Коли бізнес швидко зростає та розширюється, потрібні додаткові інструменти для управління персоналом.


Керувати робочим місцем співробітника можна за допомогою корпоративного порталу SmartPoint Intranet. Він об’єднує інструменти для автоматизації HR-рутини, управління продуктивністю співробітників та побудови корпоративної культури компанії.


У цьому матеріалі ми розповімо про досвід компанії SMART business, яка розробляє власні рішення на базі технологій Microsoft, покращує за їхньою допомогою свої та клієнтські бізнес-процеси в Україні й за кордоном.


Історія створення SmartPoint Intranet 


Все почалося з появою клієнтської потреби упорядковувати корпоративну інформацію. Українські компанії зверталися до SMART business із запитом вирішити проблему розрізненості зберігання даних та відсутності спільного доступу до них. Для реалізації проєктів було використано Microsoft SharePoint.


Простими словами, Microsoft SharePoint – це платформа, що дозволяє створювати вебрішення для організації спільної роботи співробітників. Її можна використовувати як безпечне місце для зберігання, організації, обміну інформацією з доступом з будь-якого пристрою.


«Ми впроваджуємо рішення на базі Microsoft SharePoint у бізнес-процеси наших клієнтів вже понад 13 років і є активними користувачами таких рішень. Крім цього, наш вірний помічник у внутрішній комунікації між співробітниками – Microsoft Teams», – розповідає Володимир Москаленко, Product Owner в SMART business.


  


Володимир Москаленко


Продукти Microsoft безшовно інтегровані між собою, що дозволяє легко підключати необхідні сервіси та використовувати їх як єдину екосистему.


«Як працюють ці інструменти разом? Все дуже просто. Зберігаємо робочі документи в Microsoft SharePoint, а в Microsoft Teams маємо до них доступ. Це дуже зручно – з одного додатка планувати зустріч із колегою та спільно працювати над необхідними файлами», – ділиться Володимир.


Цей досвід використання продуктів Microsoft започаткував шлях до створення SmartPoint Intranet.


Розпочали власний проєкт, щоб зменшити завантаження HR 


«Для нас завжди було важливо підтримувати якість послуг, що ми надаємо, на найвищому рівні. Зі зростанням кількості проєктів у нас виникла потреба у залученні додаткових спеціалістів», – згадує Володимир Москаленко.


В IT-компаніях залучають проєктних фахівців під певні завдання. Кількість таких співробітників у проєкті залежить від набору навичок та компетенцій, необхідних для реалізації завдань клієнта.


«Нам були потрібні нові інструменти для підтримки продуктивності співробітників, а ще краще – її підвищення. Звісно, можна було найняти додаткових 2-3 рекрутерів та HR-менеджерів, чітко розділити зобов’язання та зони відповідальності, щоб крім звичайної рутини на кшталт оформлення заявок на вакансії, розробки адаптаційних програм, обліку робочого часу тощо, вони могли займатися індивідуальними програмами розвитку, навчанням співробітників та зміцненням корпоративної культури. Але в умовах зважених інвестицій розширення штату для виконання рутинних завдань навіть не розглядається», – каже Андрій Лисенко, HR BP в SMART business.




Андрій Лисенко


В SMART business розуміли, що необхідно зменшити навантаження HR-відділу зі збереженням стратегічних цілей в управлінні талантами.


«Ми почали замислюватися: що якщо створити таке єдине цифрове робоче місце для всієї компанії, яке зберігатиме ефективність незалежно від того, яка кількість співробітників у ній працює?», – розповідає Володимир Москаленко.


Простір, у якому будуть зібрані персоналізовані інструменти для управління своїм робочим місцем для кожного співробітника. По суті, забрати у HR роль посередника, надавши вільний доступ співробітникам до необхідної інформації.


Коли кожен співробітник управляє обліком робочого часу, відстежує свою продуктивність, ставить завдання колегам, працює разом із різними проєктними командами над спільними документами – тобто управляє інформацією самостійно.


Для цього і був створений корпоративний портал SmartPoint Intranet.


Створити HR-рішення, яке відповідатиме вимогам всіх підрозділів компанії


Звісно, у різних сфер бізнесу свої потреби, але те, що багатьох об’єднує – необхідність швидкого доступу до робочих документів, можливість контролювати завдання та керувати продуктивністю своїх команд.


Керівник будь-якого департаменту може зайти на портал і простежити динаміку виконання завдань своїх підлеглих, переглянути файли з напрацюваннями та внести свої зауваження в реальному часі, поділитись інструкціями для кількох проєктів одночасно, керувати доступами до документів чи робочих груп навіть із телефону.


Корпоративний портал значно оптимізує роботу HR-служби, скорочуючи час, що витрачається на рутинні завдання, вдвічі.


У сьогоднішніх реаліях віртуальний цифровий простір дуже допомагає зберігати внутрішньокомунікаційний зв’язок та корпоративний дух.


