Советы для работодателей

Безпечна робота в офісі в період адаптивного карантину. Досвід «Ашан Рітейл Україна», «Київстар», «Байєр» в Україні

Адаптивний карантин в країні триває, деякі працедавці починають повертати своїх працівників назад в офіси, але доводиться робити це, дотримуючись певних вимог. Міністерство охорони здоров’я України пропонує правила безпеки для офісних працівників, а також громадян, які їх відвідують в період карантину (Рекомендації, затверджені Постановою № 16 від 9 травня 2020 року). Пропонуємо ознайомитися з ними детальніше та подивитися, як на практиці компанії повертаються до роботи в нових умовах.

Що зобов’язаний зробити роботодавець відповідно до Рекомендацій МОЗ? Зокрема:

  • Інформувати клієнтів/партнерів про встановлення карантинних обмежень та нові умови обслуговування організації.
  • Забезпечити офіс милом (рідким), антисептичними засобами, паперовими рушниками.
  • Організувати на вході в приміщення місце для обробки рук антисептичними засобами. Рекомендують повісити наклейку чи банер з інформацією про те, що потрібно дезінфікувати руки.
  • Подбати, щоб перед входом в офіс було нанесено маркування (дистанція – 1,5 метра).
  • Повинна бути дистанція 1,5 метра між місцями надання послуг громадянам. Рекламні брошури, журнали тощо варто прибрати, щоб зменшити ризик поширення недуги.
  • Вологе прибирання (використовувати потрібно засоби, що миють та дезінфікують (після закінченню зміни)), провітрювання щодві години та після закінчення робочого дня.
  • Для використаних засобів індивідуального захисту потрібно організувати централізований збір: урни, що закриваються та одноразові поліетиленові пакети з утилізацією надалі.
  • На певний період часу відсторонити від виконання робочих обов’язків громадян, які знаходяться в групі ризику (громадяни 60+; особи з хронічними захворюваннями).

Досвідом повернення працівників в офіс в період адаптивного карантину діляться експерти компанії «Ашан Рітейл Україна», «Київстар», «Байєр» в Україні.

Дар’я Качан,
HR центрального офісу «Ашан Рітейл Україна»

Організація робочого процесу

Після віддаленої роботи, яка тривала майже три місяці, ми організували два етапи виходу офісу з карантину в межах загального BCP плану компанії (business continuity plan). Наші дії, з одного боку, корелюють з загальним планом виходу з карантину країни та м. Києва, з іншого – мають на меті забезпечити повну безпеку та комфорт нашим співробітникам. Тому ми відновлюємо усі процесі зі свідомим «запізненням», аби переконатися, що нашим командам буде зручно і безпечно повернутися на робочі місця.

І етап ми розпочали 15 червня – планували заздалегідь, декілька разів переносили через зовнішній контекст та ускладнену інфраструктуру міста. «Вихід в офіс» розпочали 15 червня, адже станом на цю дату в місті відновили всі маршрути громадського та міжміського транспорту, метрополітену, а також відкрили дитячі садки. Це дало змогу впевнитися, що кожен співробітник буде менше переживати за рідних та матиме змогу дістатися офісу.

ІІ етап наразі плануємо на середину липня, проте, звичайно, цей етап залежить від зовнішнього контексту країни та міста. Він включає фізичний вихід всіх співробітників до офісу, звичайно ж, гарантуючи повну безпеку та зберігаючи усі превентивні санітарно-гігієнічні заходи.

Заходи безпеки

Насамперед необхідно зазначити, що всіх співробітників офісу (близько 400 людей) ми розділили на дві зміни. Так ми розмежували потоки – команди різних змін не зустрічаються, одночасно у приміщеннях перебуває вдвічі менше людей, ніж зазвичай (звісно, дистанція у два метра між робочими місцями гарантована). Також, у разі виявлення випадку захворювання в одній зміні, самоізоляція буде обов’язковою для співробітників тільки цієї зміни. Це дозволяє суттєво знизити ризики розповсюдження захворювання, а також не переривати бізнес-процеси повністю.

На І етапі виходу з карантину ми:

  • організували робочі місця в шахматному порядку (розсадили згідно з роботою у змінах);
  • перед початком та після завершення робочого дня кожному співробітнику проводиться температурний скринінг, що обов’язково фіксується у «журналі здоров’я»;
  • зробили обов’язковим носіння маски в офісних приміщеннях (компанія забезпечила масками та антисептиками кожного співробітника);
  • підвищили регулярність клінінгу, змінили засоби, що миють на максимально ефективні та з вмістом спирту;
  • розмістили інформаційні стенди про правильність використання та догляд за масками, застереження щодо дотримання дистанції у місцях скупчення людей та інші корисні заходи безпеки;
  • встановлюємо контейнери для масок на кожному поверсі разом з пам’ятками, що роз’яснюють, як правильно використовувати та утилізувати маски;
  • для нашої співробітниці-стандардистки в зоні рецепції встановили захисний екран з оргскла;
  • забезпечили кожного співробітника антисептичними засобами для догляду за руками, ґаджетами та робочою поверхнею; також санітайзери розміщені в усіх загальнодоступних місцях та прохідних місцях: рецепція, вбиральні, кімнати для зборів, коридори тощо;
  • організували роботу ресторації у режимі To go, аби знизити кількість людей, що одночасно перебувають у приміщенні загального користування (NB – для усіх співробітників компанії передбачене пільгове харчування, а також медичне страхування, до якого на період дії карантину було додано послугу «онлайн-лікар»).

