10 порад, як скоординувати гібридний формат роботи у сучасних реаліях

Анастасія Єфименко,
COO PeopleForce

Для українців наразі як ніколи актуальні поняття «віддалений» та «гібридний». І хоча ми познайомилися з такими робочими форматами ще у 2019 з початком пандемії, через масштабне вторгнення російських загарбників, а як наслідок – мільйони вимушених переселенців, Україна тепер є однією з провідних країн з точки зору альтернатив офісній роботі. На жаль, велика частина наших талантів нескоро повернеться до офлайн-режиму, хтось найближчим часом працюватиме з-за кордону, деякі команди – назавжди перейдуть в онлайн-формат. Тому порозумітися та налаштуватися на робочий лад, а ще зберегти високу продуктивність у таких реаліях для нас надзвичайно важливо.

Якщо ви – саме та людина, на чию долю випала організація гібридного формату роботи у команді, наступні топ-10 порад – для вас.

Чи успішні альтернативні формати роботи у світі?

Ще у 2020 році у тренд на стабільно гнучкий графік вірили не всі. За статистикою, тоді роботодавці були переконані, що 45% робочого часу необхідно проводити в офісі, працюючи віч-на-віч. У 2021 році, на тлі пандемії та глобальної непевності у завтрашньому дні, 44% корпорацій у світі взагалі забороняли віддалену роботу.

Але життя розставило все по місцях, і «дистанційка» несподівано для всіх прижилася настільки, що на початку 2022 року 99% працівників у світі хотіли мати хоча б часткову можливість працювати з дому до кінця своєї кар’єри.

«Коли ми приєднувалися до гібридного режиму роботи, то ще не розуміли, наскільки він може бути ефективним. Наразі не всі східноєвропейські країни змирилися з думкою про гібридний та віддалений графіки в силу упереджень та звички, але відомо, що до 2028 року очікується поступовий перехід на гібридний графік навіть у найупертіших бізнесах», – ділиться Анастасія Єфименко, COO PeopleForce. – «За даними опитувань, на той час у 73% департаментах компаній з’являться віддалені команди. Іншими словами, гібридний режим роботи є невідворотним, і з ним потрібно починати «дружити» вже зараз, осягати його переваги та можливості. Ми бачимо, наскільки західні партнери звичні до такого формату роботи та як працюють їхні команди, і поступово запозичуємо цей досвід. Але зокрема, якщо говорити про Україну, можливо, масовий перехід на «гібридний формат» можна вважати одним з невеликих позитивів війни. Нам потрібно показати світові, що навіть у найскладніших реаліях ми можемо вибудувати бізнес за новим стандартом».

Як українцям побудувати «гібридну» роботу в умовах війни

Але для того, щоб стати флагманом нових стандартів, необхідно ввести «гібридний формат» так, щоб з одного боку не спричинити стрес у співробітників, а з іншого – зберегти культуру високої ефективності.

Як збалансувати ці поняття в умовах війни?

Створіть у компанії нову культуру комунікації

Вашим поточним завданням буде сформувати однакове ставлення до тих, хто на найближче майбутнє виїхав з країни, хто залишився, але працюватиме віддалено, і тих, хто виходить працювати до офісу. Важливо, щоб у колективі не сформувалося упередження до жодної з груп.

Процеси від початку онбордингу до обговорення результатів роботи співробітника повинні бути однаковими для всіх членів команди, зустрічі – враховувати особливості гібридної роботи, можливі розваги та корпоративи – брати до уваги, що більша частина команди буде брати в них участь онлайн. Обов’язково переконайтеся, що люди, які знаходяться далеко, не відлучені від активної діяльності всередині компанії.

Адаптуйте та уніфікуйте всі онбординг-процеси

Нова командна культура повинна базуватися на основі – тож зробіть онбординг своєю основою. Реорганізуйте процес онбордингу так, щоб він міг дати вибір – ходити в офіс чи ні, але не випадати з процесів пізнання нового колективу, системи, продукту тощо.

