Советы для работодателей

Карантин із користю для команди: як бути на крок попереду?

У періоди нестабільності на керівників покладається ще більше відповідальності, ніж зазвичай: треба не тільки тримати справи компанії під контролем, а й стабілізувати настрої в команді. Паніка та невпевненість у майбутньому значно знижують продуктивність співробітників тоді, коли потрібно об’єднувати зусилля, щоб подолати кризу. В такому становищі може опинитися кожен лідер, і його завдання – мотивувати людей долати труднощі.

Антон Сорокун,
СЕО групи компаній TeamMaster та бренду «Просто тренінг»

Ситуація, що склалася в Україні і в світі, не є винятком. Пандемія нового вірусу вже сильно вдарила по економіці і може завдати ще більшої шкоди, якщо не підготуватися до найрізноманітніших сценаріїв розвитку подій. З погляду бізнесу, загальний карантин – це найгірший сценарій, що підтверджується досвідом китайських підприємців, збанкрутілих за лічені місяці. Як вижити українським компаніям?

Насамперед менеджер повинен мати чітке розуміння, як керувати командою дистанційно. Менеджмент такого формату суттєво відрізняється, тому варто завчасно все продумати. І тут виникають труднощі. Як мотивувати співробітників? Як ефективно комунікувати? Як відстежувати продуктивність? Ці та багато інших питань викликають тривогу керівників. Рекомендуємо не піддаватися паніці, а дізнаватись про дистанційне керування командою, швидко надолужуючи необхідні знання.

Декілька рекомендацій для керівників:

  • Проявіть турботу про ваших співробітників: здійсніть всі можливі заходи для збереження здоров’я вашої команди. Якщо є можливість перевести їх у віддалений режим – зробіть це якомога раніше.
  • При переході на віддалений формат роботи комунікуйте зі співробітниками. Якщо у вас немає спільних робочих і розважальних чатів – саме час їх створити.
  • Не потрібно встановлювати тотальне стеження за роботою команди – це призведе до ще більшого падіння продуктивності. Сформулюйте чіткі цілі і контролюйте підсумкові показники за ними.

Віддалений формат роботи не означає, що компанія повинна відмовитися від таких активностей, як наради, навчання або тімбілдинг. Навпаки, саме зараз вашим співробітникам необхідно відчувати підтримку компанії і формувати командний дух. Дистанційне навчання для вашої команди в такий непростий час має низку переваг. По-перше, це дасть зрозуміти вашим співробітникам, що ця ситуація – це лише тимчасові труднощі, до яких компанія готова. По-друге, ваша команда «прокачає» навички, які зможе застосовувати в роботі прямо зараз або з виходом в офіс. Крім того, участь у дистанційному навчанні допоможе співробітникам бути в тонусі і не втрачати зв’язок із колегами.

Ми поспілкувалися з представниками компаній-клієнтів та виявили 3 основні проблеми, з якими стикнулися керівники під час організації віддаленої роботи своїх команд на час карантину.

1. Менеджери не мають аналогічного досвіду дистанційного керування командою

Це й не дивно, адже масовий карантин організовується на території України вперше. Забезпечити повноцінну роботу всього колективу – мета непроста, але вона досяжна. Під час таких надзвичайних ситуацій необхідно швидко реагувати та вживати відповідних заходів, зокрема, навчати менеджерів керувати командою на відстані.

Чому вчити менеджерів та керівників?

— Дистанційне керування командою

— Управління конфліктами в організації

— Самомотивація та концентрація

— Планування проектів, формування завдань та контроль їх виконання

— Психологічна підтримка членів команди тощо

Відсутність можливості безпосереднього контролю роботи працівників – це одна з найпоширеніших проблем дистанційного управління. Та погодьтеся, нікому не подобається, коли в твій монітор час від часу заглядає менеджер та перевіряє, чим ти займаєшся. Для того, щоб ваші співробітники виконували роботу та здавали проекти вчасно, необхідно мотивувати їх та створювати належні умови праці. Існує багато неочевидних засобів нематеріальної стимуляції, тож варто дізнатися, які найбільше підходять для вашої команди.

2. Офісні працівники не звикли працювати вдома, а тим паче навчатися онлайн

Так, це психологічно складно: швидко перемкнутися з одного режиму на інший. Але якщо менеджер вміє керувати дистанційною командою, він знає, як організувати роботу кожного з підлеглих. Варто акцентувати увагу на тому, що карантин – це не відпустка та не sick-day, а вимушені заходи, запроваджені для безпеки вашої команди.

