Чотири фатальні помилки при прийнятті на роботу працівника

Всіх помилок у роботи не виправити, але цього потрібно прагнути. А у кадровій роботі таких помилок навіть на першому етапі виникнення трудових відносин може бути безліч. Частіше всього, аналізуючи помилки, які трапляються при прийомі працівника на роботу, можна говорити і про прийняття на роботу без оформлення наказу, і ненадання повідомлення до центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, що є порушенням вимог частини третьої статті 24 Кодексу законів про працю України ( далі — КЗпП). Фактичний допуск працівника до роботи без відповідного оформлення є нелегалізованою працею і тягне за собою покарання у вигляді штрафних санкцій, передбачених як статтею 265 КЗпП, так і статтею 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення.
Порушення можуть стосуватися і документів, які працівник подає при прийомі на роботу та недбалого ставлення до них працівника кадрової служби, як-то прийняття на роботу без паспорта або за недійсним паспортом, або чисельних помилок, що стосуються оформлення трудових книжок.
Але сьогодні ми пропонуємо розглянути питання під іншим кутом, тобто не як прийняти, а прийняти на підставі чого. Мова піде про штатний розпис підприємства, установи, організації.

Штатному розпису – бути!

І хоча трудове законодавство не містить визначення, що саме є штатним розписом, він є одним з документів, які представляються під час перевірок уповноваженим органам, що здійснюють нагляд і контроль за додержанням законодавства про працю, органам державної податкової служби України, а також при розгляді трудових спорів відповідними органами.
Згідно з частиною 3 статті 64 Господарського кодексу України підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

Таким чином, фактична відсутність на підприємстві штатного розпису в загалі не дає можливості роботодавцеві прийняти працівника на роботу, у зв’язку з тим що фактично відсутня посада та кількість штатних одиниць, на які здійснюється прийом на роботу. Зазначимо, що наявність штатної одиниці є обов’язковою як для прийняття працівника на основну роботу, так і за сумісництвом (внутрішнім і зовнішнім), а так само у разі покладення на працівника додаткових обов’язків за суміщенням.

Зміст вирішує все

Оскільки нормативно-правовими актами не встановлена типова форма штатного розпису для підприємств небюджетної сфери, вони мають право складати ці розписи в довільній формі.
Необхідність складання штатного розпису для бюджетних установ передбачена Порядком складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2002 року № 228, (далі — Порядок № 228). Так, згідно з абзацом третім пункту 28 Порядку 228 типову форму штатного розпису бюджетної установи затверджує Міністерство фінансів України. У разі потреби міністерства та інші центральні органи виконавчої влади за погодженням з Міністерством фінансів України можуть установлювати форму штатного розпису для відповідної галузі. Штатний розпис установ затверджується у порядку, визначеному відповідним міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади. Наказом Міністерства фінансів України «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» від 28 січня 2002 року № 57 (далі — Наказ № 57) затверджено форми штатного розпису (складається органами державного управління та місцевого самоврядування) та типового штатного розпису.
Підприємства небюджетної сфери при складанні штатного розпису можуть взяти за основу типові форми штатних розписів, затверджені Наказом № 57 для бюджетних організацій.
Але не менш важливим за структуру штатного розпису є зміст штатного розпису, а оскільки форма (структура) штатного розпису є рекомендованою, то невідповідність змісту штатного розпису тягне за собою порушення законодавства про працю, а також неприємні моменти щодо виправлення помилок не тільки для роботодавця, а і для працівника.
Основні показники штатного розпису підприємства:
— чисельність працівників;
— професійно-кваліфікаційний склад працівників;
— розмір посадового окладу або тарифної ставки (окладу);
— розміри надбавок та доплат, передбачені положенням про оплату праці та відповідними нормативно-правовими документами для певних професій та посад.
Аналізуючи ці показники, можна зробити висновок, що розробляючи штатний розпис, можна припуститися кількох помилок, які в подальшому можуть потягнути за собою притягнення до відповідальності не лише роботодавця, а й бухгалтера.

