумение отказывать и делегировать, хаос на столе и в компьютере, незнание полезных функций офисных программ… Но работа с ними должна носить более сложный, комплексный характер, нежели простой запрет.

Мы не берем во внимание ситуации, до сих пор сохранившиеся в некоторых организациях, переступая порог которых словно попадаешь в кино «Служебный роман». В них только и занимаются тем, что щебечут по телефону, листают журналы и делают мейк-ап (правда, уже почти не вяжут). Там впору анализировать, сохранилась ли в этом сплошном хронофаге еще хоть капля продуктивности.

Мораторий или вольная?

Условно говоря, в вопросах контроля поглотителей времени работодатели придерживаются трех тактик:

Строгий запрет. В таких компаниях невозможность использовать офисные ресурсы в личных целях закреплена юридически. За тем, насколько люди следуют этим правилам, пристально следят – руководители, сисадмины, эйчары, служба безопасности. А нарушителям грозят дисциплинарные взыскания. Обычно такая политика связана со спецификой продукта или услуги, когда любые утечки информации сопряжены с высокими рисками разного рода.
Если в меру – то можно. В таких организациях нет категорического запрета, но использование все-таки контролируется, и если кто-то уличен в злоупотреблении, на это не закрываются глаза.
Милости просим. В компаниях такого типа вообще нет воспрещений относительно прожигания рабочего времени с помощью его поглотителей, и никто не контролирует этот вопрос. Происходить так может по двум причинам, совершенно разным. Или руководству все равно – почему-то эффективность работы персонала в ней никого не интересует. Или компания делает ставку на ответственность людей, оценивает их работу по результатам – а уж как они распоряжаются своим временем, никого не волнует. Порой такие компании идут еще дальше: не только не запрещают поглотители времени, но и создают их своими руками (например, устанавливают в комнатах игровые приставки, телевизоры, кофе-машины и попкорницы, чтобы дать людям возможность отвлечься с комфортом). В одной из таких компаний однажды признавались, что соблазн злоупотреблять благами все-таки есть – но только у новичков. Когда сотрудники осознают, что никто не заберет их право побездельничать после того, как продуктивно поработал, они легко находят баланс.

В чем сложность?

Во-первых, в том, что сегодня запретить все вышеперечисленное почти невозможно технически. Сотруднику возбранили смотреть ролики на YouTube на рабочем компьютере – он преспокойно включил приложение на своем личном смартфоне. Шеф накричал за разговоры с подругой по мобильному – перешли болтать в чат. Нельзя часами сплетничать в офисе вслух – зато можно открыть разговор в мессенджере, пригласить в него любителей посудачить и ехидно стучать пальцами по клавишам, совершенно безнаказанно.

Во-вторых, сложно понять, где грань между личным и профессиональным. В социальных сетях вполне возможно искать клиентов или партнеров, делать объявления и продвигать бренды. Чтение новостей может касаться изменений в профессиональной отрасли. Без нерабочих разговоров не будет сплоченной команды. Если запретить человеку разговаривать по личным вопросам в рабочее время, вряд ли у него будет мотивация помочь клиенту с какой-то проблемой в личное. Просто посмотреть в потолок сотруднику может быть необходимо после нескольких часов напряженной работы – и не его вина, что шеф, по закону подлости, вошел в кабинет именно в тот момент, когда он впервые за день откинулся в кресле.

Что делать?

Именно поэтому все больше компаний предпочитает надеяться не на запреты, а на четкую постановку задач, промежуточный контроль результатов и оценку достижений по итогам. Конечно, это намного сложнее. Одно дело – ходить по офису и шикать на тех, кто занимается ерундой. И совсем другое – найти мотивированных, ответственных специалистов, предложить им достойное вознаграждение, ставить интересные задачи, предлагать новые возможности для обучения и развития карьеры… Тем не менее, несложно догадаться, какой подход более дальновиден. Эффективность первого заканчивается в тот миг, когда начальник отвернулся в другую сторону. Второго – длится на протяжении всего срока работы сотрудника в компании.

Как контролировать?

И, тем не менее, совсем уж не вмешиваться в дела сотрудников не получится – если это корпоративный бизнес, а не коворкинг, где каждый занят своим делом.

Методы контроля поглотителей рабочего времени можно условно разделить на две группы – управленческие и программные. О них расскажут наши эксперты.

Мы узнали, как учет рабочего времени происходит в IT-компании GlobalLogic – на наши вопросы ответили в пресс-службе.

Какие управленческие инструменты позволяют сотрудникам вашей компании эффективно использовать рабочее время?

Компания делает все необходимое, чтобы каждый консультант мог наиболее эффективно выполнять свои проектные задачи. Начиная с организации офисного пространства и заканчивая применением лучших практик выполнения проектных задач (например, постановка целей, расстановка приоритетов, дисциплина и взаимоотношения во время совместной реализации проектов).

