Как организовать дела перед отпуском: 3 совета для отдыха с чистой совестью

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Лето – период отпусков, желанный, но с легким привкусом горечи. Горечь, как правило – это привкус «горелых» дедлайнов, стоптанные перед отпуском от беготни ноги, недоделанные или сделанные в спешке «на живую нитку» отчеты-документы-презентации. А дальше – груды накопившихся за отпуск дел, которые не смогли/не захотели сделать коллеги-смежники, и переработки, которые «топят» накопившееся за отпуск чувство расслабленности и релакса.

Как если не избавиться от этих «отпускных грехов», то минимизировать их тлетворное влияние?

Конечно, важно заранее вспомнить, что у вас отпуск, и не пытаться «впихнуть невпихуемое» – например, сделать за три дня то количество дел, на которые в обычное время уходит неделя. Наоборот, нужно дать себе в запас 3-5 рабочих дней – как правило, есть большое количество коллег, которые, невзирая на все ваши предупреждения, примчатся за три дня с внеплановой кучей работ и не захотят принять ваш отказ. Как правило, откараскаться от всех этих хлопот не удастся, и придется сделать хотя бы «горящий мизер», особенно если эту текучку на вас сваливает ваш непосредственный руководитель. Итак…

Правило первое: сделать запас времени и сил

Чтобы все предотпускные дела сделать качественно в рабочее время и не везти с собой в отпуск «недоделки» или чувство стыда за некачественно выполненную в спешке работу. Причем, в зависимости от собственной мягкости и настойчивости коллег, добавить «поправочный коэффициент» на все эти хлопоты.

Правило второе: делегировать дела коллегам

Отбросив ложный стыд. И не только «остатки завалов», но и замену себя на период отпуска – хотя бы по самым критичным и срочным вопросам. Важно тоже не откладывать это на последний день до отпуска и искать «жертву» наугад. Причем желательно это делать не только в формате дружеской просьбы, но и с соблюдением разделения ответственности за содеянное или несодеянное. Чтобы после отпуска не наткнуться на недоуменное подергивание плечами коллеги в ответ на вопрос – «А почему вот это не сделано?» Ну не смог он, и все тут. Или не захотел. При отсутствии ответственности  безделье особенно безнаказанно.

Правило третье: все спланировать и составить правильный список

Мы все любим писать списки, не на бумажках/смартфонах, так в голове. Чтобы ничего не упустить, самой себе напомнить. Предотпускные списки часто имеют длину Торы и минорную интонацию. Как только начинаешь перечислять все, что нужно сделать, о чем не забыть, с кем коммуницировать, от кого что получить и кому передать – невольно закрадывается мысль: а не отменить ли отпуск?

Но не все так безнадежно. Если правильно организовать перечень того, что и как нужно сделать, выход из отпуска уже не кажется прыжком в реку с голодными крокодилами. Самая главная ошибка, которую мы допускаем при написании такого списка – выделяем мало времени и в спешке пишем все, что в голову придет. В результате получается маловразумительная «колбаса», в которой перемешались глобальные проекты и мелкие дела, срочное, важное и безнадежное. Мы пишем рядом дела, которые нужно сделать, раз уже после отпуска пришел их черед, и дела, которые просто откладываем на «послеотпуска» уже не первый раз. Немудрено, что когда потом просматриваем весь этот «талмуд», приходим в тихий ужас, и руки опускаются сами собой. И каждый раз, когда пересматриваем этот бесконечный перечень, глаз «цепляется» за все новые и новые задачи, сулящие все более грандиозные проблемы. Иногда даже не понимаем или не можем вспомнить, что означает это сакральное – «Миша-отчет» или «Люда-дебиторка». Две недели назад, до отпуска, мы что-то подразумевали, но телеграфный стиль записи «вымыл смысл» из написанного. Или мы потеряли нюанс – например, отчет надо сделать не табличкой Excel, а слайдом презентации для финансового директора. А в наших записях об этом ни слова.

Нужно делать записи упорядоченно. Если кому-то легче и понятнее работать с этакой «лентой», не вопрос. Но более продуктивным мне кажется подход, когда записи не пишутся «в один столбик», а сортируются по их объемности, срочности и приоритетности. Оптимально, когда дело формулируется как проект и шаг по его реализации (или конечная цель). То есть от «Люда-дебиторка» мы переходим к записи «Получить от Люды отчет по дебиторке компании ООО на дату». Если есть дедлайн, лучше такую запись сделать (или продублировать) в календаре, чтобы не потеряться в послеотпускном хаосе. Хорошо дописать – и сделать слайд презентации для финдира по полученной от Люды дебиторке. Это важно, чтобы не гадать потом – а зачем мне нужна была эта проклятущая дебиторка? Или продублировать – от кого еще можно получить нужную информацию (если Люда тоже уйдет в отпуск).

Хорошая новость – не по всем записям нужно что-то делать вообще или делать срочно. Есть вариант, когда присланные данные нужно сохранить до определенного времени, просто принять к сведению, трансформировать, но по достижении определенного комплекта документов. Или просто отсортировать, заменить более новыми версиями и удалить. Соответственно, в эту категорию тоже нужно отсортировать свои записи, причем правильно.

Но даже правильно скомпонованные записи не нужно оставлять без регулярного внимания – если вы забудете о правильно оформленных делах и проектах, сами собой они не сделаются. Поэтому выделить в первый отпускной день полчаса на экспресс-ревью и час-два в первую неделю на обновление списка задач и статусов по ним – это тоже маст-хэв. Хаос здесь может дорого обойтись. Поэтому, невзирая на свеженакопленные в отпуске дела и горящих нетерпением коллег, клиентов и партнеров, к пересмотру и приоретизации дел нужно подойти взвешенно. Правильная сортировка дел поможет справиться с «девятым валом» накопившихся и отложенных проблем быстрее и эффективнее. Впрочем, и расслабиться после отпуска себе дороже: продолжать правильно оформлять текущие дела и системно их контролировать – означает не только повысить свою продуктивность, но и организовать себя так, что в следующий отпуск уходить будет не так страшно и опасно.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Login

Welcome! Login in to your account

Remember me Lost your password?

Lost Password