Найкраще – організуйте кілька ланцюжків онбордингу з оглядом не лише на локації, вакансії та позицію у команді, але й на перехід до гібридного графіка. Врахуйте в завданнях онбордингу зворотний зв’язок від новачків в онлайн-режимі. Створіть базу знань компанії (якщо вона у вас є в базі даних або HRM-системі), щоб залишити там усі потрібні інструкції з роботи, і гібридним командам було легше орієнтуватися. Окремо займіться рівноцінним облаштуванням робочого простору співробітників на «дистанційці».

Автоматизація онбордингу у системі PeopleForce

Надайте співробітникам абсолютно всі технології для роботи

Тільки 68% опитаних працівників вважають, що їм вистачає всіх технологій для виконання роботи, а за даними PwC, розбіжність (GAP) у понятті «добре обладнаний офіс вдома» між думкою компаній та співробітників становить 21 пункт (середній показник дослідження). Це вкотре показує, що керівництво не може економити бюджет на допомогу співробітникам в облаштуванні комфортабельного робочого місця і передачі необхідного для роботи мінімуму: ноутбука, навушників, столу і зручного крісла. Навіть якщо ви не можете забезпечити весь робочий штат такими умовами, поцікавтеся, кому вони терміново необхідні. Включіть опитування про можливі незручності та варіанти їх вирішення у програму онбордингу.

Це надважливе питання в умовах воєнного часу: якщо людина знаходиться в межах країни, запропонуйте їй надіслати необхідну техніку поштою. Тій частині команди, хто зараз перебуває на релокейті в інших країнах, компенсуйте частину або повну вартість витрат на облаштування робочого місця.

Використовуйте лише інструменти, які можуть бути доступні звідусіль

Якщо ваша гібридна команда дійсно працює з різних куточків країни або навіть земної кулі, переконайтеся, що ви використовуєте лише загальнодоступні інструменти. Технології всередині команди не повинні вимагати присутності в офісі, прив’язки до локальної мережі, присутності в країні тощо. Переконайтеся, що внутрішня система компанії також доступна в будь-який час і в будь-якому місці.

Використовуйте міжнародний Slack для спілкування всередині команди.
Віддавайте перевагу сервісам таскінгу на кшталт Clickup, Jira, Asana.
Користуйтеся HRM-системою для зосередження робочої комунікації та процесів в одному місці.
Використовуйте нові технології віртуального простору – наприклад, Kumospace.
Створюйте мейндмапи (ментальні карти) компанії у сервісах MindMeister, MindManager, SimpleMind.
Використовуйте зручні програми трекінгу часу та самоорганізації типу Timely.
Звіряйте години та часові пояси з колегами та клієнтами у додатку World Time Buddy

Використовуйте спринти для організації роботи

Поняття «спринт» і «скрам» досить міцно утвердилися у бізнесі, і приносять швидкі результати. Якщо ви ніколи не працювали за цією методикою, то опишемо її двома словами: Scrum-метод дозволяє спланувати роботу так, щоб за певний вибраний період – 1 тиждень/2 тижні/8 тижнів – виконати певну кількість завдань для закриття однієї або декількох цілей.

Фокус у методі робиться не стільки на довге і ретельне планування, але на гнучкість команди, яка підлаштовується під швидкість виконання завдань і дізнається деталі у процесі. Працювати в спринтах для гібридних команд може означати чіткий і зрозумілий розподіл завдань, але ви повинні розуміти, що цей метод застосовується лише у випадках, коли команда знає та довіряє одне одному. В іншому випадку забезпечте команду менеджером, який приділятиме час реорганізації завдань.

Призначайте зустрічі 1-на-1 частіше

Для побудови довіри у командах, які лише познайомилися, але вже працюють гібридно, спрацьовують особисті зустрічі. Не тільки з усім департаментом, а й з зустрічі 1-on-1, де можна обговорити всі можливі проблеми співробітника. Радимо мати в компанії схеми проведення абсолютно різних 1-on-1, не лише з лінійним менеджером, а й:

З колегою.
З колегою з іншого відділу для обміну знаннями та експертною думкою.
З новачком у процесі онбордингу.
Для прояснення результатів проведеного Performance Review тощо.