Используется ли какое-то программное обеспечение для контроля использования сотрудниками рабочего времени?

Нет.

Кто отвечает за эффективное использование сотрудниками времени на работе – только он сам, руководитель, эйчар-служба?..

Каждый специалист в первую очередь и, в конечном счете, сам отвечает за свой результат и свою продуктивность, а значит, и за эффективное использование собственного времени.

Как в GlobalLogic принято относиться к таким поглотителям времени, как соцсети, разговоры на личные темы по телефону, онлайн-игры, мессенджеры и т.д.?

В офисах нет каких-либо ограничений на доступ к интернет-ресурсам, мобильной связи и т. п., кроме тех, что связаны с требованиями безопасности отдельных проектов.

Правда ли, что в вашей компании не только не запрещают поглотители времени, но и, можно сказать, создают дополнительные?

Комфортная и дружественная атмосфера – важная часть корпоративной культуры GlobalLogic. Кроме креативно оформленного офисного пространства и конференц-комнат, в киевском офисе функционируют несколько зон отдыха: лаунж-зона, спортивный зал и GL-Сlub (в каждом из наших офисов в Харькове, Львове и Николаеве также есть спортзал и GL-Сlub). В последнем есть удобные диваны, небольшая кухня, бильярдные столы, телевизоры, музыкальные инструменты и игровые консоли. Мы убеждены, что смена деятельности и обстановки в течение дня не снижают продуктивность наших специалистов, а наоборот – повышают ее.

Нам не только важно, чтобы пребывание в офисе было продуктивным, но и чтобы людям было приятно оставаться и проводить здесь часть своего свободного времени. Например, почему бы не устроить джем-сейшен или дружескую игру в бильярд после напряженного дня?

Как видим, в компании GlobalLogic программы, которые позволяют следить за тем, как люди распоряжаются рабочем временем, не применяются. Однако множество работодателей интересуется этим вопросом. Мы попросили другого эксперта объяснить, какие именно инструменты автоматизации контроля рабочего времени доступны.

Комментарий эксперта

Анна Боднарчук, директор супермаркета лицензионного программного обеспечения Softkey.ua

Программы и задачи, которые позволяют работодателю контролировать использование сотрудниками рабочего времени, можно условно разделить на несколько групп.

Системы контроля доступа и учета рабочего времени. Программы контроля входа-выхода фиксируют время выхода на работу, время, проведенное в офисе, и время ухода домой. Пример – «БИТ: Управление доступом (СКУД) 8». Программа интегрируется с 1С, настраиваются права доступа и отслеживается перемещение людей по офису. Другие решения для этой задачи: STOP-Net 4.0, ZKSoftware. Существуют также терминалы учета посещаемости по отпечатку пальца, геометрии лица. Все эти системы упрощают и автоматизируют процессы кадрового учета.

Контроль средств производства. Для этой задачи существуют программы Yaware и Time Inspector. Администратор получает отчет о проведенном за компьютером времени и совершенных действиях. Также можно определить время, потраченное на работу, задачу или на сторонние новости и соцсети.

Контроль рабочей зоны и продуктивности сотрудника. Иногда необходимы сложные системы контроля за рабочей зоной и действиями сотрудников (например, на складе, точке выдачи и т.д.). Существует ПО, комбинирующее системы видеонаблюдения через веб-камеры и аудиозаписи через микрофоны компьютера или рабочего телефона с программами мониторинга работы за компьютером. Примеры таких программ: NET Video Spy CLIENT и StaffCounter.

Есть и универсальные решения. Для всех вышеперечисленных задач, а также ведения проектов и документов, внутренней коммуникации персонала, контроля выполнения задач, используется, например, Bitrix24. Данная система включает в себя самые важные инструменты для организации работы компании любой структуры и размера: контроль исполнения задач и проектов, почту, CRM, чат, видеозвонки, хранение всех документов онлайн, совместную работу с файлами, социальную сеть для общения сотрудников, календари персональные и общие, инструменты для HR, учет рабочего времени, отчеты о работе…

Даже если отключить в офисе Интернет, отобрать все личные смартфоны и ноутбуки, издать приказ о том, что первый, кто произнесет хоть слово, лишится зарплаты на полгода, при желании люди найдут способ тратить время зря. Никто не в силах запретить думать о высоком вместо годового отчета или разглядывать трещины на потолке. Количество возможностей бросить пару часиков в топку все увеличивается, и решить проблему их использования одним только запретом почти невозможно. К тому же, запретный плод по-прежнему сладок. Поэтому большинство эффективных компаний предпочитает идти по другому пути: ставить цель и сроки – и позволять человеку останавливаться по дороге столько раз, сколько он сам посчитает возможным. А спрашивать уже по плодам.