Невідповідність штатного розпису Класифікатору професій та додаткові обов’язки
Штатний розпис має відповідати Національному класифікатору України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28 липня 2010 року № 327 (далі — КП) запровадженому з 1 листопада 2010 року на заміну ДК 003:2005. Тобто всі посади, зазначені у штатному розписі, мають бути або передбачені КП, або утворені відповідно вимог КП, тобто назви професій можуть бути розширені за потребою користувача термінами та словами, які уточнюють місце роботи, виконувані роботи, сферу діяльності за умови дотримання лаконічності викладення, якщо інше не передбачено у КП чи відповідних законодавчо-правових актах, а також утворені за допомогою похідних слів, вичерпний перелік містить КП (додаток В).
Чого не слід робити підбираючи назву професії чи посади, так це утворювати нові назви шляхом поєднання вже існуючих назв.

Наслідком такого утворення професій є порушення вимог КП, у зв’язку з чим, у працівників, які прийняті на вище перераховані посади виникнуть труднощі по оформленню пенсії. А результатом буде звернення на підприємство з проханням виправити запис у трудовій книжці відповідно до законодавства, оскільки КП призначений для застосування всіма суб’єктами господарювання під час запису про роботу у трудові книжки працівників.

Крім того, працівники, які прийняті на посадах, утворених складанням з кількох посад, фактично виконують роботу за суміщенням, але доплата за суміщення професій йому не нараховується та не виплачується в порушення статті 105 КЗпПУ.
Слід зазначити зміни, що Класифікатор професій ДК 003:2010 затверджений наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28 липня 2010 року № 327 на заміну ДК 003:2005, який було скасовано з 1 листопада 2010 року.
З моменту набрання чинності, тобто з 1 листопада 2010 року, Класифікатор професій ДК 003:2010 зазнав чотирьох змін:

