У багатьох компаніях наприкінці року HR-и активно готуються до стратегічної сесії, проводять аналітику слабких зон, планують свої бюджети, а також основні івенти на рік. Порадами щодо івент-планування ділиться Сергій Родінов, співвласник івент-агенції Rockets та засновник Академії Івент Менеджменту.




1. Враховуйте період підготовки  


Перше, що має враховувати HR, – майбутні обставини. Йдеться про підготовку, яка починається задовго до вашого івенту. Деякі святкування (наприклад, Новий рік або День народження компанії) вимагають того, щоб готуватися до них ледь не за півроку. Тільки так ви зможете бути вільними у виборі потрібної дати (інакше отримаєте обмеження чи взагалі ваше свято буде під загрозою провалу). Другий бонус від такої підготовки – можливість обрати ідеальну локацію.


Читайте ще:
                            https://prohr.rabota.ua/apgreyd-hr-brenda-za-dopomogoyu-ivent-marketingu/
            


2. Бізнес і нічого особистого? Ні!




Є бізнес-івенти для клієнтів та партнерів, а є івенти внутрішні, які проводяться для команди. І якщо ваш керівник робить акцент тільки на перших при плануванні бюджету на івенти на рік, то це велика помилка. Керівництво будь-якої компанії має розуміти, що її працівники є ланкою, яка пов’язує бізнес та кінцевого споживача. Саме тому внутрішні івенти, направлені на розвантаження чи «прокачку» навичок команди, для компанії не менш важливі, ніж бізнес-івенти. Та іноді варто докласти величезних зусиль, щоб довести це керівництву. До речі, про бізнес-івенти. Такі події зазвичай організовують для підсилення фінансових чи репутаційних вигід компанії. Їхня важливість покладає на організатора додаткову відповідальність, тому на такі івенти компанії витрачають чимало часу. Такі події також слід планувати заздалегідь.


3. Встановлюйте мету 


Щодо івентів для команди. Те, про що я зараз згадаю, може спланувати не будь-хто, а тільки той HR, який по-справжньому гарно знає свій колектив. Я про ті івенти, які проводяться не за календарем, а тоді, коли вони дійсно потрібні. Наприклад, тімбілдинг, коли в штаті компанії з’являється багато новачків і люди навіть не розуміють, хто сидить за сусіднім столом. Зрозуміти потрібність тієї чи іншої події важко, особливо тоді, коли в HR-а немає постійної налагодженої комунікації з робітниками. Кращим рішенням може бути проведення попереднього анкетування, за результатами якого ви будете приймати рішення про актуальність вашого заходу.


Читайте ще:
                            Как победить предновогодний завал на работе: 5 подсказок
            


Також при плануванні подій на рік варто заздалегідь провести SWOT-аналіз. Впевнений, більшість його проводить у будь-якому випадку. Як такий аналіз допоможе вам при плануванні івентів?


Наприклад, ви виявили, що слабкою стороною у вашій компанії є плинність кадрів. Зрозумівши, що ця проблема з’явилась у вас через постійні конфлікти між співробітниками, вам варто спланувати декілька тимбілдингів. Або, наприклад, у компанії низька конверсія вхідних заявок у реальних клієнтів. Занурившись у проблему, можна виявити, що комунікація між відділом маркетингу та продаж відсутня або порушена. У такому разі вам варто запланувати певну кількість подій, спрямовану саме на підвищення якості комунікації між цими функціями.


Для досягнення певних цілей не варто робити тимбілдинг для всієї команди (якщо у вас великий штат). Подію потрібно організовувати для відділів окремо, закладаючи в кожний тимбілдинг певні задачі. І не тільки, це можуть бути як тимбілдинги, так і тренінги чи тематичні події.


Загалом будь-який івент має проводитися з певною метою. Навіть якщо це новорічний корпоратив чи хелловінська вечірка, ви все одне маєте врахувати цілі.


І пам’ятайте про зворотній зв’язок та важливість комунікації з вашими робітниками. Не проводьте івент заради івенту, не робіть подію, яка нікому не потрібна. Цінуйте ваш час та час ваших працівників.