Поняття «штатний розпис»: чи потрібен він на підприємстві

 Словосполучення «штатний розпис» вжито в частині третій статті 64 Господарського кодексу України від 16 січня 2003 р. № 436-IV, у якій зазначено, що підприємство має право самостійно, без погодження з виборним органом первинної профспілкової організації або іншим представницьким органом найманих працівників, поряд із визначенням організаційної структури, установлювати чисельність і штатний розпис. Разом з тим ані у вказаній статті, ані в будь-якому іншому нормативно-правовому акті не дано визначення поняття «штатний розпис».

Міністерство праці та соціальної політики України у своєму листі від 27 червня 2007 р. № 162/06/187-07, даючи роз’яснення щодо складання штатного розпису, посилається на юридичний словник, в якому міститься таке визначення: «Штатний розпис — це документ, який установлює на даному підприємстві, в установі, організації структуру, штати та посадові оклади працівників. Штатний розпис містить назву посад, чисельність працівників і оклади по кожній посаді».

Штатний розпис потрібний у роботі з персоналом, адже саме на його підставі, а також на підставі правил внутрішнього трудового розпорядку та посадових (робочих) інструкцій роботодавець вирішує, приймати чи переводити працівників на іншу роботу, в якому розмірі встановлювати посадовий оклад, тарифну ставку (оклад) конкретному працівникові, а служба персоналу здійснює добір персоналу, оформляє відповідні документи, у т. ч. накази, вносить роботодавцеві пропозиції щодо поліпшення складу працівників, оформляє в установленому порядку облікову та інформаційно-довідкову документацію, готує статистичну звітність.

Слід пам’ятати, що після затвердження штатний розпис набуває статусу нормативного документа підприємства, установи, організації (далі — підприємство).

Міністерство праці та соціальної політики України в своєму листі від 17 червня 2008 р. № 165/06/186-08 зазначає, що з урахуванням потреби регулювання і забезпечення прав працівників на працю, оплати праці, захисту від незаконного звільнення затвердження штатного розпису є обов’язковим.

 Складання штатного розпису

Штатний розпис складають по підприємству загалом і затверджують на кожний календарний рік до його початку.

Складання штатного розпису окремого структурного підрозділу, у т. ч. відокремленого (філії, представництва тощо), жодним нормативно-правовим актом не передбачено.

У пункті 2 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 наведено визначення поняття «відокремлений підрозділ». Згідно з ним «відокремлений підрозділ — це філія, представництво, відділення або інший відокремлений підрозділ, що не має статусу юридичної особи та здійснює свою діяльність від імені юридичної особи — резидента».

Отже, щодо того, чи повинен відокремлений підрозділ затверджувати штатний розпис, вести інше кадрове діловодство, то така вимога існує лише стосовно юридичних осіб. Відокремлені підрозділи без статусу юридичної особи ведуть діловодство лише в рамках загального діловодства по підприємству.

Перед початком розроблення штатного розпису слід ознайомитися з низкою як локальних нормативних, так і законодавчих актів. Серед них: структура підприємства та чисельність працівників, положення про оплату праці, Закон України «Про оплату праці» від 24 березня 1995 р. № 108/95-ВР (далі — Закон № 108/95), Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58, Національний класифікатор України «Класифікатор професій» ДК 003:2010 (далі — КП), галузеві випуски Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (далі — ДКХП).

Слід наголосити, що випуски ДКХП є нормативними документами, і їх застосування обов’язкове у сфері управління персоналом на підприємствах усіх форм власності та видів економічної діяльності.

Показники, які містить штатний розпис, а саме: чисельність і професійно-кваліфікаційний склад працівників, розмір посадового окладу і тарифної ставки (окладу), а також розмір надбавки (доплати), якщо це передбачено положенням про оплату праці, діють у певному періоді. Зазвичай оптимальним періодом є календарний рік.

Розробляє штатний розпис, як правило, відділ праці та заробітної плати. На підприємствах, де такого відділу немає, розроблення цього документа може бути покладено на інший структурний підрозділ (наприклад, бухгалтерію, планово-економічний відділ, відділ персоналу) або на окремого фахівця в порядку, передбаченому внутрішніми (локальними) актами.

На підприємствах приватного сектора штатний розпис складається в довільній формі, оскільки його форма не регламентується жодним нормативним документом.

Бюджетні установи складають штатний розпис за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28 січня 2002 р. № 57.

Штатний розпис має містити такі складові:

— гриф затвердження;

— заголовок;

— текст.

Гриф затвердження розміщується в правому верхньому куті штатного розпису. Затверджують штатний розпис шляхом видання наказу або затверджує його власне керівник підприємства.

