Советы для работодателей

HR-досвід: як в умовах карантину працюють команди Binotel, Treeum, «Розенталь Груп»

Світ не питав нашого дозволу, щоб змінитися, і все, що можуть зробити компанії, – гідно прийняти нові виклики. Ми з robota.ua продовжуємо серію публікацій про те, як роботодавці працюють з людьми в умовах карантину.

Ірина Сидорчук,
Human Resources Director, Binotel

Наразі наша компанія працює у штатному режимі, оскільки ми – оператор зв’язку, що підтримує важливі організації, діяльність яких не може зупинитися в період карантину. До 20% співробітників виявили бажання знаходитися вдома в цей період, і ми їх підтримуємо в такому рішенні, зберігаємо за ними робочі місця. Почали безкоштовно підключати державні установи та Червоний хрест.

Рекрутинг та адаптація

Ми прагнемо мінімізувати необхідність особистих зустрічей під час відбору, тому спілкування з кандидатами проводимо онлайн. Лише фінальні домовленості потребують особистої зустрічі. Перейшли на онлайн-співбесіди за допомогою Skype та Viber. Першочергово шукаємо кандидатів, які проживають неподалік від офісу.

У нас розроблена програма адаптації, за допомогою якої проводимо адаптаційні зустрічі з певною періодичністю та оперативно реагуємо на емоційні або професійні відхилення від норми наших працівників. Також періодично проводимо онлайн-тестування на рівень лояльності та задоволеності співробітників і допомагаємо у вирішенні різних ситуацій.

Навчання 

Всі нові співробітники компанії насамперед проходять через відділ навчання, і тільки потім потрапляють до свого відділу. Програма навчання триває від 2-х до 3-х тижнів, де нові працівники повністю вивчають наш продукт, структуру компанії та інші робочі документи в залежності від займаної посади. Наші співробітники начитані та ерудовані. Саме з цією метою створені онлайн- та аудіобібліотеки. Двічі на місяць проводимо навчання для співробітників, щоб вони мали змогу працювати ефективніше та розвивалися у своїй професії. Цей формат навчання проходить у суботу. Ми оплачуємо час, який співробітники приділяють своєму розвитку.

Піклування та мотивація

Керівний склад підвозить співробітників до роботи та додому. Люди не мають проблем з тим, як дістатися до офісу, ми вирішили це питання.

Ми пропонуємо різні програми мотивації. Підтримуємо тих, хто вирішив взяти відпустку за власний рахунок і цей період перебувати вдома. Щоденно підтримуємо комунікації з усіма співробітниками.

В компанії є заходи, які відбуваються з певною періодичністю. На щотижневій основі є: йога, speaking club, кіноклуб та клуб настільних ігор. Також дуже багато корпоративів, присвячених різним подіям. На жаль, наразі ці заходи на паузі, але після карантину ми обов’язково їх відновимо.

Керівний склад підвозить співробітників до роботи та додому. Люди не мають проблем з тим, як дістатися до офісу, ми вирішили це питання

Роздаємо співробітникам маски та рукавички, щоб вони мали змогу бути захищеними. Також щодня зранку вимірюється температура і контролюється стан здоров’я кожного співробітника. Якщо помічаємо, що якісь із показників здоров’я працівника не відповідають нормі, – миттєво ізолюємо його та щодня контролюємо стан. Щодо антисептиків, вони присутні у кожному відділі компанії та місцях загального користування в необхідній кількості.

Технології

Ми IT-компанія, тому завжди використовуємо технології на високому рівні. На цьому етапі розробляємо програму онлайн-навчання, щоб мати можливість навчати наш персонал віддалено.

Планування робочого дня відбувається на щоденній основі. Щоранку відбуваються ранкові наради. Всі дані щодо ефективності роботи працівників ми можемо відстежувати у внутрішніх програмах.

Особистий досвід

Головне – мислити позитивно та не піддаватися паніці. Шукати нові можливості для трансформації робочих процесів, якщо вони зайшли в глухий кут у період карантину. Наприклад, я читаю багато бізнес-літератури, щоб допомагати колегам та ділитися з ними досвідом щодо мотивації та розвитку співробітників.

Ольга Яковенко,
HRD компанії Treeum (Minfin.com.ua, Finance.ua)

Ми, як і більшість компаній, перейшли на віддалену роботу. Для нас це не було викликом. Крім того, що у нас кілька підрозділів працюють віддалено постійно, і офісні співробітники могли працювати з дому. І для цього не потрібно було довгих узгоджень і службових записок, лише отримати згоду керівника і внести позначку у внутрішній HR-системі. Тому я щиро дивувалася кількості вебінарів в інтернеті на тему «Як перейти на віддалену роботу». Мені здається, що вибудувані процеси і взаємодія між командами допомогли нам у цьому.