Набрала чинності з 1 вересня 2012 року Набрала чинності з 1 березня 2015 року Набрала чинності з 1 жовтня 2015 року Набрала чинності з 1 березня 2016 року
У зв’язку з тим, що деякі назви професій було змінено, а інші були взагалі скасовані, не забудьте актуалізувати назви професій працівників відповідно до Класифікатора професій ДК 003:2010, враховуючи всі зміни, та внести зміни до штатних розписів, наказів та трудових книжок працівників з дотриманням законодавства про працю, зокрема частини третьої статті 32 Кодексу законів про працю України.
Міжкваліфікаційні співвідношення у оплаті праці
Наступне порушення щодо штатного розпису стосується однієї з істотних умов праці, а саме оплати. Нагадаємо, що Класифікаційні угруповання КП сформовано у 9 розділів:
Розділ 1. Законодавці, вищі державні службовці, керівники, менеджери (управителі)
Розділ 2. Професіонали
Розділ 3. Фахівці
Розділ 4. Технічні службовці
Розділ 5. Працівники сфери торгівлі та послуг
Розділ 6. Кваліфіковані робітники сільського та лісового господарств, риборозведення та рибальства
Розділ 7. Кваліфіковані робітники з інструментом
Розділ 8. Робітники з обслуговування, експлуатації та контролювання за роботою технологічного устаткування, складання устаткування та машин
Розділ 9. Найпростіші професії
Кожен з розділів складається з опису, класифікації професій та покажчика професійних назв робіт за кодами професій, тож у штатному розписі всім працівникам підприємства не може бути встановлена однакова заробітна плата (оклад), навіть за умови що, у разі додаткових нарахувань загальні суми до виплат у них будуть різними. Оскільки відповідно до вимог частини другої статті 96 КЗпП тарифна система оплати праці використовується для розподілу робіт залежно від їх складності, а працівників – залежно від їх кваліфікації та за розрядами тарифної сітки. Вона є основою формування та диференціації розмірів заробітної плати.
Так, наприклад, відповідно до КП
– професія директора, головного бухгалтера, відноситься до розділу фахівців, які потребують певних знань в одній чи більше галузях природознавчих, технічних чи гуманітарних наук,
– професія провідного інженера-конструктора, інженера-конструктора, фахівця з якості відносяться до розділу професіоналів, що передбачає високий рівень знань у галузі фізичних, математичних, технічних та інших наук,
– професія слюсаря-ремонтника, слюсаря-інструментальника відноситься до розділу кваліфікованих робітників з інструментами, які потребують знань, необхідних для вибирання способів використання матеріалів та інструментів, визначення стадій робочого процесу, характеристики та призначення кінцевої продукції,
– професія формувальника склопластикових виробів відноситься до розділу робітників з обслуговування, експлуатації та контролювання за роботою технологічного устаткування, складання устаткування та машин, які передбачають знання, необхідні для експлуатації та нагляду за роботою устаткування, машин, у тому числі високоавтоматизованих, а також для їх складання
Але на підприємстві директору, головному бухгалтеру, слюсарям-ремонтникам, слюсарям-інструментальникам, формувальникам склопластикових виробів та іншім штатним розписом передбачені оклади в розмірі мінімальної заробітної плати, тобто на підприємстві не встановлені міжкваліфікаційні співвідношення розмірів посадових окладів, що є порушенням вимог статті 96 КЗпП.
Мінімальна заробітна плата
Наступним порушенням, яке може міститися у штатному розписі, є не відповідність ставки (окладу) мінімальній заробітній платі, встановленій на державному рівні, тобто порушення вимог статті 95 КЗпП.
Нагадаємо, що мінімальна заробітна плата – це законодавчо встановлений розмір заробітної плати за просту, некваліфіковану працю, нижче якого не може провадитися оплата за виконану працівником місячну, а також погодинну норму праці (обсяг робіт).
Найчастіше це порушення може спостерігатися у період підвищення мінімальної заробітної плати.
МІНІМАЛЬНА ЗАРОБІТНА ПЛАТА 2016 РОЦІ
Розміри З 1 січня з 1 травня з 1 грудня
у місячному розмірі: 1378 гривень 1450 гривень 1600 гривень
у погодинному розмірі 8,29 гривні 8,69 гривень 9,59 гривні
А також при визначенні розміру заробітної плати працівникам, які приймаються на роботу за сумісництвом та при визначенні кількості штатних одиниць, що відповідають неповній ставці у штатних розписах слід зазначати посадовий оклад як за повну штатну одиницю, а розрахунок проводити пропорційно відпрацьованому часу, оскільки зазначення посадового окладу, який дорівнює, наприклад половині посадового окладу, може скласти враження, що не дотримуються мінімальні гарантії оплати праці.
Таким чином, штатний розпис:
• фіксує розподіл праці між працівниками;
• закріплює структурний та чисельний склад працівників і місячний фонд заробітної плати;
• конкретизує перелік посад і професій;
• встановлює розмір основної заробітної плати щодо конкретної посади, професії, а також розмір надбавок (доплат), якщо це передбачено положенням про оплату праці.
Саме на підставі штатного розпису, як і правил внутрішнього трудового розпорядку та посадових (робочих) інструкцій, власник або уповноважений ним орган приймає рішення з кадрових питань, зокрема щодо прийняття громадян на роботу, визначення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретного працівника відповідно до його посади (кваліфікації). А кадрова служба — здійснює добір персоналу, оформляє відповідні кадрові документи, у т. ч. накази про прийняття на роботу, встановлення надбавок (доплат) тощо
Штатний розпис затверджується наказом із загальної діяльності.

ВИСНОВКИ

Основними порушеннями законодавства про працю при прийомі на роботу працівників пов’язаними з штатним розписом є: