Когда менеджер по персоналу предлагает внедрить в компанию такой HR-процесс, как адаптация новых сотрудников, или же актуализировать существующий, многие работодатели скептически относятся к такой инициативе.


Как аргументировать необходимость адаптации сотрудников в компании, грамотного подхода к этому процессу? Один из аргументов – просчет стоимости некорректной адаптации или ее отсутствия на примере одного сотрудника.


Допустим, мы приняли на работу менеджера по продажам. Он пытается самостоятельно вникнуть в работу, изучить продукт, разобраться с  CRM. Спустя месяц новый сотрудник «внезапно» принимает решение об увольнении. Возможные ошибки, допущенные в работе с новым сотрудником, мы рассмотрим чуть позже. Сначала давайте проанализируем те затраты, которые несет компания в данной ситуации:


1. Прямые затраты. В эту статью входит стоимость объявлений о вакансии на job-сайтах, в печатных изданиях, работа рекрутинговых агентств и т. д. Например, 1960 грн – стоимость размещения на одну неделю «горячей» вакансии на job-сайте.


2. Затраты отдела персонала. В данном случае умножаем стоимость одного часа работы сотрудника отдела персонала на суммарное время, потраченное им на написание, размещение объявления о вакансии, работу с резюме кандидатов, проведение телефонных интервью, первичных собеседований, сбор рекомендаций, написание отчета о кандидате.


3. Стоимость рабочего времени заказчика (например, руководителя отдела) на подготовку и проведение вторичного собеседования с кандидатом:


Например, 3 часа X (25000 : 160) = 468 грн (это только на одного кандидата)


4. Потерянные возможности. Просчитываем приблизительную стоимость потерь, например, в продажах. Экономисты говорят о том, что новый сотрудник не приносит прибыли компании как минимум первые три месяца работы. Также просчитываем потери, которые несет компания в период, когда «пустует» рабочее место уволившегося сотрудника.


5. Заработная плата нового сотрудника за данный период плюс расходы на его обучение (рабочее время наставника, welcome-тренинг, тренинг по продукту и т.д.).


Просуммируйте полученные суммы, внушительная цифра получилась в результате, не правда ли?


Рассмотрим ошибки, которые часто допускают в процессе адаптации сотрудников.


Ошибка 1. За процесс адаптации отвечает только служба персонала или руководитель нового сотрудника


Решение: в процессе адаптации принимают участие служба персонала, линейный руководитель, наставник. Распределите зоны ответственности в следующем порядке:


    

  • HR-специалист выступает как эксперт и методист. Его задача – презентовать процесс, порекомендовать форму и описать процесс.
    • 

  • Линейный руководитель определяет должностные обязанности нового сотрудника, определяет его наставника, составляет перечень заданий и знакомит с адаптационным листом, отслеживает промежуточные результаты, выполнение заданий, принимает решение о прохождении испытательного срока.
    • 

  • Наставник отвечает за подготовку рабочего места, поздравляет с началом работы в компании, знакомит с коллективном, функциями подразделений, обучает в процессе работы, предоставляет обратную связь.
    • 



В компаниях, которые работают в основном с молодыми специалистами, используют особую форму наставничества – баддинг. Например, в компании Ikea за каждым новым сотрудником закрепляется бадди, который помогает решать все неформальные вопросы, знакомит новичка с корпоративной культурой, рассказывает, где можно пообедать, как заказать пропуск и др.


Часто все эти функции передают линейному руководителю, у которого и без этого много обязанностей. Как результат, получаем формальную адаптацию, «для галочки».


Читайте ще:
                            Как эффективно организовать рекрутинг: 9 рекомендаций
            


Ошибка 2. Неправильная постановка задач на время испытательного срока


Многие знают технику постановки задач по SMART. Но немногие используют ее на практике. Часто можно увидеть, как новым сотрудникам ставят задачи, исходя из опыта работы сотрудников с большим стажем работы на данной должности. «Если наши продажники выполняют план, значит и новенький должен его выполнять в первый месяц работы. Иначе зачем он нам в команде?» – отвечает руководитель отдела продаж на вопрос о том, как будем оценивать работу нового сотрудника.


Решение: при постановке задач новым сотрудникам (и не только новым) добивайтесь, чтобы каждая задача была конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной по времени.


Ошибка 3. Неправильно осуществляется контроль


Не соблюдается правило: чем ниже уровень развития компетенций, тем больше контрольных точек необходимо делать в выполнении задач этим сотрудником. И наоборот, чем выше квалификация, тем меньше внешнего вмешательства в свою работу требует сотрудник.


Решение: составьте тайминг  стажировки новому сотруднику, которому нужен частый контроль. Так вы сможете быстро поменять вектор, если увидите, что сотрудник в решении задачи идет не в том направлении. Покажите ему контрольные точки как возможность обратной связи от руководителя и как возможность быстрого развития его компетенций. Сотруднику высокой квалификации дайте больше возможности проявить свою самостоятельность и показать профессионализм.


Ошибка 4. Испытательный срок отождествляют с адаптационным периодом


По трудовому законодательству Украины испытательный срок не может превышать 3 месяца, для отдельных случаев – 6 месяцев. Период адаптации, как правило, более длительный процесс. Для младшего звена – это 8 недель, для среднего – 20 и для топ-менеджмента более 26 недель.


Решение: если сотрудника берут на работу с испытательным сроком, включите этот период в программу адаптации, но не формируйте ее под дату окончания испытательного срока.


Читайте ще:
                            Дорогая экономия: 5 побочных эффектов недостаточной зарплаты
            


Ошибка 5. Излишний официоз


Новый сотрудник чувствует себя очередным «винтиком» в структуре вашей компании, от этого ему психологически некомфортно. Большой объем новой информации, новый функционал, новые коллеги. Человек не чувствует своей ценности.


Решение: дозируйте объем информации, покажите новому сотруднику ценность его должности в вашей компании. Обратите внимание на его сильные качества, покажите, как они важны в работе именно на этой должности. Убедитесь, что ему комфортно, что у него есть все необходимое для работы. Создавайте дружескую, поддерживающую атмосферу в команде.


Процесс адаптации начинается еще при составлении объявлении о вакансии. Уже на этом этапе вы показываете потенциальному кандидату ценности компании, ее корпоративную культуру. На собеседовании HR-менеджер сопоставляет ценности компании и кандидата, насколько они совпадают. Ведь по сути адаптация – это принятие сотрудником норм, правил, ценностей компании. Процесс адаптации заканчивается тогда, когда сотрудник ощущает себя частью компании, приносит пользу, выполняя поставленные задачи.


Смена работы – это всегда стресс для человека. Задача службы персонала, линейного руководителя, наставника – сделать этот процесс более комфортным, понятным и эффективным.


Надежда Березовая, HR-консультант, сертифицированный коуч, преподаватель курсов HRM