Якщо штатний розпис затверджують наказом (належить до наказів з основної діяльності), гриф затвердження повинен мати такий вигляд:

— ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок);

— наказ (у називному відмінку), посада керівника підприємства, дата та номер наказу.

Якщо ж штатний розпис затверджує посадова особа, то гриф затвердження складається зі слів: ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), вказується кількість штатних одиниць і місячний фонд заробітної плати, посада, підпис, ініціали та прізвище посадової особи, дата.

Заголовок штатного розпису має відображати назву документа («Штатний розпис» і назву підприємства (в родовому відмінку) із зазначенням року, на який затверджується документ (окремим рядком).

Текст оформлюється у форматі таблиці і містить зазвичай такі графи:

№ з/п — проставляються номери структурних підрозділів, якщо такі є, залежно від підпорядкованості (як правило, розташовуються відповідно до затвердженої структури);

— назва структурного підрозділу записується згідно з відповідним положенням про структурний підрозділ: «Центральна бухгалтерія», «Планово-економічний відділ», «Відділ кадрів» тощо;

— назва професії (посади) вказується відповідно до Класифікатора професій (далі — КП). Наприклад, «Провідний інженер-проектувальник (планування міст)», «Лаборант електромонтажних випробувань і вимірювань 4-го розряду», «Інженер з підготовки кадрів 1-ї категорії» тощо, а також можуть застосовуватися похідні назви до посади: «Віце-», «Перший заступник…», «Заступник…», «Старший…» тощо;

Не можна застосовувати подвійні назви посад: наприклад, «Бухгалтер-касир», «Референт-діловод», «Секретар-адміністратор» (у наведених прикладах складові професійних назв робіт належать до різних розділів КП), окрім випадків, коли подвійні назви передбачено КП.

— код за КП проставляється для уникнення помилок у формулюванні назви посади (професії) в наказі про прийняття (переведення на іншу роботу), надання працівникові певних пільг, якщо це передбачено законодавством, тощо;

— кількість штатних одиниць визначається за кожною посадою (професією) в межах відповідного структурного підрозділу і в цілому по підприємству залежно від потреби, планового обсягу робіт (послуг), затверджених норм праці тощо.

Якщо чисельність працівників за результатами проведеного розрахунку становитиме, скажімо, 36,5 штатної одиниці, тобто одна з них не може бути зайнята працівником з повним робочим днем, роботодавець має право прийняти працівника на посаду (за професією) з неповним робочим днем або неповним робочим тижнем.

Варто зауважити, що працівника приймають не «на півставки», як інколи вважають роботодавці, а на посаду з неповним робочим часом з оплатою праці пропорційно відпрацьованому часу;

— посадовий оклад, тарифна ставка (оклад) встановлюється за кожною посадою (окремо) або групою штатних одиниць працівників відповідної професії та кваліфікації, проставляється розмір посадового окладу, тарифної ставки (окладу) згідно з умовами оплати праці, зокрема, затвердженими тарифною сіткою — для технічних працівників і робітників та схемою посадових окладів — для керівного складу, професіоналів і фахівців підприємства.

Відповідно до Закону № 108 посадовий оклад чи місячна тарифна ставка (оклад) працівника не можуть бути меншими за розмір мінімальної заробітної плати, встановленої законом (ст. 3).

Слід зауважити, що відповідно до статті 3 Закону № 108 мінімальна заробітна плата — це законодавчо встановлений розмір заробітної плати за просту, некваліфіковану працю, нижче якого не може провадитися оплата за виконану працівником місячну, а також погодинну норму праці (обсяг робіт). До мінімальної заробітної плати не включаються доплати, надбавки, заохочувальні та компенсаційні виплати.

Мінімальна заробітна плата є державною соціальною гарантією, обов’язковою на всій території України для підприємств усіх форм власності та господарювання , а також фізичних осіб, які використовують працю найманих працівників.

З 13 квітня 2016 р. набула чинності постанова КМУ «Про підвищення оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери та внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України» від 6 квітня 2016 р. № 288. Цією постановою встановлено, що з 1 травня 2016 р. у штатному розписі посадові оклади (тарифні ставки, ставки заробітної плати) працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери встановлюються в таких розмірах: 1 тарифного розряду — 1516 грн; 2 тарифного розряду — 1521 грн; 3 тарифного розряду — 1532 грн; 4 тарифного розряду — 1543 грн; 5 тарифного розряду — 1612 грн; 6 тарифного розряду — 1718 грн; 7 тарифного розряду — 1825 грн; 8 тарифного розряду — 1943 грн; 9 тарифного розряду — 2050 грн; 10 тарифного розряду — 2157 грн; 11 тарифного розряду — 2334 грн; 12 тарифного розряду — 2512 грн; 13 тарифного розряду — 2690 грн; 14 тарифного розряду — 2868 грн; 15 тарифного розряду — 3057 грн; 16 тарифного розряду — 3306 грн; 17 тарифного розряду — 3555 грн; 18 тарифного розряду — 3804 грн; 19 тарифного розряду — 4053 грн; 20 тарифного розряду — 4313 грн; 21 тарифного розряду — 4562 грн; 22 тарифного розряду — 4811 грн; 23 тарифного розряду — 5060 грн; 24 тарифного розряду — 5167 грн; 25 тарифного розряду — 5344 грн.

