Кажуть, хто хоч раз спланував вечірку на 10 людей – не вірить у теорії змов, бо це завдання з зірочкою. Ділимося кейсом реалізації завдання з 200+ «зірочками» – саме стільки людей компанія повезла на корпоративний захід у Будапешт.




Катерина Радько,

Employer Brand Manager robota.ua


Коли ми обирали країну для корпоративної поїздки за кордон – зважали на кілька глобальних факторів: ціни, умови в’їзду та карантинні обмеження, ризики закриття кордонів тощо. Ми все врахували в договорі з туроператором. Це особливо важливо в наш пандемічний час, адже якщо ситуація у світі змінюється (наприклад, у країні вводяться суворі обмеження) – компанія ризикує зазнати фінансових втрат.


Варто врахувати безліч деталей – від бронювання авіаквитків (який механізм повернення коштів) до готелів (чи є ті, що здатні прийняти одночасно потрібну кількість людей). Формуючи бюджет, ми аналізували десятки можливих варіантів у різних цінових категоріях.


Наприклад, щодо авіаперельоту – ми замовили чартерний рейс та додатково придбали певну кількість квитків, просто тому, що в Україні немає такого великого чартера. Рейси були не тільки з Києва, а й з інших міст, де працюють наші офіси.




Нам вдалося знайти готель, де поселилися всі 200+ людей. Водночас були додаткові умови – наприклад, важливо було, щоб у номерах було достатньо одномісних ліжок.


Ключова умова – правильно обрати підрядника з туркомпаній. Ми зробили вибір на користь Eurotrips і за підсумком можу констатувати, що цей вибір був правильним. Ця компанія організувала все «під ключ», і ми могли не акцентувати увагу на організації окремих деталей – наприклад, не шукали фотографа, відеооператора та супроводжуючих.




Під час організації немає дрібниць. Особливу увагу раджу звернути на збір документів – їх варто мати вже за кілька тижнів до поїздки та особисто перевіряти (чи не закінчується строк дії паспорта, наприклад). Це допомагає уникнути неприємних ситуацій.


Ми зібрали максимум побажань від колег. Наприклад, щодо того, хто з ким хоче жити в номері, та харчування (в команді є вегани). Також ми запропонували кілька варіантів екскурсій. Це зручно і для працівників, і заощаджує кошти компанії – не треба платити за людей, які не планують на них іти.




Окреме питання – вакцинація: тим, хто не вакцинований, довелося зробити ПЦР-тести.


Прописуйте та інформуйте працівників буквально про все – і все одно готуйтеся відповідати на безліч питань: не всі читають листи, і хтось обов’язково запитає, чи є в номерах готелю праска.


Не нехтуйте медичним страхуванням – на ньому не можна економити. І нехай не знадобиться, але неможливо передбачити все. Працівники мають бути впевнені, що в разі потреби отримають кваліфіковану допомогу.


Організувати таку подорож – це справжній «тетріс»: треба прорахувати сотні деталей. Проте якщо на підготовчому етапі все скласти – подорож мине ідеально, а на непередбачувані обставини ви зможете гнучко зреагувати.




Ольга Довба,

Head of Product, Eurotrips Ukraine


З авіатурами ми вже встигли багато попрацювати, тому орієнтуємось у місткості літаків у різних напрямках авіакомпаній. Одразу було зрозуміло, що на таку кількість людей одного літака буде мало, а два – забагато.


Тож ми шукали півтора літака 🙂 Звернулися з запитом в угорську авіакомпанію і паралельно – в український SkyUp. Останні значно вигравали за умовами та в комунікації. Так у нас з’явився чартерний літак для команди robota.ua.


До слова, зі SkyUp ми любимо працювати через їхню відкритість і гнучкість. Будь-яке прохання приймають і виконують, за що їм безмежно вдячні. Наприклад, при зльоті в Будапешт капітан літака на наше прохання озвучив привітальну промову, яку ми підготували спеціально для robota.ua. А при поверненні наша супроводжуюча мала честь звернутися до пасажирів через засіб зв’язку бортпровідника та була рада, наче дитина 🙂




Паралельно ми запитали про блок місць на лоукості. Їх виявилось 60. Всі забрали. А для працівників з регіонів організували кастомні вильоти з обласних центрів: Львів, Одеса, Харків. Досі пам’ятаю, скільки людей летіло з якого міста.


Простіше було з автобусами та кораблями. В Будапешті ми погодили партнерство з новою приймаючою компанією. У них свої контракти з кораблями та перевізниками. Тому все узгодили супероперативно. Будапешт для нас вже майже рідний, ми розуміли місткість кораблів, тому залишалось лише правильно розподілити людей між трьома суднами.


Дати подорожі підібрали дуже вдало. Готелі були не переповнені, як у новорічний період у Будапешті, тож ми могли навіть перебирати пропозиціями.




Для розміщення групи розглянули три варіанти. Один зразу відпав, бо пропозиція передбачала два готелі однієї мережі поряд один з одним. Нам це не подобалось.


Два інших конкурували між собою за ціною і, мабуть, ключовим стало розташування і якість готелю.


Найскладнішим було запланувати вечері і гала-вечірку так, щоби всі з комфортом помістилися в одному приміщенні і панувала атмосфера єднання. Для цього ми поїхали на контрольний заїзд у Будапешт та оглянули локації для заходів і ресторан, щоби впевнитись, що все відбудеться за планом.


У плануванні подорожі для такої великої команди важливе інформування на кожному етапі проєкту.


Ми старались заздалегідь передати всю необхідну інформацію: щодо режиму в’їзду, підготовки до виїзду, розташування в готелі, комунікації з турлідерами до і в процесі подорожі тощо. Тут ми також прописали рекомендації маршрутів на вільний час та екстрені контакти (які ніхто не активував, на щастя). Всіх ми забезпечили полісом страхування.




У нас було 5 турлідерів, кожен з яких відповідав за свою частину команди. Так, кожному встигали приділити достатньо уваги. Усі мали програму з таймінгом та адресами в електронному варіанті ще до початку туру, а також перед вильотом ми роздали всім друкований варіант.


Загубитися в місті не було шансу, бо нас було так багато, що здавалось, куди не глянь – наші 🙂 Крім 5 турлідерів, ми відправили в тур двох фотографів і відеооператора. І ще двоє людей координували роботу команди організаторів.


Важливо було проінформувати команду про умови в’їзду, визначити, з якого числа, години можна йти здавати тест, так щоб він залишався дійсним при проходженні паспортного контролю в Будапешті.




Ще один важливий момент – наявність біометричного паспорта або візи для в’їзду.


Для кожного з нас туризм – це улюблена справа, тому ми справді вкладаємо багато любові в те, що робимо. Та справжня магія виходить тоді, коли на стороні замовника зустрічаєш таких же позитивно заряджених, які люблять свою справу і своїх людей. Цей проєкт – абсолютна любов! Мрію, щоб так було з усіма і завжди 🙂