«Зі зростанням компанії збільшилася і кількість внутрішніх активностей та новин. Для нас було важливо інформувати співробітників та регулярно залучати їх до корпоративного життя. Корпоративний портал взяв на себе роль провідника. Наші співробітники завжди знають, що відбувається у компанії», – ділиться Каріна Мицик, HR-менеджер.




Каріна Мицик


В компанії на 80% зменшився потік частих запитань співробітників у тому числі і від тих, хто перебуває на адаптаційному періоді. Просто відповівши один раз на всі питання і надавши цілодобовий доступ до відповідей на порталі у відповідних розділах, компанія суттєво знизила навантаження HR-менеджерів.




«Сьогодні наша HR-служба займається залученням потрібних людей у команду, розвитком та навчанням, системним Performance Review, а не обробкою запитів на кшталт «як звати бухгалтера» чи «скільки днів відпустки для мене доступні» – за них це робить SmartPoint Intranet», – каже Андрій Лисенко.


Як працює та що собою являє SmartPoint Intranet 


SmartPoint Intranet – це безпечне віртуальне середовище для роботи всіх співробітників як окремо, так і командно. Оскільки корпоративний портал передбачає зберігання конфіденційних документів та робочих файлів, для продуктової команди було важливо, щоб безпека була на найвищому рівні. Тому в основу рішення було закладено перевірені технології.


За безпеку відповідають міжнародні стандарти, які використовує Microsoft. Не менш надійним є і фундамент порталу: рішення розроблене на базі Microsoft SharePoint і повністю інтегроване з іншими сервісами Microsoft 365. Також рішенням можна повноцінно користуватися в Microsoft Teams.


По суті, SmartPoint Intranet – це персональний digital workplace, де кожен співробітник має під рукою необхідну інформацію для виконання різних завдань.


На порталі кожен співробітник має Персональний кабінет, який містить перелік і статуси всіх його операційних завдань, а також статуси заявок, оформлених ним.




Крім цього, можна самостійно оформити заявку на відгул, переглянути інформацію про виплати або іншу робочу інформацію, що зберігається у Базі знань порталу.




Як звати бухгалтера можна подивитися в організаційній структурі і просто звідти запланувати з ним зустріч. А кількість доступних днів відпустки можна побачити в персональних сервісах.




Звісно, інформація на корпоративний портал не потрапляє самостійно – Базу знань необхідно заповнювати, як і новинну стрічку. А ось дані про співробітників завдяки безшовній інтеграції переносяться автоматично із СRМ- та ERP-систем, які використовують в компанії.


«Щоб отримувати дані про рекрутинг або цілі співробітника, ми доопрацювали інтеграцію з HR-системою для комплексного управління людським капіталом – SMART HCM & LMS», – розповідає про можливості інтеграції порталу з іншими системами Володимир Москаленко.




SMART HCM & LMS – це також власна розробка SMART business. Як зрозуміло з назви, система охоплює інструменти, що стосуються HCM та LMS


У SmartPoint Intranet досить гнучка система інтеграцій, і вхідна інформація під запити різних бізнесів може збиратися з різних джерел.


Після встановлення SmartPoint Intranet нові та чинні користувачі Microsoft Teams отримують нову вкладку в панелі додатків для швидкого доступу до  корпоративного порталу, тобто ви працюєте з порталом як з частиною функціонала Microsoft Teams.




Оскільки рішення створено на базі Microsoft SharePoint, користувачі порталу можуть завантажувати додаток SharePoint з AppleStore або Google Play і, авторизувавшись за допомогою корпоративного облікового запису, отримати доступ до даних, які зберігаються на порталі.




ІТ-компанії вдалося створити HR-екосистему, яка консолідує необхідні інструменти для управління персоналом в одному місці, а за необхідності – інтегрується з додатковими.


Що далі?


Досліджуючи потреби власних співробітників та працівників компаній-клієнтів, SMART business вдосконалює портал для ще більш персоналізованої роботи з ним.


У наступному релізі, в якому реалізована можливість відображення аналітичних звітів на базі Power BI, які будуть доступні співробітникам в їхніх Персональних кабінетах.




Крім цього, у користувачів порталу з’явиться можливість створювати власну базу знань, а також свою бібліотеку обраного матеріалу з корпоративної Бази знань на кшталт Read List у додатках електронних книг.




У цьому ж релізі персональний календар буде синхронізовано з календарями користувачів Outlook і Teams.


В планах команди SMART business, яка працює над рішенням, інтегрувати корпоративний портал із Microsoft Planner та To Do для синхронізації завдань та їхніх статусів.


Загалом, в компанії підтримують продукт та випускають оновлення до 4 разів на рік.


«Ми постійно працюємо над покращенням досвіду роботи користувачів із порталом. І якщо нашим клієнтам не вистачає чатботу чи інтеграції із системою документообігу – наша команда вже цим займається», – каже Володимир Москаленко.


«Надавати продукт, який буде адаптований до будь-яких викликів у галузі управління талантами та відповідати запитам клієнтів – це та мета, якої ми прагнемо», – підсумовують в SMART business.


Читайте ще: Wellbeing – не просто черговий тренд у сфері HR, а необхідність для українських компаній