Постановою також передбачено, що керівники установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери мають забезпечити внесення змін до штатного розпису установ, закладів та організацій з урахуванням нових розмірів посадових окладів (тарифних ставок, ставок заробітної плати);

— надбавки, доплати встановлюються у штатному розписі роботодавцем самостійно (ст. 15 Закону № 108) згідно з колективним договором за умови, що вони мають постійний характер (наприклад, за вислугу років на підприємстві, в галузі, наукову ступінь, наукове звання, володіння іноземними мовами тощо).

Надбавки, доплати у встановленому розмірі (у гривнях) вносяться до штатного розпису з настанням у працівника права на їх отримання;

— місячний фонд заробітної плати — тут проставляється сума посадового окладу (тарифної ставки) і надбавки, доплати (за наявності) за кожною посадою, групою штатних одиниць працівників відповідної професії та кваліфікації.

У рядку «Разом по підприємству (установі, організації)» вказується сумарний показник графи.

Нагадаємо, що невідповідність назви посади (професії) у штатному розписі КП, а через це і в наказі про прийняття (переведення на іншу роботу) працівника, у трудовій книжці може призвести до певних наслідків, зокрема під час оформлення пільгової пенсії, надання додаткових відпусток тощо.

Посади у штатному розписі по кожному структурному підрозділі рекомендується записувати в такій послідовності: керівник, його заступник(и) (за наявності) — професіонали, фахівці (з урахуванням рівня категорії — від вищої до нижчої) — технічні працівники, робітники (з урахуванням класів, розрядів — за аналогією з фахівцями).

 Затвердження штатного розпису

Зазвичай штатний розпис затверджується до початку календарного року шляхом видання наказу з основної діяльності (додаток 1). Перед його затвердженням розглядають і включають всі зміни, внесені до штатного розпису протягом минулого року, а також зміни, які плануються на наступний календарний рік.

Згідно зі статтею 37 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5, штатний розпис і зміни до нього зберігаються на підприємстві, в установі, організації постійно.

Внесення змін до штатного розпису

 Роботодавець протягом року в будь-який час має право внести зміни до штатного розпису, зокрема:

— у разі структурної перебудови підприємства (наприклад, створення нових або ліквідації наявних структурних підрозділів);

— у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці (можуть змінюватися розміри оплати праці, розряди, класи, назви професій, посад);

— у разі потреби ввести певні посади (професії) чи, навпаки, вивести, виходячи з потреб виробництва, певну кількість штатних одиниць.

Обмеження кількості та періодичності змін до штатного розпису протягом року законодавством не передбачено. Будь-які зміни, що стосуються штатного розпису, здійснюються на підставі наказу по підприємству.

Порядок внесення змін до штатного розпису залежить насамперед від характеру змін. Так, якщо на підприємстві відбувається структурна перебудова, видається наказ про затвердження штатного розпису в новій редакції та скасування чинного (додаток 2). В інших випадках достатньо видати наказ про внесення до штатного розпису відповідних змін (додаток 3). У такому разі в подальшому в роботі керуються чинним штатним розписом і наказами про внесення до нього змін (додаються до штатного розпису).

Якщо, скажімо, виявлено невідповідність назви професії (посади) у трудовій книжці КП, до штатного розпису вносяться зміни, які оформляються наказом (додаток 4).

Варто пам’ятати, що якщо до штатного розпису вносяться зміни стосовно ліквідації структурних підрозділів, виведення зі штатного розпису певних посад (професій) тощо, то дата введення штатного розпису в новій редакції має бути такою, щоб роботодавець, згідно з частиною третьою статті 32 КЗпП, попередив працівників про наступне вивільнення у зв’язку із скороченням чисельності та про зміну істотних умов праці (розміру посадових окладів, тарифних ставок, окладів, розрядів, класів, назви посади, професії) не пізніше ніж за два місяці.

Протягом строку попередження працівників у перелічених випадках продовжує діяти штатний розпис, затверджений на поточний календарний рік.

Повний текст статті див. в журналі «Кадровик України» №12,2016