Советы для работодателей

Ефективне залучення позаштатних працівників для зниження витрат на персонал

Ринок праці змінюється, а отже, трансформуються й процеси найму працівників. Компанії дедалі частіше обирають співпрацю з позаштатними працівниками та фрілансерами для тимчасових проєктів або ж сезонних робіт. Водночас розвиваються й технології, які спрощують взаємодію між роботодавцем і працівником.

Компанія SAP Ukraine разом зі своїми партнерами та співорганізаторами Deloitte Ukraine, AGELESS та robota.ua провели вебінар «Ефективне залучення позаштатних працівників для зниження витрат на персонал».

Спікерами вебінара виступили:

Олена Бойченко – директор Human Capital Advisory Services, «Делойт» в Україні;
Андрій Полигаєв – експерт з рішень для закупівель, компанія SAP SE;
Дарина Кожушко – менеджер з адміністративної діяльності, компанія SAP Ukraine;
Богдан Яцюра – старший менеджер з розвитку продукту, robota.ua;
Ігор Лупан – експерт з рішень SAP CX та SAP Ariba, компанія AGELESS.

Глобальні тренди щодо альтернативної зайнятості

На розвиток альтернативної зайнятості впливають такі фактори: демографічні виклики, розвиток технологій, соціально-культурні аспекти (проблеми вигорання, пошук себе, баланс особистого і робочого часу), а також тиск щодо скорочення витрат.

Сьогодні існують різноманітні форми альтернативної зайнятості. Серед них:

  • незалежні працівники (freelance), які доповнюють основний штат компанії та здебільшого отримують винагороду погодинно/щоденно чи за певну роботу. Така форма дуже поширена в Україні;
  • gig-працівники, які отримують винагороду за окремі завдання (або мікрозавдання) у межах виконання визначеної частини роботи;
  • crowd-працівники, які конкурують за участь у проєкті, де винагороду отримують лише ті, хто показав найкращі результати.

Ці форми альтернативної зайнятості будуть видозмінюватися паралельно з розвитком технологій.

За даними The Deloitte Global Millennial Survey 2019, 83% керівників дедалі частіше залучають альтернативних і сезонних працівників або працівників-консультантів. Альтернативні працівники також зацікавлені у такому виді зайнятості, оскільки мають можливість отримувати більшу винагороду і примножувати свій дохід, працювати в зручний час і досягати кращого балансу між роботою й особистим життям.

Звичайно, альтернативна зайнятість має і недоліки для працівників, серед яких ненадійний/непередбачуваний дохід, нерегулярний/непередбачуваний час роботи і складність у плануванні майбутнього, оскільки навантаження може бути нерегулярним.

Попри це, кількість самозайнятих працівників у США незабаром дорівнюватиме населенню України, а з 2016 року кількість gig-працівників у Великобританії збільшилась удвічі й зараз становить 4,7 млн осіб. Керівники компаній також готові до залучення тимчасових працівників: більше 70% з них розглядають укладення короткострокових контрактів або створення позаштатної роботи в якості альтернативи повній зайнятості.

Альтернативна зайнятість є одним із глобальних трендів 2020 року. Згідно з дослідженням Deloitte Global Human Capital Trends 2020, 39% респондентів у світі та 42% в Україні вважають, що наявність додаткових джерел для залучення персоналу (альтернативна зайнятість) буде найбільш важливою для майбутнього розвитку ринку праці та бізнесу.

80% респондентів цьогорічного дослідження в Україні зазначили, що радикальні зміни у змісті роботи, побудові кар’єри та посадових обов’язках у зв’язку із застосуванням штучного інтелекту й нових моделей зайнятості матимуть сильний вплив на успіх організацій до 2030 року. Проте тільки 17% респондентів вважають, що їхня компанія готова до такого виклику.

Як свідчить ринок, найвищим попитом працівники альтернативних категорій користуються у сферах IT, операційної діяльності, маркетингу та фінансів.

Опитування Deloitte Global Human Capital Trends 2020 демонструють, що залучення альтернативних працівників відбувається більш ситуативно, ніж стратегічно. Тому є необхідність у зміні парадигми та переосмисленні погляду на залучення альтернативної робочої сили. Альтернативну зайнятість слід розглядати не як спосіб зниження витрат, а як певну стратегію, що має на меті досягнення основної мети – залучення потрібного таланту в потрібному місці та у потрібний час незалежно від форми зайнятості. Талант повинен максимально розкривати свої можливості, а роботодавці у свою чергу мають створити відповідні для цього умови.

За результатами дослідження Deloitte, HR-департамент долучається до процесу організації альтернативної зайнятості, зокрема до пошуку талантів (75%), організації навчання (66%) і питань управління пільгами  (63%) для працівників альтернативних категорій.         