ІІ етап, що наразі заплановано на середину липня, передбачає вихід усіх співробітників, проте залишає всі вище перераховані превентивні заходи.

Нові правила для відвідувачів

На початку введення карантину наші партнери були попереджені, що ми перейшли у режим віддаленої роботи, а також запровадили зміни у процесах документообігу. Зараз, у період адаптивного карантину, ми тимчасово обмежили проведення ділових зустрічей та переговорів в офісі. Постачальники та усі контрагенти отримали офіційні листи з проханням не організовувати офлайн-зустрічі без нагальної потреби, аби знизити всі можливі ризики.

Для тих, хто все ж відвідує офіс, у нас також діє масковий режим та усі попереджувальні заходи, перераховані вище.

Наталя Харченко,
керівник адміністративного департаменту «Київстар»

Організація процесу роботи

Ми плануємо поступовий вихід наших співробітників на роботу в офіс. Поки орієнтуємось, що перша хвиля почнеться наприкінці червня. Все буде залежати від епідеміологічної ситуації в країні. Всього заплановано три таких хвилі до початку вересня. Ми розробили умовну градацію груп ризику (беручи до уваги вік, стан здоров’я, наявність дітей та інші фактори), згідно з якими даємо рекомендації щодо виходу співробітників на роботу в офіс. Але навіть знаходячись у низькій групі ризику, кожен наш колега має змогу продовжувати працювати віддалено до кінця літа 2020 року за домовленістю зі своїм керівником. Ми з розумінням ставимось, якщо співробітник приймає рішення продовжити роботу віддалено, і зробили все можливе, щоб команді було зручно працювати вдома, і це негативно не позначилося на ефективності роботи.

Варто також зазначити, що приблизно 20% наших співробітників продовжували працювати в офісі, магазинах та «в полях», не зважаючи на введення карантину, щоб підтримувати належне функціонування телекомунікаційних систем та продовжувати надавати послуги клієнтам. Всіх їх ми забезпечили засобами особистого захисту та транспортом.

Що зробили для безпечної роботи?

З початку введення карантину ми подбали про те, щоб ввести підвищені санітарні норми в офісі – збільшили кількість вологих прибирань, санітайзери розташовані у всіх приміщеннях. В офісах була нанесена розмітка, щоб співробітникам було легше зберігати дистанцію. Аби люди менше контактували з поверхнями, по офісу в прямому доступі розмістили одноразові рукавички, розклеїли таблички з нагадуванням про дистанціювання.

Нові правила також передбачають, що в місцях загального користування може знаходитись визначена кількість осіб. Наприклад, у ліфті може їхати не більше однієї або двох осіб, на кухні – 2 особи, в переговорних кімнатах – 4–6. Створюючи ці правила, ми виходили з розрахунку 8–10 кв.м на одну особу та 1,5 м дистанції. Відповідно до цих норм, в усіх місцях загального користування ми розмістили відповідні позначки та таблички.

Усі співробітники забезпечені рукавичками, масками – вони обов’язкові для пересування у приміщеннях. Обов’язковим також є дотримання правила «чистого столу», що дає змогу проводити постійну дезінфекцію робочих місць.

Оскільки ми свідомо ставимось до екокультури та утилізації відходів, у кожному офісі встановлені сміттєві баки для використаних засобів особистого захисту.

Ми просимо наших співробітників проводити всі зустрічі з партнерами онлайн. У крайньому разі особиста зустріч може відбутись, але з дотриманням дистанції та санітарних норм.

Марта Нечаєва,
керівник департаменту по роботі з персоналом компанії «Байєр» в Україні

На період адаптивного карантину ми дозволили частині наших офісних працівників, за власним бажанням та дозволом безпосереднього керівника, повернутися до роботи в офісі. До 9 червня майже усі вони працювали з дому, і на роботу в офіс періодично виходили лише кілька людей, які не мали можливості виконати певну свою роботу інакше. Безумовно, дотримуємося усіх рекомендацій МОЗ – щодо маскового режиму, дотримання дистанції, дезінфекції приміщень та поверхонь, миття рук, перевірки температури тіла тощо.

Також на поточному етапі ми обмежили кількість співробітників, які можуть одночасно знаходитися в офісних приміщеннях (з розрахунку мінімум 10 квадратних метрів площі на людину), просимо для проїзду на роботу користуватися лише корпоративним чи власним автомобільним транспортом (зокрема, таксі коштом компанії) та безкоштовно видаємо працівникам маски. Офісні обіди тепер надаємо в запакованому вигляді та з одноразовим столовим приладдям. Відвідувачів у офісі за межами рецепції поки не приймаємо, а в зоні рецепції може одночасно знаходитися лише один відвідувач.

Ми уважно стежимо за розвитком подій та рішеннями органів влади, за необхідності готові посилювати заходи безпеки, а за умов значного погіршення епідемічної ситуації знову можемо повернутися до режиму роботи з дому. Загалом рекомендуємо нашим співробітникам поки що виходити на роботу в офіс лише за нагальної потреби, а працівників віком понад 60 років та з певними хронічними хворобами просимо продовжувати працювати з дому принаймні до кінця серпня.

Share on FacebookTweet about this on Twitter

Lost Password