Звичайно, ми прописали правила віддаленої роботи. Але швидше для того, щоб зафіксувати очікування одне від одного і мінімізувати можливі непорозуміння.

Рекрутинг

Щодо процесів рекрутингу, спочатку повністю перейшли на Skype-інтерв’ю. І це теж був для нас звичний формат. Ми і раніше часто так проводили співбесіди. А потім «заморозили» вакансії.

У нас не було співробітників, які вийшли на роботу нещодавно, але були люди, у яких закінчувався випробувальний термін. Їх адаптація і підбиття підсумків випробувального терміну проходили як завжди, тільки онлайн.

Навчання

З квітня ми стартували онлайн-навчання для менеджерів компанії. І карантин нас не зупинив, а прискорив запуск і мотивував надати спочатку модуль з управління змінами. Навчання проходить у закритій групі в Telegram у форматі microlearning. Кожен тиждень присвячений одній темі, щодня даємо невелику кількість інформації по темі та завдання. Ми також гейміфікували цей процес. Тож учасники вчаться граючи.

Крім щотижневих оперативок, керівники двічі на день зустрічаються зі своєю командою. Вранці – стендап: обговорюють завдання і пріоритети на день, ввечері – підбивають підсумки дня (що вдалося, що не вдалося, які є труднощі).

Планування

Для планування ми використовуємо систему OKR. І якщо раніше команди самі визначали свої пріоритети та цілі на квартал, то зараз ми дещо змінили процес. Попросили команди подумати над тим, які проекти вони можуть реалізувати в другому кварталі так, щоб компанія отримала максимальний дохід. Ми консолідували всі проекти, топ-менеджери обговорили їх та пріоритезували.

Ми врахували, з якими складнощами люди можуть стикатися під час карантину. Наприклад, не знають служб доставок, крім найпопулярніших, від постійного сидіння болить спина, як провести дозвілля цікаво, псуються стосунки з близькими тощо

Комунікації

Ми усвідомлюємо, що люди зараз постійно перебувають у стані тривоги. А брак інформації породжує ще більшу тривогу. Як сказав наш СЕО: «Одне із завдань керівника – це давати визначеність в нестабільному і мінливому світі». Тому щотижня СЕО пише до всіх співробітників листа, в якому розповідає про те, як ми досягаємо наших фінансових цілей і які ще події та досягнення відбулися за тиждень. Ці листи дають співробітникам не тільки знання про те, що відбувається в компанії, але і розуміння внеску кожного в досягнення цілей компанії.

Співробітникам бракує спілкування одне з одним, особливо на неробочі теми. Тому ми створили окремий чат для таких цілей. Там співробітники можуть обговорювати що завгодно (це аналог балаканини біля кавомашини), і ми запускаємо там різні теми та челенджі: фотографії домашніх улюбленців, зробити скрін генератора завдань і виконати його тощо. Так ми дізнаємося про колег багато нового і люди відчувають, що команда поруч.

Ми врахували, з якими складнощами люди можуть стикатися під час карантину. Наприклад, не знають служб доставок, крім найпопулярніших, від постійного сидіння болить спина, як провести дозвілля цікаво, псуються стосунки з близькими тощо. Щодня ми готуємо добірку корисних порад на якусь тему. Нещодавно була розсилка про те, як зберегти та поліпшити сімейні відносини в період карантину, перед цим – як провести вечір з друзями онлайн, а на початку карантину писали про те, як не втратити глузд у чотирьох стінах.

Піклування та мотивація

Безумовно, ми як роботодавець піклуємося про здоров’я співробітників. Щорічно вибираємо провайдера по ДМС для всіх. Тому ще до карантину наші люди були застраховані. Щойно ми дізналися, що COVID-19 вже в Україні, закупили антисептики, роздали маски, респіратори з високим ступенем захисту. Ми, до речі, вже тоді запропонували співробітникам працювати з дому. Але це не мало обов’язкового характеру, за бажанням. Щойно в Україні був оголошений карантин, ми в один день перейшли на віддалену роботу.

До карантину наші співробітники багато проводили часу разом поза роботою. Крім стандартних корпоративів, святкувань дня іменинника та настільних ігор, займалися йогою в офісі та в обід ходили до спортклубу, що поряд з офісом. Тепер думаємо, як все це перевести в онлайн.

Технології

Щодо технологій, ми використовуємо Google Chat. Зателефонувати можна прямо з листування або призначивши зустріч через Google Calendar. Виявилося, це дуже зручно і нам не довелося купувати додаткові сервіси і вчити співробітників користуватися ними.