Карантин також дає можливість більш ефективно використати вивільнений час, який раніше витрачався на дорогу до офісу. Онлайн-навчання вашого персоналу – це важлива інвестиція у бізнес та людський капітал. Якщо раніше ви не мали можливості організувати навчання, саме час це зробити.

Чого вчити працівників:

— проектний менеджмент та тайм-менеджмент

— підвищення рівня hard-skills (профільне програмне забезпечення, іноземні мови тощо)

— самоконтроль та самомотивація, self-management

— стресостійкість та профілактика професійного вигорання

— mindfulness та усвідомленість у бізнесі

Онлайн-навчання під час карантину дає можливість підготувати вашу команду до нових звершень на користь вашого бізнесу. І, як можна здогадатися, випробування стійкості для десятків сфер підприємництва ще попереду.

3. Відсутність у працівників належності до команди

Коли працюєш віддалено та спілкуєшся з колегами тільки в месенджері, важко підтримувати атмосферу. Якщо в офісі робітники сидять поруч та можуть перекинутися парою слів, то в онлайн-режимі таке невимушене спілкування обмежене.

Менеджерам необхідно працювати над командоутворенням у мережі та формуванням командного духу в колективі. Наразі існує багато програм, які можуть забезпечити якісну комунікацію груп людей в Інтернеті: добре знайомий Skype, Zoom для нарад, Messenger для швидкої комунікації та Telegram з його захищеними чатами. Не треба обмежуватися лише месенджерами: проводьте наради та навчання у форматі відеоконференцій, влаштовуйте колективні розваги онлайн, спілкуйтеся на неробочі теми час від часу.

Наразі багато компаній просто вимушені впровадити дистанційний формат роботи. Менеджери, що раніше керували командою тільки в межах офісу, стикнулися з труднощами, пов’язаними з організацією роботи з дому. Головне питання – як працювати з різних куточків міста без шкоди для якості роботи, продуктивності та командного духу?

Крок 1. Дистанційний формат

Визначте всіх співробітників, робота яких може виконуватися за межами офісу, та переведіть їх у дистанційний формат. Спеціалістам, робота яких безпосередньо пов’язана з фізичною присутністю в офісі або інших локаціях, необхідно провести інструктаж щодо заходів безпеки під час карантину, можливо, передбачити варіант скороченої роботи позмінно, а також обов’язково забезпечити все необхідне для збереження їхнього здоров’я (трансфер до/з роботи, вимірювання температури, антисептики, маски тощо).

Крок 2. Комунікація

Оберіть основні канали комунікації для робочих питань та спілкування, а також таск-менеджер, який буде використовуватися для планування роботи та встановлення конкретних задач команді. Легко почати користуватись, наприклад, додатком Trello або Asana. З великих це Wrike, Jira. Приділяйте час на відеоконференції з командою відстеженню прогресу завдань та оперативному виявленню проблем.

Крок 3. Програмне забезпечення

Переконайтеся, що кожен працівник має на ПК необхідні програми та доданий до колективних чатів. За потреби, проведіть експрес-навчання з користування тією чи іншою програмою.

Крок 4. Планування

Сплануйте діяльність вашої команди на тиждень та створіть детальний перелік завдань для кожного працівника/відділу з конкретними досяжними й вимірюваними результатами, чіткими строками досягнення. Наприкінці тижня проаналізуйте, які завдання залишилися невиконаними та чому. Під час планування наступного періоду врахуйте це.

Крок 5. Неформальне спілкування

Не забувайте спілкуватися з командою на неформальні теми. Підтримуйте доброзичливу та спокійну атмосферу в колективі, проводьте навчання та інші онлайн-активності для команди, щоб мінімізувати негативні наслідки самоізоляції кожного працівника.

Варто пам’ятати, що карантин – це стрес не тільки для бізнесу, а й для кожної людини. У цей час вашим працівникам як ніколи потрібна підтримка команди та відчуття стабільності. Саме від того, як керівник організує дистанційний формат роботи, залежить продуктивність працівників та їхнє прагнення зробити внесок у розвиток вашої компанії. Будьте на крок попереду – розвивайте свою команду та залишайтесь здоровими!

Share on FacebookTweet about this on Twitter

Lost Password