Розвиток явища альтернативної робочої сили спонукає зростанню важливості етичних питань. Тому важливо, щоб до всього персоналу компанії (як тимчасових, так і штатних працівників) ставились однаково в контексті культури, інклюзивності, робочих завдань та спільних цінностей.

Проте лише 15% українських учасників дослідження і 27% учасників з інших країн мають визначені політику та процедури для управління питаннями альтернативної робочої сили щодо справедливої оплати праці, охорони здоров’я та інших потенційних вигод. Зокрема, 10% працівників альтернативної зайнятості мають доступ до програм забезпечення добробуту співробітників, а 41% — доступ до програм з обміну знаннями. Такі умови неабияк впливають на збереження стабільності бізнесу, тому не варто очікувати на вільний ефективний обмін знаннями і накопичення унікальних знань у компанії.

Альтернативна зайнятість – це не спосіб скорочення витрат, а конкурентна перевага за умови свідомого стратегічного управління.

Управління позаштатними працівниками  

За оцінками компанії SAP, приблизно 44% всіх витрат на робочу силу ­­— це витрати на зовнішній персонал. А це означає, що з усіх завдань близько половини компанія вирішує завдяки залученим працівникам. Для організації пошуку, ефективної роботи таких працівників та для управління ними було розроблене, зокрема, рішення SAP Fieldglass. Завдяки впровадженню цього рішення компанії підвищують фінансову ефективність в середньому від 2% до 7%, залежно від індустрії.

Для ефективного залучення позаштатних працівників, компаніям необхідна стратегія. Вона має бути сформульована в межах певних політик компанії, коли закупівельники розуміють, яких саме працівників та з якими компетенціями потрібно залучати для вирішення певних завдань. Із цим запитом вони звертаються до ринку, проводять тендер і відбирають кілька підрядників, які готові надавати послуги необхідних фахівців (перелік профілів фахівців з описом кваліфікацій та іншими параметрами роботи).

Далі обирають кілька підрядників, з якими укладається рамкова угода, де прописуються всі умови надання послуг і відповідні зобов’язання. Для окремого завдання формується запит на конкретного фахівця під конкретну роботу.

Вибір постачальника, підрядника й виконавця відбувається за допомогою порівняння ключових параметрів та визначення оптимального варіанту, що відповідає необхідній професійній кваліфікації, вимогам до сертифікації, необхідного досвіду, документам на виконання тих чи інших операцій тощо.

Потім замовник та постачальник послуг погоджують та документують з обраним працівником об’єм робіт. Відтак проводять процедури, необхідні для початку роботи (надання пропуску, заявки на доступ до ІТ-систем тощо).

У межах виконання робіт контролюються терміни, об’єм  та основні показники виконання робіт, ставка та час — ключові параметри. Після цього виконують фінансово-звітні операції для розрахунку платежів та враховують всі витрати.

Наприклад, рішення для залучення та управління позаштатними працівниками використовує європейська компанія RELX Group. Для неї було важливо досить швидко залучати персонал під різноманітні проєкти. Чим більше розвивалася компанія, тим частіше виникали труднощі в налагоджені процесів найму та контролю діяльності тимчасових співробітників. Не було впевненості, чи відповідають залучені працівники професійним вимогам, не завжди можна було коректно прорахувати собівартість, тому компанія недоотримувала дохід.   

З огляду на це, компанія прийняла рішення перебудувати свої процеси та впровадила рішення для залучення та управління позаштатними працівниками. Запуск проєкту тривав 4 місяці, після чого в компанії змогли чітко планувати необхідні ресурси та налагодили процеси ретельного відбору працівників у довгостроковій перспективі. Це призвело до зниження витрат на залучену робочу силу та програми, які реалізовували для замовника.

SAP також використовує рішення для залучення та управління позаштатними працівниками, яке охоплює максимум можливих категорій альтернативно залучених працівників: позаштатні співробітники (інтегровані у команду), проєктні співробітники (не інтегровані в команду), зовнішні фахівці (перекладачі, юристи) тощо.

Компанія нараховує кілька десятків тисяч позаштатних працівників, що становить близько 10% від загальної кількості персоналу.

До впровадження системи багато часу витрачалося на листування з різними аутстафінговими агентствами. Рішення дало змогу прозоро й ефективно управляти залученими працівниками, охопити всі процеси (від подачі заявки на пошук кандидатів до фінальних виплат) і значно їх спростити. Вже на етапі замовлення на пошук співробітника відображено всі вимоги до кандидата, а пошук і підбір відбувається за внутрішніми HR-процедурами компанії. Етап замовлення на роботу відображає фінансові  аспекти, одночасно відбувається створення користувача в системі SAP, при цьому у програмному забезпеченні є можливість завчасно призначити рівні доступу залученого працівника в системах. Усі ці процеси тепер значно спрощені.

В аутстафінгової агенції є також окремий доступ у систему, що полегшує процес погодження оплати, адже узгодження табелів і прорахунку відбувається безпосередньо у системі. Максимально виключається вплив «людського фактору», а в системі зберігається історія погоджень. 