Особистий досвід

Я – одна з тих щасливчиків, у яких була можливість виїхати в сільську місцевість до батьків. Тому, крім незручності ходити в магазин у масці і рукавичках, перебуваю в більш вигідних умовах, ніж ті, хто зараз в Києві та інших містах.

Оскільки я взагалі не була в декреті, то навичка роботи з маленькою дитиною в одному приміщенні у мене розвинена дуже добре. Бабуся з дідусем дуже допомагають з дитиною, тому у мене з’явилося трохи часу ввечері, який я інвестую в свій розвиток. Добре, що зараз багато безкоштовних якісних курсів.

Розуміння і прийняття того, що карантин надовго, та і після карантину ми не повернемося до звичайного життя, дає поштовх шукати нові підходи в people management, думати, що ми можемо зробити для підтримки співробітників, які ще довго будуть працювати з дому.

Юлія Істапенко,
HR BP «Розенталь Груп»

Звичайно, зміни в навколишньому світі вплинули на звичний хід діяльності компанії. Потрібні були зміни. Але я не можу сказати, що вони кардинальні. Ми збиралися і приймали рішення, продумуючи наші дії на кілька кроків наперед, а іноді просто виходили з того, що могли. І намагалися не панікувати через те, що світ змінюється і ми не можемо вплинути на ситуацію. Керівництво компанії спілкувалося з людьми, і це зберегло нормальну атмосферу в колективі, робочий настрій, позитив, ніхто не «застрягає» в нескінченному обговоренні теми.

Щодо формату діяльності, хочу зауважити, що наша компанія представляє малий бізнес, і тому особливих складнощів у зміні режиму роботи не було. Чи незвично – так. Наша діяльність пов’язана з постачанням товару торговим точкам. Багато з них зараз закриті. Ми скоротили кількість відвантажень. Максимально перевели співробітників на віддалений режим роботи. Придбали засоби захисту, регулярно поповнюємо їх запаси, хоч спочатку це було дуже складно: їх було просто ніде взяти, і це найсумніше. Допомагали співробітники – хтось на своєму транспорті купував засоби захисту, мама однієї співробітниці пошила нам маски, так і виходили з ситуації. Також ми підтримали наших клієнтів і запропонували їм спосіб, при якому вони змогли продовжити свою діяльність, не відкриваючи магазини, фактично ми стали для них інтернет-платформою і кур’єрською службою. Умови, що змінилися, зробили нас ближче до клієнтів, ми стали ще більше спілкуватися, підтримувати зв’язок і пропонувати рішення для підтримки їх бізнесу.

Рекрутинг

Вакансії потрібно закривати, тому що криза не вічна. Вона закінчиться і потрібні будуть активні дії. Співбесіди по Skype, навчання і тестування знань онлайн або в телефонному режимі. Для мене це можливість освоїти нові програми для створення курсів і тестів. Також записали кілька відеороликів.

Ми всі розуміємо, що в період кризи насамперед компанії скорочують не найефективніших співробітників. Коли з 6 кандидатів на 1 позицію ти не можеш вибрати жодного для продовження діалогу, а HR-и рекомендують їх у соцмережах з гучною фразою «на ринок вийшов гуру продажів тощо» – хочеться кричати.

Також дуже багато відгуків від пошукачів, які не мають потрібного досвіду роботи або знань, бо працювали в іншій сфері, і перенавчання потребує забагато часу.

Деякі кандидати не розуміють досі, що ситуація змінилася і вимагає більшої гнучкості. Проте все одно складно закривати позиції. Особливо важко знайти керівників середньої ланки.

Можливість зайнятися справою – найкраща турбота про здоров’я співробітників, ментальне і фізичне

Щоб віддалено оцінити ефективність і дати кандидату можливість зрозуміти суть роботи, готуємо тестові завдання. Наприклад, зараз активно шукаємо закупника. Для такого кандидата підготували завдання, пов’язане з аналітикою, описали суть і надали дані для розв’язання, в телефонному режимі відповідаємо на питання. Кандидатів на посаду менеджера відділу продажів вчимо за допомогою системи, яку розробили давно і застосовуємо в компанії, тільки зараз дистанційно. У нас є методичка про товари, книга продажів, презентація про переваги компанії, відеоролики по групах товару, даємо прослухати телефонні розмови згідно скриптів і продажу, завдяки використанню айпі-телефонії. І, звичайно, спілкуємося особисто телефоном і по Skype, тестуємо на знання теми. Зараз впроваджуємо тести онлайн для економії часу. Для тестових дзвінків даємо контакти співробітників і пропонуємо на них потренуватися продавати.