Зустрічі 1-on-1 у системі PeopleForce

У роботі з гібридними командами раціонально використовувати також правила асинхронної комунікації:

Детально заглиблюватися в контекст повідомлень і призначень зустрічей, що пересилаються, дописувати до потрібних власну коротку думку з приводу обговорюваного питання або акцентувати увагу команди на конкретній проблемі/пункті/завданні.
Скорочувати тривалість зустрічей онлайн та скасовувати непотрібні.
Цікавитись зайнятістю співробітників до призначення зустрічей.
Записувати важливі зустрічі, зберігати презентації та посилання в чаті зустрічі, надсилати фоллоу-ап зустрічі.
Чітко слідувати плану зустрічі та записувати її підсумки, щоб на наступній зустрічі обговорити їх виконання.

Відстежуйте вигорання

Для тих компаній, у яких команда велика, і стежити за кожним її учасником неможливо, рекомендуємо застосування матриці n boxes як швидкого та зрозумілого помічника у оцінці поточного стану компетенцій співробітника. Необов’язково для цього щомісяця проводити масштабні Performance Review, досить частково цікавитись проявом компетенцій, які потрібні для вас на даний момент, або створити оцінку стосовно ефективності, потенціалу чи зацікавленості в робочому процесі. Матриця дасть вам змогу порівняти будь-які відповіді на питання – прояви компетенцій, щоб побачити, які співробітники відповідають їм на вищому рівні, а які знаходяться у стадії вигорання чи потребують уваги.

Матриця 9 boxes

Продумайте план для запобігання або врегулювання конфлікту

У вас у команді бувало таке, що хтось когось не зрозумів через коментар у Slack або невчасно виданої порції фідбеку по роботі? Конфлікти трапляються постійно, але в гібридному режимі їх потрібно не просто вчасно припиняти, а й мати запасний план на випадок, якщо доведеться виступати модератором між віддаленими та офісними юнітами. Тримайте руку на пульсі – ще краще буквально застосовуйте пульс-опитування для анонімного вираження волі колективу. У воєнний час спрощуйте пульс-опитування до однієї тематики та декількох нагальних запитань.

Слідкуйте за ментальним здоров’ям співробітників

Вкрай необхідно слідкувати за тим, щоб ваші співробітники мали змогу не просто взяти вихідний у разі потреби для ментального відпочинку, але і поділитися з вами своїм самопочуттям без переживань, що їх не зрозуміють. Якщо у вашій компанії немає можливості запрошувати психолога для роботи з командою, як HR-спеціаліст, частково перейміть ці зобов’язання на себе. Щоб зменшити тиск на ментальний стан співробітників:

Цікавтеся їхнім завантаженням по робочих задачах, організуйте сесію або дзвінок з приводу розвантаження або делегування завдань іншим.
Слідкуйте за веденням таск-менеджерів, цікавтеся у керівників департаментів, чи вчасно закриваються задачі, та які з них потребують додаткового розгляду та вирішення.
Запровадьте у компанії можливість безоплатно брати вихідний на випадок нервового перенапруження.
Запровадьте у компанії можливість безоплатно брати вихідний на випадок, якщо співробітник не відчуває себе у безпеці, або наразі потерпає від активних бойових дій.
Слідкуйте за панеллю настрою співробітників, якщо у вас є така в системі, та відповідно своєчасно реагуйте на стабільно депресивні стани у членів команди.

Ведіть максимально прозору комунікацію

Прозорість ведення бізнесу як всередині, та і зовні, з клієнтами – перше, на що необхідно звернути увагу при побудові формату роботи під час війни. Пам’ятайте про головне – дистанційна робота чи гібридний графік, у будь-якому разі ви маєте вести прозору комунікацію зі співробітниками в офісі та поза ним. Через те, що компанії змушені форсовано змінювати свої бізнес-моделі, виходити на нові ринки та зміщувати фокус роботи, велика кількість організаційних моментів проходить повз команду. Збирайтеся на загальні онлайн-зустрічі та діліться тим, що та як відбувається в організації.

Гібридний формат роботи вкорінюється у нашу з вами повсякденність – тож закликаємо усі організації та компанії зробити максимально від них залежне, щоб співробітники могли вільно регулювати свій графік без додаткового навантаження на ментальне здоров’я в умовах війни.

Читайте ще: Якісно працювати можна не лише в офісі: чим зручний гібридний формат роботи?