Система нагадує, коли закінчується термін дії договору. Менеджер завжди проінформований про хід подій, а автоматичне нагадування дає змогу дотримуватися відповідних термінів. Таким чином забезпечується безперервний і циклічний процес управління позаштатним працівником. Окремо відзначають зручний інтерфейс та оновлення програми до трьох разів на рік, а також достатню кількість тренінгів для користувачів і постачальників послуг, за допомогою яких можна легко освоїти роботу в системі.

Загалом виділяють такі основні переваги використання рішення для залучення та управління позаштатних працівників: прозорість процесу, можливість відстеження змін, повний цикл роботи з кандидатом та співробітником (від пошуку до погодження оплати), легкість управління роботою позаштатних працівників, спрощеність і стандартизованість усіх систем.

Неповна зайнятість і віддалена робота. Тренди карантину

На robota.ua, у розділі «Прозора робота», читачі можуть ознайомитись з аналітикою щодо нових та опублікованих вакансій. Під час карантину спостерігалося зменшення попиту на пошук кандидатів та загальної кількості вакансій. Знизилася кількість активних кандидатів, на 40% скоротилася кількість людей, що шукають роботу та відвідують сайти пошуку. Але починаючи вже з початку травня, спостерігається тенденція до покращення ситуації. Це зумовлено тим, що карантинні обмеження почали поступово знімати, а самі кандидати вже адаптувались до життя під час карантину. Аналітика показує, що їхня кількість не змінилася, але активність збільшилася.

Робота поруч. Під час карантину більше ніж удвічі зросла кількість запитів на вакансії у різних районах Києва, а також було чимало запитів на пошук віддаленої роботи. Опцію бажаної локації використовують понад 20% кандидатів. Під час пошуку роботи почали більше враховувати час, що витрачається на дорогу й на можливість безпечно дістатися до місця роботи. Тому вакансію, яка містить інформацію про місцерозташування офісу, переглядають значно частіше.

Віддалена робота. Компанія robota.ua провела опитування серед 140 компаній з різних сфер щодо того, як вони пристосувались до умов карантину, як змінилася оплата праці, про можливість дистанційної праці тощо. Стосовно зміни ефективності при дистанційному форматі, то 12,5% респондентів повністю адаптувалися, їхня ефективність навіть зросла, 11,8% відповіли, що втратили ефективність, а 31,6% адаптувалися до віддаленої роботи без змін ефективності. Тобто компаніям вдалося адаптуватися до дистанційної роботи й навіть у деякій мірі покращити свою ефективність.

Щодо того, як віддалена робота вплинула на графік роботи колективу, то 11% респондентів працюють значно більше, ніж зазвичай, а в 30,1% опитаних робота ніяк не вплинула на графік. Лише 8% відповіли, що працюють менше, ніж до карантину. Тобто стереотип, що людина віддалено і без відповідного контролю працює менш ефективно, не відповідає дійсності.

Продуктивність підвищилася завдяки можливості віддаленої роботи для наступних категорій опитаних: HR і рекрутинг (13,2%), маркетинг і просування (10,9%), управління (10,9%).

Говорячи про HR-процеси, які постраждали під час карантину, можна виділити навчання та розвиток (12,6%), а також оцінку перегляду й умов роботи (10,3%). Найкраще адаптовані до нової реальності процеси рекрутингу та співбесіди (25,8%) і процес найму на роботу (12,3%).

48,5% респондентів зазначили, що онлайн-інструменти, які HR використовують у робочому процесі, певною мірою відповідають сучасним викликам, натомість 13,2% таких інструментів — повністю відповідають, а ефективність HR-процесів навіть зросла. Більшість компаній відзначає, що онлайн-інструменти з рекрутингу та проведення співбесід цілком відповідають новим викликам. Проблеми виникають з кадровим адмініструванням, оцінкою переглядів умов роботи, інструментами для мотивації та розвитку культури праці.

Отже, альтернативна зайнятість – це реальний тренд, тому потрібно мати стратегію та розробити зрозумілий процес роботи. Чіткі операційні стандарти дають компанії змогу вирішувати проблеми, пов’язані з неефективністю, та інші суперечності, перш ніж вони зможуть перерости в більші проблеми. Використовуйте технології, які допоможуть управляти ризиками та сприятимуть розвитку бізнесу. Рішення SAP Fieldglass значно спрощує пошук та управління позаштатною робочою силою та включає в себе повний цикл роботи від створення запиту на необхідних фахівців до оплати їхньої праці. Для ефективної роботи з альтернативними працівниками необхідно аналізувати ринкові ціни й справедливо винагороджувати таку працю, а також компаніям потрібно бути готовими до обміну та збереженню інформації, знань, навчання й розвитку персоналу тощо.

Share on FacebookTweet about this on Twitter

Lost Password