Навчання

Сьогоднішня ситуація – це чудовий час для розвитку і навчання. Наприклад, зараз ми поглиблюємо знання про товар з торговими представниками. Насамперед даємо завдання опрацювати основні заперечення і зони для поглибленого вивчення характеристик, збираємо зворотний зв’язок, готуємо спільно з виробниками матеріал для навчання і на спільних Skype-коллах обмінюємося інформацією, ділимося досвідом і перевіряємо знання. Електронною поштою і через месенджери надсилаємо співробітникам відеоролики на тему продажів, наприклад. Робимо розсилку книги по 1 главі щодня. Також за допомогою Google-форм створюємо опитування і завдання для співробітників.

Технології

Щодо організації роботи команди, з цим немає проблем, ми давно використовуємо Trello. Прекрасна програма для постановки завдань і контролю. Звіти електронною поштою також актуальні. Також одним зі звичних інструментів нашої компанії є канали в Telegram. У нас невеликий штат, тому особливих труднощів з плануванням і контролем не виникає.

У HR-процесах особливих відкриттів не відбулося, але, якщо говорити про інші активності, я б відзначила маркетинг і комунікації. Ми посилили використання додатків і месенджерів, а також різних програм для розсилок і опитувань.

Комунікації

Ми багато спілкуємося, говоримо про плани. Люди панікують і сумують, коли не знають, що на них чекає. Прагнемо створити для співробітників стабільність. У нашій компанії людяність – одна з цінностей, тож цікавитися самопочуттям, закупати вітаміни тощо – звична справа.

Я думаю, що активне підтримання комунікацій і є зараз процесом об’єднання команди. Ми прийняли рішення зробити все, щоб зберегти робочі місця співробітників, а це найкраще заспокійливе і гарантія для майбутнього. Ми висвітлюємо наші рішення, це простіше, ніж боротися з чутками та домислами. Якщо працівник щось не розуміє і робить помилкові висновки, ми проводимо ще одну зустріч, і так поки не переконаємося, що зрозуміли одне одного. Ситуація зробила те, що не зробить жодна система оцінки – вона показала, як співробітники поводяться в кризовій ситуації, саме як люди, а не фахівці.

Виклики

Для нас було важливо залучити до роботи співробітників, які, в силу обставин, не можуть виконувати свої функціональні обов’язки. Наприклад, торгові представники не можуть зараз зустрічатися в торгових точках і просувати товар. Але вони охоче включилися в проект з оновлення бази даних і контактної інформації, спілкуються з клієнтами в телефонному режимі, пропонують нові ідеї. А ось на пропозицію для служби логістики співробітники відгукувалися неохоче.

Зараз усі питають, що роблять компанії для свого персоналу. Всі чекають, що вони, як батьки, будуть брати на себе відповідальність, розв’язувати всі питання і діяти. Хотілося б, щоб з’явилися питання і до співробітників – що вони роблять, щоб допомогти своїй компанії залишитися на плаву і продовжити свою діяльність. Тому що ситуація, що склалася – це не проблема однієї компанії або її системи управління. Це загальнолюдська проблема. А в багатьох просто ввімкнувся первісний страх і вони завмерли в надії, що за них хтось щось вирішить, виплати будуть стабільними та стовідсотковими. Думаю, над цим варто подумати.

Думаю, всі вже втомилися від цієї теми, і можливість зайнятися справою – найкраща турбота про здоров’я співробітників, ментальне і фізичне. Ще б весна нарешті настала!

Особистий досвід

У будь-якій кризовій ситуації найкраще – здоровий глузд, позитивні емоції і план дій, адже коли людина зайнята, їй ніколи божеволіти. У моїй практиці вже була фінансова криза, свинячий грип. Можливо, тому я дивлюся на це як на завдання, з погляду вихідних даних, а не того, як було раніше. Ми не можемо вплинути на поведінку людей, на ситуацію, але ми можемо керувати своїм ставленням до подій. Якщо обмежити потік інформації, прийняти той факт, що відбуваються глобальні зміни, найкраще, що ми можемо зробити для себе і своїх близьких, – це залишатися врівноваженими та зібраними. Не впадати у відчай, а думати, які можливості у нас з’являються. Більше читати, опановувати щось нове, займатися творчістю. Спілкуватися. Берегти себе. Не бути безтурботними, але і не панікувати. Підтримувати одне одного справою. Частіше посміхатися! Життя – прекрасне, завжди є те, чому ми можемо радіти.

Share on FacebookTweet about this on Twitter

Lost Password